Useimmilla on karkea tarina siitä, mihin heidän aikansa kuluu, ja se on yleensä väärä. Tämä läpikäynti kuroo umpeen tarinan ja totuuden välisen kuilun: kirjaat aikaa tavalla, jonka ylläpito ei maksa juuri mitään, ja luet sen sitten takaisin kahden eri linssin läpi, kunnes "mihin viikko meni?" saa todellisen vastauksen.
Työ on vaiheessa 1 — kevyen seurantatavan rakentamisessa. Vaiheet 2 ja 3 ovat vain sen lukemista, minkä olet jo kirjannut.
Tavoite
Muuta käyttämäsi tunnit joksikin, mitä voit katsoa: mitkä asiakkaat, projektit ja työn lajit todella syövät viikkoasi — jotta voit päättää, mitä muuttaa, arvailun sijaan.
1. Kirjaa aika ilman, että siitä tulee rasite
Hyödyllisen aikadatan niksi on, että sen kirjaaminen saa maksaa lähes olemattoman verran, tai et jaksa pitää sitä yllä. Ajanseuranta on rakennettu juuri siihen.
- Käynnistä ajastin ja unohda se. Avaa Ajanseuranta, käynnistä ajastin, kun aloitat, ja pysäytä se, kun olet valmis. Kulunut aika lasketaan alkamisajasta, joten sivun uudelleenlataus tai laitteen vaihto jatkaa täsmälleen siitä, mihin jäätiin.
- Jatka uudelleenkirjoittamisen sijaan. Palaatko johonkin, mitä teit aiemmin? Jatka aloittaa uuden kirjauksen, joka kopioi nimen ja tehtävän edellisestä, ja käynnissä oleva ajastin laskee siitä kokonaissummasta, jonka kirjasit siihen peräkkäin — joten keskeytetty ja jatkettu istunto näkyy yhtenä juoksevana lukuna. Kun muu työ on keskeyttänyt tehtävän, sen koko päivän kokonaissumma tulee analyyseistä tai tehtävän omasta sivupaneelista, ei ajastimesta.
- Täydennä jälkikäteen se, mikä jäi. Kirjaa merkinnät käsin, kun unohdat; ne eivät erotu ajastetuista jatkokäsittelyssä.
Kaksi asiaa, jotka tekevät datasta luettavaa myöhemmin, kannattaa tehdä nyt, heti hetkessä:
- Linkitä kirjaukset tehtäviin. Tämä antaa sinun paloitella aikaa projektin ja asiakkaan mukaan, koska tehtävät kuuluvat projekteihin ja projektit asiakkaisiin.
- Lisää tunnisteita. Tunnisteet leikkaavat tuon hierarkian poikki —
syvätyö,hallinto,palaverit— jotta voit esittää kysymyksiä, joihin pelkkä projektirakenne ei pysty vastaamaan.
Kirjaus voi linkittyä useaan tehtävään ja lasketaan silti yhdeksi kestoksi — linkittäminen ei koskaan laske aikaasi kahteen kertaan. Linkitä siis anteliaasti; lisäät kontekstia, et tunteja.
2. Lue se takaisin erittelynä
Kun viikon tai parin aika on kirjattuna, avaa Ajanseurannan analyysit ja aseta päivämääräväli. Tämä on "mihin se meni?" -näkymä: erittely seuratusta ajastasi kyseiseltä ajanjaksolta, jonka voit ryhmitellä tehtävän, projektin tai tunnisteen mukaan.
Kokeile samaa väliä ryhmiteltynä kahdella tavalla. Tehtävän mukaan ryhmiteltynä näet, mikä työ nieli tunnit. Tunnisteen mukaan ryhmiteltynä näet ajan muodon — kuinka paljon oli syvätyötä, kuinka paljon hallintoa ja kuinka paljon palavereja. Kuilu sen välillä, miten luulit viettäneesi viikon ja mitä tämä näyttää, on koko seurannan tarkoitus.
Voit viedä erittelyn (CSV, XLS tai PDF) analyysisivulta, jos haluat säilyttää tai jakaa sen.
3. Vertaa jaksoja ja viipaleita ristiintaulukossa
Yksittäinen erittely vastaa kysymykseen "mihin tämä viikko meni?". Vastataksesi kysymykseen "paraneeko vai huononeeko tämä?" sinun on verrattava — ja juuri siihen Ajanseurannan raportit on tarkoitettu.
Avaa Ajanseurannan raportit ja rakenna ristiintaulukko: valitsemasi rivit ja sarakkeet (vaikkapa asiakkaat reunassa, viikot ylhäällä) ja seuratut tunnit soluissa. Nyt näet yhden asiakkaan tuntien nousevan kuukauden aikana tai minä viikonpäivänä syvätyösi todella tapahtuu. Analyysit kertovat yhdestä jaksosta; raportit antavat asettaa jaksot rinnakkain.
Mitä lopputuloksena saat
Tapa, joka maksaa muutaman klikkauksen päivässä, ja kaksi tapaa lukea sitä: erittely kysymykseen "mihin tämä viikko meni?" ja ristiintaulukko kysymykseen "miten tämä muuttuu?". Kun luvut ovat edessäsi, päätökset — nostaa hintaa, luopua sitoumuksesta, suojata aamu — on paljon helpompi tehdä.