坐下来写发票时,需要的每个数字其实都已经在 Ceum 里了:这份活儿是给哪个客户做的、做了哪些任务、各花了多久,以及你每小时收费多少。这篇讲的是怎么让 Ceum 帮你把它们拼起来,而不是重新敲一遍。
有两个入口——任务列表和时间记录——两条路都通向同一个地方:已经填好的新发票表单。
开始之前
整件事建立在一条规则上:任务要通过一个有客户的项目才能开具发票。 Ceum 会从任务找到它的项目,再从项目找到客户。没有项目的任务,或者只在没有客户的项目里的任务,没有对象可以收款,因此会被排除。
费率的规则相同,从最具体的层级往上:项目的时薪,没有就用客户的,再没有就用品牌与开票信息里的默认值。如果各层级都没有设置,该行会以空白价格送达,由你自己填。
从任务列表
打开任务,勾选要开具的任务,然后在表格上方出现的工具栏中选择发票操作。
如果选中的任务全部属于同一个客户、也没有任何一项被排除,就会直接进入发票表单。否则会先打开一个对话框。
当选中范围里完全没有可开具的项目时,该操作会显示为灰色;把指针移上去就会说明原因。
和其他任何开具发票的方式一样,这条路径也计入你方案的发票上限。达到上限后该操作会变灰,点击会带你去方案页面,而不是发票表单。
对话框
对话框只为一个决定而存在——开给哪个客户——同时让你看到哪些会出现在发票上、哪些不会。
- 开具对象用来选择客户。只列出你的选中范围实际涉及的客户。切换后会重新排列各行。
- 每一个选中的行都会列出,包括将被排除的。那些行显示为灰色,旁边写明原因:没有客户、没有任务,或属于其他客户。不会有东西悄悄消失。
- 底部的摘要会统计将创建的明细行数、总小时数,以及——在每一行都有价格时——发票的总额。如果还有明细行等着你填价格,就不显示任何总额,而不是给出一个马上就会变的数字。
从时间记录
打开时间记录,勾选要开具的记录,使用同一个发票操作。
有一点不同:记录会按任务分组。分散在三个任务上的十条记录会变成三行发票明细,各自把小时数加总——发票明细开的是做过的活儿,不是秒表上的读数。这也是为什么没有关联任何任务的记录无法开具:没有任务,就没有可以收款的客户。
如果一条记录关联到多个任务,它的完整时长会计入每一个任务。这是有意为之——Ceum 其他地方的按任务统计也用同样的算法——但这意味着各明细行加起来的小时数可能多于你实际投入的时间。确认之前,请先看看对话框里每一行的小时数。
表单上会有什么
- 客户,连同邮箱和地址一并带入,和手动选择客户完全一样。
- 项目,但只有在所有开具的明细行共用同一个项目时才会填入。如果选中范围横跨同一客户的多个项目,这个字段会留空——这是对的,因为这张发票并不针对单个项目。
- 货币,按同样的项目 → 客户 → 品牌顺序,为整张发票解析一次。
- 每个任务一行:描述为任务名称,数量为已记录的小时数,单价为解析出的费率,金额则是两者相乘。每一行都保留与来源任务的关联。
没有记录时间的任务会以数量 1 且没有小时数的状态送达,等你填入自己的数字。所以这套流程也适用于固定价格的活儿:选中任务,每个任务得到一行,再输入金额。
还需要你填的部分
发票号码——Ceum 不会替你编号,因为编号是会计上的决定,各国和各人的习惯都不同。表单打开时光标就停在这个字段,正是为此。也请检查到期日;默认为今天。
有一点要注意
之后在表单上更换客户或项目,会清除所有明细行的任务关联——那些任务属于原客户的项目,保留下来并不正确。重新选择同一个客户或同一个项目不会有任何变化,是安全的。如果确实需要切换,回头从正确的选中范围重新开始会更快。
接下来
从记录的工时到收款的发票接着往下讲:给发票套上品牌、发出去,以及标记为已付款。