Kaikki laskuun tarvittavat luvut ovat jo Ceumissa siinä vaiheessa, kun istut kirjoittamaan laskua: kenelle työ tehtiin, mitkä tehtävät teit, kauanko kukin kesti ja mikä tuntihintasi on. Näin saat Ceumin kokoamaan ne puolestasi sen sijaan, että kirjoittaisit ne uudelleen.
Sisään pääsee kahta reittiä — tehtävälistalta ja ajanseurannasta — ja molemmat päätyvät samaan paikkaan: valmiiksi täytettyyn laskulomakkeeseen.
Ennen aloitusta
Koko toiminnon perustana on yksi sääntö: tehtävä on laskutettavissa sellaisen projektin kautta, jolla on asiakas. Ceum etsii asiakkaan seuraamalla tehtävää sen projekteihin ja projekteja niiden asiakkaisiin. Tehtävä, joka ei kuulu mihinkään projektiin tai vain asiakkaattomiin projekteihin, jää pois — sillä ei ole ketään laskutettavaa.
Tuntihinta määräytyy samalla tavalla, tarkimmasta tasosta ylöspäin: projektin tuntihinta, sen puuttuessa asiakkaan, ja sen puuttuessa brändi- ja laskutustietojen oletusarvo. Jos mikään taso ei aseta hintaa, rivi saapuu tyhjällä hinnalla täytettäväksi.
Tehtävälistalta
Avaa Tehtävät, rastita laskutettavat tehtävät ja valitse laskutoiminto taulukon yläpuolelle ilmestyvältä palkilta.
Jos kaikki valitut tehtävät kuuluvat yhdelle asiakkaalle eikä mitään jäänyt pois, siirryt suoraan laskulomakkeelle. Muuten avautuu ensin valintaikkuna.
Toiminto näkyy himmennettynä, kun valinnasta ei voi laskuttaa mitään; vie osoitin sen päälle, niin näet syyn.
Kuten jokainen muukin tapa luoda lasku, tämäkin lasketaan tilauksen laskurajaan. Rajalla toiminto himmenee ja napsautus vie lomakkeen sijaan tilaussivulle.
Valintaikkuna
Valintaikkuna on olemassa yhtä päätöstä varten — ketä laskutetaan — ja näyttääkseen, mikä laskulle tulee ja mikä ei.
- Laskutettava asiakas valitsee asiakkaan. Tarjolla ovat vain ne asiakkaat, joihin valintasi todella yltää. Vaihtaminen järjestää rivit uudelleen.
- Jokainen valittu rivi näkyy listassa, myös pois jäävät. Ne ovat himmennettyjä ja syy on kirjoitettu viereen: ei asiakasta, ei tehtävää tai kuuluu toiselle asiakkaalle. Mikään ei katoa huomaamatta.
- Alareunan yhteenveto laskee syntyvät rivit, niiden tuntimäärän ja — kun jokaisella rivillä on hinta — laskun loppusumman. Jos jokin rivi odottaa vielä hintaa sinulta, summaa ei näytetä lainkaan sen sijaan että näytettäisiin luku, joka on juuri muuttumassa.
Ajanseurannasta
Avaa Ajanseuranta, rastita laskutettavat kirjaukset ja käytä samaa laskutoimintoa.
Yksi ero: kirjaukset ryhmitellään tehtävittäin. Kymmenestä kirjauksesta kolmelle tehtävälle tulee kolme laskuriviä, joista kunkin tunnit on laskettu yhteen — laskurivi laskuttaa tehdyn työn, ei sekuntikellon lukemaa. Siksi kirjausta, jota ei ole liitetty mihinkään tehtävään, ei voi laskuttaa: ilman tehtävää ei ole asiakasta, jolta laskuttaa.
Jos kirjaus on liitetty useampaan tehtävään, sen koko kesto lasketaan jokaiselle niistä. Tämä on tarkoituksellista — sama laskutapa on käytössä muuallakin Ceumin tehtäväkohtaisissa summissa — mutta se tarkoittaa, että rivit voivat yhteenlaskettuna näyttää enemmän tunteja kuin todellisuudessa istuit. Tarkista valintaikkunan rivikohtaiset tunnit ennen vahvistamista.
Mitä lomakkeelle päätyy
- Asiakas sähköposteineen ja osoitteineen, aivan kuten asiakkaan käsin valitessa.
- Projekti, mutta vain jos kaikilla laskutettavilla riveillä on sama. Jos valinta ulottuu useaan saman asiakkaan projektiin, kenttä jää tyhjäksi — mikä on oikein, sillä lasku ei koske yhtä projektia.
- Valuutta, ratkaistuna kerran koko laskulle samaa projekti → asiakas → brändi -ketjua pitkin.
- Yksi rivi per tehtävä: kuvauksena tehtävän nimi, määränä seuratut tunnit, yksikköhintana ratkaistu tuntihinta ja summana näiden tulo. Jokainen rivi säilyttää linkin siihen tehtävään, josta se tuli.
Tehtävä, jolle ei ole seurattu aikaa, saapuu määrällä 1 ja ilman tunteja, valmiina omille luvuillesi. Näin tämä toimii myös kiinteähintaiseen työhön: valitse tehtävät, saat kullekin rivin ja kirjoitat summat.
Mitä joudut vielä täyttämään
Laskun numeron — Ceum ei numeroi laskuja puolestasi, koska numerointi on kirjanpidollinen päätös, joka vaihtelee maittain ja tavoittain. Lomake avautuu kohdistin juuri siinä kentässä tästä syystä. Tarkista myös eräpäivä; oletuksena se on tänään.
Yksi asia jota kannattaa varoa
Asiakkaan tai projektin vaihtaminen lomakkeella jälkikäteen tyhjentää jokaisen rivin tehtävälinkin — nuo tehtävät kuuluivat vanhan asiakkaan projekteihin, joten niiden säilyttäminen olisi väärin. Saman asiakkaan tai projektin uudelleenvalinta ei muuta mitään, joten se on turvallista. Jos vaihto on tarpeen, on nopeampaa palata takaisin ja aloittaa oikeasta valinnasta.
Mihin seuraavaksi
Seuratusta työstä maksettuun laskuun jatkaa tarinaa tästä eteenpäin: laskun brändäys, lähettäminen ja maksetuksi merkitseminen.