需要看到你工作的人，大多数永远不会登录进来。客户想要发票。会计想要某一笔交易和附在上面的收据。协作者想看着一块看板往前推进，却不该拿到其余一切的钥匙。截图只能回答一次这个问题，而且任何东西一变它就错了。
一条分享链接则回答得妥当：一个网址，打开的是你工作区中某一样东西的只读视图——一张发票、一个任务、一块看板、你的日历——始终显示它当前的状态，对方那头也不需要账号。它同时也是一份持有即凭据：任何拿到完整网址的人都能进来，无需登录。因此这篇演练要讲的是创建、发送、弄清它暴露了什么，以及把它收回来。
分享属于 Plus 和 Pro 方案。在 Free 与 Starter 上，分享操作依然出现，但它是失效的，只会指向方案页面。链接在网页应用中创建；移动应用的分享操作打开的是你设备自己的分享面板，用于刚下载的文件，那是另一回事。
目标
给你工作区之外的某个人一份实时的只读视图，内容仅限你挑中的那一样东西——发送时带上到期时间，随时可以撤销——并且清楚地知道它揭示了什么、又没有揭示什么。
1. 从你要分享的那样东西开始
分享数据页面上没有“新建链接”按钮。那个页面列出已经存在的链接并供你管理；每条链接都是从记录本身创建的。打开该内容，按分享。
- 发票——在详情页上，或从发票列表的行内操作。
- 文档——在文档详情页上。
- 交易——从交易表格的行内操作，或编辑交易时的页头。
- 任务——在任务详情页上，或在看板上打开的卡片的操作菜单中。
- 看板——在看板页面上，针对当前选中的那块看板。
- 日历——从日历工具栏。第 4 步专讲这一种，它的行为不一样。
- 已生成的文件——一份导出、一份生成的发票 PDF，或一份生成的文档 PDF。请参阅导出数据。
链接只显示你分享的内容，周围的一概不显示。打开它的人得到主题与紧凑视图的切换，没有任何可改动之处，而关联的记录只以名称随行：分享的交易会写出它的客户与项目，却不会打开它们。
2. 设置到期时间，若合适也可以发到邮箱
对话框问两件可选的事。设置到期时间默认是开着的，过期日期预填为一个自然月之后，因为一个你看不住的网址，若能自己失效会更安全。可以挪动这个日期，也可以把设置到期时间整个关掉，让链接一直有效到你撤销为止。明确设定的到期时间最多在 90 天之后——服务器会拒绝更远的。
发送到邮箱接受一个或多个地址，并在链接创建的那一刻分别发给它们。每封邮件里都是同一条链接，因此日后撤销它就一次关闭了所有副本。发送是可选的；把这个字段留空，你自己复制网址即可。
3. 现在就复制——完整链接只显示一次
创建之后对话框会揭示网址。那一次揭示是它以可读形式存在的唯一时刻：服务器保存的是令牌的哈希加上一段用于识别的短前缀，因此没能复制下来的链接，从任何地方都找不回来。不复制就关掉对话框，唯一的补救就是再建一条。
你同时最多可以持有 50 条有效链接。已过期或已撤销的链接会腾出一个名额，这也是宁可撤销、而不要让旧链接堆积的理由之一。
4. 分享一份日历，以及随之而来的订阅源
日历分享是个例外：它不绑定单条记录，而且是唯一一种在创建时就要配置的链接。选择哪几类条目随行——日程、任务、订阅续订——以及任务是否收窄到你自己日历所收窄的那些项目。标签颜色与任何项目筛选，取自你当时的日历设置。天气从不随行，从导入的订阅源拉进来的日程也不随行。
发出去之前，先弄清你交出去的是什么。收件人一次看到一个月，可以往前往后翻，最远到今天前后各三年——日历链接是一扇望向你日程安排的窗，而不是这一周的快照。
这些选择被冻结在链接上。此后改动你自己的日历设置，不会改变已有链接显示的内容，而且这些选择日后无法编辑——悄悄放宽一个已经躺在别人收件箱里的网址，是一种你根本无从察觉的改动。想换个分享方式，就撤销它并新建一条链接。
另有一个开关，默认关闭，打开后会添加一个可订阅的源：在浏览器链接之外再给一个地址，可供日历应用订阅，条目会出现在那里并自行刷新。它显示的内容与浏览器链接完全相同，撤销链接会同时停用两者。
5. 弄清令牌住在哪里
对于你在浏览器中打开的那条链接，授予访问权的那部分位于网址的片段中——也就是 # 之后的一切。浏览器从不把片段发给服务器，因此令牌不会进入请求日志、不会进入追踪跨度，也不会进入观看者从分享页面离开时发出的 Referer 头。页面在本地读取它，改为放进请求头里传送。
可订阅的日历源是例外。日历应用取的是一个普通网址，不运行任何代码，因此它无法把令牌从片段里取出来，也无法附加请求头；那个源改为把令牌放在查询参数里，而查询参数确实会抵达服务器。它会在写入日志行之前从记录的请求网址中剥掉，但它确实在网址里，而不是被片段挡着。
无论哪一种，都把整个网址当作密码来对待。像发送密码那样发送它，能设到期时间就设上，事情办完就撤销掉。
6. 事情办完就撤销
分享数据页面就是那本登记册：每条链接连同它的类型、它指向的记录、它的令牌前缀、它的状态、它的到期时间、最近一次被打开的时间，以及被打开了多少次。查看次数是你唯一能拿到的信号，用来判断一条链接是否走得比你打算的更远。一条你只发给了一位客户、却被打开了四十次的链接，几乎肯定被转发过——撤销它，再给该拿到它的那个人发一条新的。
每一行上有两个操作。编辑到期时间可以设置、挪动或清除该日期。撤销会永久停用该链接：正在使用它的人立刻失去访问权限，且无法撤消——但随时可以新建一条。选中多行即可一并撤销。
如果你的方案不再涵盖分享，或不再涵盖它所分享的那项功能——比方说一条看板链接落在没有看板的方案上——该链接也会自行暂停。重新升级之后，原来那些链接就会恢复工作；不必重新创建。
你最终得到什么
你工作区中一块经过斟酌的切片，交到别人手里，只读且实时，有一个它停止工作的日期，也有一个能更早终结它的开关。对大多数链接来说，那块切片就是单条记录。看板链接带走的是板上的每一个任务，日历链接带走的是今天前后各三年的一扇日程之窗——正因如此，这两种在发送之前值得再想一想。从其中任何一条都触及不到你所选切片之外的任何东西，对方那头也没有创建任何账号，而分享数据页面上的那本登记册会告诉你哪些还开着、每条又被用过多少次。