Tämä on läpikäynti siihen, mihin useimmat freelancetyöt tiivistyvät: teit työn, ja nyt haluat saada siitä tarkan korvauksen ja siirtyä seuraavaan. Se seuraa yhtä toimeksiantoa siitä hetkestä, kun asiakas ilmestyy, siihen hetkeen, kun tämän lasku merkitään maksetuksi, jotta näet, miten asiakkaat, projektit, tehtävät, ajanseuranta ja laskutus nivoutuvat yhdeksi putkeksi viiden erillisen näkymän sijaan.
Sinun ei tarvitse toimia täsmälleen tässä järjestyksessä joka kerta – mutta ensimmäisellä kerralla koko ketjun tekeminen alusta loppuun tekee yhteydet selviksi.
Tavoite
Laskuta asiakkaalta todelliset, seuratut tunnit – ei kuukauden lopussa muistin varassa kasattua lukua – ja näe yhdellä silmäyksellä, onko lasku maksettu.
1. Perusta asiakas ja työ
Aloita siitä, kenelle työ tehdään. Luo asiakas uusi asiakas -lomakkeella: nimi riittää alkuun, mutta laskutuskentät (yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, sähköposti) kannattaa täyttää heti, koska ne kopioidaan myöhemmin jokaiseen laskuun. Katso Asiakkaat, mitä kukin kenttä tekee.
Anna työlle koti luomalla projekti ja pilko projekti sitten tehtäviin – yksi kutakin toimitusta kohti tai miten ikinä haluat jakaa työsi. Tarkoitus ei ole kirjanpito itsensä vuoksi: tehtäviin seurattu aikasi kiinnittyy, ja niistä myös laskurivit myöhemmin muodostetaan. Tehtävä, jota vastaan voit seurata aikaa, on tehtävä, jonka voit laskuttaa.
Jos et ole varma, miten asiakkaat, projektit ja tehtävät liittyvät toisiinsa, Miten kohteesi liittyvät toisiinsa selittää hierarkian.
2. Seuraa tunnit työn edetessä
Tee nyt työ ja anna ajanseurannan tallentaa se työn edetessä sen sijaan, että kasaisit sen jälkikäteen.
- Käytä ajastinta. Avaa Ajanseuranta ja käynnistä ajastin, kun aloitat tehtävän; pysäytä se, kun vaihdat toiseen. Linkitä jokainen kirjaus tehtävään, jonka parissa työskentelet – tuo linkki on lanka, joka myöhemmin sitoo tunnit takaisin laskutettavaan riviin.
- Tai kirjaa jälkikäteen. Unohtuiko käynnistää? Lisää kirjaus käsin alkamis- ja päättymisaikoineen. Seurattu tunti ja käsin kirjattu tunti ovat kaikelle jatkokäsittelylle samanarvoisia.
- Merkitse tunnisteilla kontekstia. Lisää tunnisteita, kuten
deep-worktairevisio, jotta voit myöhemmin ryhmitellä ajan teeman mukaan riippumatta siitä, mihin asiakkaaseen tai projektiin se kuuluu. (Se, onko työ laskutettavaa, on tehtävän ominaisuus, ei tunniste.)
Yksi asia kannattaa tietää heti: useaan tehtävään linkitetty kirjaus on silti yksi kirjaus yhdellä kestolla – linkittäminen ei koskaan monista tuntejasi. Voit siis linkittää vapaasti paisuttamatta laskutettavaa summaa.
3. Katso, mikä on laskutettavissa
Ennen laskuttamista hanki rehellinen kokonaissumma. Avaa Ajanseurannan analyysit ja aseta päivämääräväli laskutettavaan jaksoon. Ryhmittele tehtävän, projektin tai tunnisteen mukaan nähdäksesi, mihin tunnit todella kuluivat. Tämä on todellisuustarkistuksesi: laskuun merkittävän luvun tulisi vastata sitä, mitä analyysit näyttävät kyseisen asiakkaan työstä – ei pyöreämpää, toiveikasta lukua.
4. Muunna tunnit laskuksi
Avaa uusi lasku -lomake ja valitse asiakas – vaiheessa 1 täyttämäsi laskutustiedot kopioidaan automaattisesti, ja voit ohittaa minkä tahansa niistä tätä yksittäistä laskua varten.
Lisää laskurivit. Jokaisella rivillä on kuvaus, summa, valinnainen vero ja valinnainen tehtävälinkki. Tehtävän valitseminen esitäyttää kuvauksen, minkä vuoksi vaiheen 1 tehtäväjaosta on hyötyä tässä: laskusi kuvaa todella tekemääsi työtä tehtävä tehtävältä yhden epämääräisen ”konsultointi”-rivin sijaan. Aseta laskunumero, laskun päivä ja eräpäivä, valuutta sekä tila.
Kenttäkohtaisen täydellisen ohjeen – proforma- vs. täydet laskut, QR-koodin maksutiedot, rivikohtaiset verokannat – löydät kohdasta Laskut.
Kun tunnit on seurattu, on olemassa nopeampi reitti: rastita laskutettavat tehtävät tai aikakirjaukset, niin Ceum kokoaa laskun puolestasi – yksi rivi tehtävää kohti tunnit valmiiksi laskettuina. Laskuta suoraan tehtävistä ja seuratusta ajasta käy tuon reitin läpi aina siihen asti, mitkä rivit jäävät pois ja miksi.
5. Lisää laskuun brändisi
Asiakkaan saamassa laskussa tulisi olla sinun nimesi, ei geneeristä pohjaa. Jos et ole vielä tehnyt sitä, määritä kertaalleen brändi- ja laskutustiedot (logo, yritystiedot, pankkitiedot) ja hienosäädä laskupohjaa – värit, nimiketekstit ja näytettävät osiot. Tietosivu näyttää reaaliaikaisen PDF-esikatselun todellisella brändilläsi, joten näet täsmälleen, mitä asiakas saa, ennen kuin mikään lähtee käsistäsi.
Samalla sivulla on myös oletustuntihintasi, ja juuri se hinnoittelee vaiheen 4 tehtäviin linkitetyt rivit: rivi ottaa projektin tuntihinnan, sen puuttuessa asiakkaan ja sen puuttuessa tämän oletusarvon. Aseta se kerran, niin laskutoimitus ei ole enää sinun tehtäväsi. Tuntihinnat ja laskutusvaluutta on viiteartikkeli, ja Aseta tuntihintasi, niin seurattu työ hinnoittelee itsensä käy ketjun läpi asiakas- ja projektikohtaisine korvauksineen.
6. Lähetä se ja seuraa sen tilaa
Laskun tietosivulla on Vientihistoria, ja Uusi vienti lisää siihen PDF:n. Jokainen niistä jäädytetään sille hetkelle, jolloin sen teit, joten myöhemmät muokkaukset eivät koskaan muuta jo lähettämääsi kopiota.
Lähettäminen on rivitoiminto Laskut-luettelossa: Lähetä sähköposti – ja Lähetä muistutus, kun lasku on myöhässä – avaa editorin laskupohjasi ladattuna ja asiakkaan tiedot täytettyinä. Lisää lasku-PDF liittää mukaan PDF:n: valitse olemassa oleva vienti tai luo tuore. Kummassakin tapauksessa PDF säilytetään laskulla. Lähetetyt sähköpostit kirjataan Sähköpostilokit -sivulle. Sähköposti käsittelee pohjia ja liitteitä perusteellisesti.
Nyt lasku elää työnkulussasi. Kun se etenee tilasta Lähetetty kohti tilaa Maksettu, päivitä sen tila luettelosta tai tietosivulta. Jokainen muutos kirjataan, joten tiedät aina, missä kukin lasku on.
7. Sulje silmukka
Kun raha saapuu, siirrä lasku suoritetuksi merkittyyn tilaan (yleensä Maksettu). Tuo merkintä kertoo sovellukselle, että työ on tehty: lasku putoaa pois erääntyneiden tarkistuksista, ei enää muistuta itsestään, ja Ceum tarjoaa vastaavan tulotilitapahtuman kirjaamista. Jos se ehtii ohittaa eräpäivänsä ensin, hälytys nostaa sen esiin, jottei se huomaamatta lipeä.
Koko elinkaari – tilat, muistutukset ja se, mitä ”suoritettu” tarkoittaa – on kuvattu kohdassa Laskutusprosessi, jos haluat viiteversion.
Mitä lopputuloksena saat
Yhden asiakkaan työ, seurattuna tunnin tarkkuudella, laskutettuna todella tekeminäsi tehtävinä, lähetettynä omalla brändilläsi ja merkittynä maksetuksi – jokainen vaihe kirjattuna, joten mikään ei ole muistisi varassa. Tee se kerran alusta loppuun, ja seuraava sujuu jo selkärangasta.