Cuando te sientas a escribir una factura, todos los datos que necesita ya están en Ceum: para qué cliente era el trabajo, qué tareas hiciste, cuánto duró cada una y cuánto cobras por hora. Así consigues que Ceum los reúna por ti en vez de volver a teclearlos.
Hay dos maneras de entrar —desde la lista de tareas y desde el registro de tiempo— y ambas terminan en el mismo sitio: el formulario de nueva factura, ya relleno.
Antes de empezar
Todo esto se apoya en una regla: una tarea se factura a través de un proyecto que tenga cliente. Ceum encuentra al cliente siguiendo la tarea hasta sus proyectos y los proyectos hasta sus clientes. Una tarea sin proyecto, o solo en proyectos sin cliente, no tiene a quién facturar y se queda fuera.
La tarifa funciona igual, de lo más concreto hacia arriba: la tarifa por hora del proyecto o, si no la tiene, la del cliente o, si tampoco, la predeterminada en marca y datos de facturación. Si ningún nivel fija una, la línea llega con el precio en blanco para que lo escribas.
Desde la lista de tareas
Abre Tareas, marca las tareas que quieres facturar y elige la acción de factura en la barra que aparece sobre la tabla.
Si todas las tareas seleccionadas pertenecen a un cliente y no ha quedado nada fuera, pasas directamente al formulario. Si no, primero se abre un diálogo.
La acción aparece atenuada cuando no se puede facturar nada de la selección; pasa el puntero por encima y te dice por qué.
Como cualquier otra forma de crear una factura, esta cuenta para el límite de facturas de tu plan. Al alcanzarlo, la acción se atenúa y el clic te lleva a tu plan en lugar del formulario.
El diálogo
El diálogo existe para una decisión —a qué cliente facturar— y para enseñarte qué va a aparecer en la factura y qué no.
- Facturar a elige el cliente. Solo se ofrecen los clientes a los que tu selección llega de verdad. Cambiarlo reordena las filas.
- Se listan todas las filas seleccionadas, incluidas las que quedarán fuera. Esas aparecen atenuadas con el motivo escrito al lado: sin cliente, sin tarea o pertenece a otro cliente. Nada desaparece en silencio.
- El resumen de abajo cuenta las líneas que se crearán, sus horas totales y —cuando todas las líneas tienen precio— a cuánto ascenderá la factura. Si alguna línea todavía espera un precio tuyo, no se muestra ningún total en lugar de uno que está a punto de cambiar.
Desde el registro de tiempo
Abre Registro de tiempo, marca los registros que quieres facturar y usa la misma acción de factura.
Una diferencia: los registros se agrupan por tarea. Diez registros repartidos en tres tareas se convierten en tres líneas de factura, cada una con sus horas sumadas: una línea factura un trabajo, no una lectura de cronómetro. Por eso mismo un registro sin tarea no se puede facturar: sin tarea no hay cliente al que cobrárselo.
Si un registro está vinculado a más de una tarea, su duración completa cuenta para cada una. Es deliberado —es la misma aritmética que usan los totales por tarea del resto de Ceum— pero significa que las líneas pueden sumar más horas de las que realmente estuviste trabajando. Revisa las horas por fila del diálogo antes de confirmar.
Qué llega al formulario
- Cliente, con su correo y su dirección copiados, exactamente igual que si lo eligieras a mano.
- Proyecto, pero solo cuando todas las líneas facturadas comparten uno. Una selección repartida entre varios proyectos del mismo cliente lo deja vacío, y es lo correcto: la factura no trata de un solo proyecto.
- Moneda, resuelta una vez para toda la factura por la misma cadena proyecto → cliente → marca.
- Una línea por tarea, con el nombre de la tarea como descripción, las horas registradas como cantidad, la tarifa resuelta como precio unitario y el importe como el producto de ambos. Cada línea conserva el enlace a la tarea de la que salió.
Una tarea sin tiempo registrado llega con cantidad 1 y sin horas, lista para que pongas tus propias cifras. Así que esto también sirve para el trabajo a precio cerrado: selecciona las tareas, obtén una línea por cada una y escribe los importes.
Lo que todavía tienes que rellenar
El número de factura: Ceum no numera las facturas por ti, porque numerar es una decisión contable que cambia según el país y la costumbre. Por eso el formulario se abre con el cursor en ese campo. Comprueba también la fecha de vencimiento; por defecto es hoy.
Una cosa a tener en cuenta
Cambiar el cliente o el proyecto en el formulario después borra los enlaces a tareas de todas las líneas: esas tareas pertenecían a los proyectos del cliente anterior, así que conservarlas sería incorrecto. Volver a elegir el mismo cliente o el mismo proyecto no cambia nada y es seguro. Si de verdad necesitas cambiar, es más rápido volver atrás y empezar desde la selección correcta.
Adónde ir después
Del trabajo registrado a la factura cobrada sigue la historia desde aquí: dar marca a la factura, enviarla y marcarla como pagada.