Freelancerin rahaa on helppo kadottaa näkyvistä: työkalu siellä, kertaluonteinen kulu täällä, tuloja saapuu ilman kiinteää aikataulua. Tämä läpikäynti kokoaa nuo palaset yhdeksi kuukausinäkymäksi — mitä tuli sisään, mitä lähti ulos ja mitä on sitouduttu maksamaan taas ensi kuussa — jotta voit vastata kysymykseen "miten tämä kuukausi meni?" luvulla arvauksen sijaan.
Työ painottuu alkuun: kun toistuvat kulusi ja tapa kirjata menoja ovat kunnossa, kuukausiyhteenveto on jotain, jonka luet, ei jotain, jonka kokoat.
Tavoite
Kuukausittainen kuva rahasta sisään ja rahasta ulos — mukaan lukien helposti unohtuvat toistuvat kulut — jonka saat esiin hetkessä ja voit viedä, kun kirjanpitäjä kysyy.
1. Kirjaa, mitä tulee sisään ja lähtee ulos
Kaikki alkaa tilitapahtumista: jokainen on yksi rahan liike, tulo tai meno. Mitä tarkemmin nämä kirjaat, sitä todenmukaisempi on jokainen niistä johdettu yhteenveto.
- Kirjaa kulut niiden tapahtuessa. Lisää ne uusi tilitapahtuma -lomakkeella — summa, päivämäärä, valuutta, kategoria. Talteen otettu kulu on vähennyskelpoinen kulu; unohtunut on vain menetettyä rahaa.
- Erittele vero, jos haet sen takaisin. Rastita lomakkeelta Erittele nettoon ja veroon, syötä veroa edeltävä summa, niin kokonaissumma lasketaan puolestasi. Myöhemmin voit vaihtaa analyysisi ja raporttisi brutto-, netto- ja pelkkien verosummien välillä, ja juuri se muuttaa kuukauden kulut arvonlisäveroluvuksi ilman taulukkolaskentaa. Katso Veron kirjaaminen.
- Jätä kirjoittaminen väliin kuittien skannauksella. Skannaa kuitti ja anna Ceumin lukea siitä summa, päivämäärä ja valuutta, jolloin kulun kirjaaminen on valokuva lomakkeen sijaan. Skannattu kuva liitetään tilitapahtumaan ja tallennetaan sen mukana, joten kuitti pysyy kulun yhteydessä — ja voit myöhemmin päivittää tai poistaa liitteen.
- Kirjaa myös tulot. Maksetut laskusi ja kaikki tulot, jotka eivät tulleet laskun kautta, kuuluvat tänne — ne ovat kuvan "sisään"-puolikas.
Jos työskentelet eri valuutoissa, Valuuttakurssit ja Valuutan muotoilu selittävät, miten summat muunnetaan ja näytetään, jotta useaa valuuttaa sisältävä kuukausi silti summautuu järkevästi.
2. Laita toistuvat kulut automaattiohjaukselle
Kuukausikuvaa vääristävät ne kulut, jotka unohdat, koska et koskaan aktiivisesti maksa niitä — kuukausittaiset työkalut, vuosittaiset uusinnat. Tilaukset ovat olemassa, jotta syötät ne vain kerran.
Lisää jokainen toistuva kulu uusi tilaus -lomakkeella summineen ja jaksoineen. Siitä eteenpäin jokainen uusinta kirjautuu automaattisesti tilitapahtumaksi, joten kuukausisummasi sisältävät jo sidotun kulun sormeasi liikauttamatta. Määritä tulotilauksesi samalla tavalla, jos sinulla on kuukausiveloituksia tai toistuvia maksuja tulossa sisään.
Nähdäksesi etukäteen, mikä on kohta osumassa, tilausnäkymä nostaa esiin erääntymässä olevat — hyödyllistä vuosittaisen uusinnan huomaamiseen ennen sen erääntymistä eikä jälkeenpäin.
3. Lue kuukausi erittelynä
Kun tulot, menot ja automaattisesti kirjatut uusinnat kaikki virtaavat tilitapahtumiin, avaa Tapahtumien erittelyt ja aseta väli haluamaasi kuukauteen.
Tämä on yhteenvetonäkymä: summat rahasta sisään ja rahasta ulos kategorioittain eriteltyinä valitsemallasi aikavälillä. Ryhmittele kategorian mukaan nähdäksesi, mihin kuukauden kulut keskittyivät; vertaa niitä tuloihin nähdäksesi, mitä kuukausi todella tuotti nettona. Erityisesti toistuvasta puolesta Tilausten erittelyt näyttää, miltä sidottu kulusi näyttää omillaan. Vie mikä tahansa niistä (CSV, XLS tai PDF) erittelysivulta, kun tarvitset kopion.
4. Aseta kuukaudet rinnakkain
Yksittäinen kuukausi on datapiste; tarina on trendi. Tapahtumaraportit rakentaa ristiintaulukon — kategoriat reunassa, kuukaudet ylhäällä, summat soluissa — jotta voit seurata, miten kategoria hivuttautuu ylös vuosineljänneksen aikana, tai nähdä, mitkä kuukaudet ovat niukkoja.
Avaa Tapahtumaraportit, valitse rivit ja sarakkeet, ja vuotesi muoto tarkentuu: kausittaiset tulot, hiljaa kasvanut tilauslasku, kuukausi jolloin iso kulu lähti ulos. Tämä on näkymä, joka muuttaa "miten tämä kuukausi meni?" kysymykseksi "miten vuosi sujuu?".
Mitä lopputuloksena saat
Kuukausiyhteenveto, joka sisältää jo ne kulut, jotka muuten unohtaisit, kategorioittain jaettuna, kuukaudesta toiseen vertailtavana ja vietävissä tarvittaessa. Rutiinipuuha — kirjaaminen, uusintojen muistaminen — on automatisoitu tai kutistettu valokuvaksi, joten kuva pysyy ajan tasalla ilman suurta ylläpitoa.