Registrar el tiempo te dice lo que pasó. Una meta te dice lo que pretendías que pasara —treinta horas a la semana de trabajo facturable, diez horas al mes en un cliente, cuarenta horas antes de un lanzamiento— y esa es la diferencia entre leer tu semana después y pilotarla mientras aún corre.
Este recorrido monta una de principio a fin: la cifra, el ritmo, lo que cuenta para ella, el aviso que llega antes de la fecha límite en lugar de después, y el registro que deja cada periodo cerrado. Da por hecho que ya registras tu tiempo: sin eso, nada de esto significa nada. Los objetivos de tiempo forman parte de los planes Plus y Pro; el seguimiento en sí está en todos los planes, y solo se paga la capa de metas que va encima.
El objetivo
Declara un número de horas y un periodo, deja que Ceum mida tu tiempo registrado real contra él mientras trabajas y acaba con un registro honesto de si lo cumpliste, periodo tras periodo, sin hacer tú la aritmética.
1. Crea el objetivo
Abre Objetivos del control de tiempo desde la página de Seguimiento de tiempo y elige Nuevo objetivo. Tres campos llevan toda la idea:
- Nombre. Lo que persigues, con tus palabras: «Trabajo concentrado para clientes», «Iguala de Acme».
- Horas objetivo. Escribes horas, y las medias horas valen:
7.5es una respuesta legítima, y40también. - Repetición. Semanal, Mensual o Una vez. Un objetivo periódico vuelve a empezar con su meta completa al principio de cada periodo. Uno de una sola vez corre entre las fechas de Empieza y Termina que le des, separadas como mucho un año.
Las semanas van de lunes a domingo y los meses son naturales, ambos resueltos en tu zona horaria y no en la del servidor, así que una sesión del domingo por la tarde pertenece a la semana que tú crees.
Un objetivo periódico se repite indefinidamente salvo que le digas que pare. En un objetivo periódico, Termina es un conmutador y no una fecha: déjalo en Nunca, o ponlo en En una fecha y da el día en Último día. El objetivo continúa entonces hasta el último periodo completo que acabe antes de ese día y se suspende solo. Un objetivo mensual detenido a mitad de mes cierra el mes anterior y nada más, porque un mes parcial medido contra la meta de un mes entero informaría de un incumplimiento que nunca ocurrió.
2. Acota lo que cuenta
Un objetivo sin nada más puesto cuenta cada hora registrada. Para apuntarlo a algo concreto, añade criterios. Cada uno nombra una sola cosa, y puedes apilar hasta veinte en cualquier mezcla:
- Cliente — registros que llegan a ese cliente por la cadena de vínculos de tarea y proyecto que los conecte.
- Proyecto — registros vinculados a una tarea de ese proyecto.
- Tarea — registros en esa tarea y en sus subtareas, porque una tarea contenedora no guarda tiempo propio.
- Etiqueta — registros que llevan esa etiqueta. Las etiquetas del propio registro, no las de su tarea.
- Texto — registros cuya descripción contiene lo que escribiste, en mayúsculas o minúsculas.
A partir del segundo criterio eliges además cómo se combinan. Cualquiera cuenta un registro que coincida con al menos uno: «Acme, o cualquier cosa etiquetada como facturable». Todo cuenta solo un registro que coincida con todos: «trabajo en el rediseño que además está etiquetado como facturable». Con un criterio o ninguno, los dos ajustes seleccionan exactamente los mismos registros, y por eso la elección solo aparece cuando hay dos.
Un registro cuenta una vez, cumpla los criterios que cumpla: una hora en el rediseño, etiquetada como facturable y descrita «revisión de diseño», aporta una hora a un objetivo que nombre los tres, no tres.
Dos detalles deciden cuánto cuenta de un registro. Un registro que cruza el límite del periodo aporta solo el trozo que queda dentro, así que una sesión que va del domingo por la tarde al lunes se reparte entre las dos semanas. Y un temporizador todavía en marcha cuenta mientras corre, que es lo que hace que la barra se mueva mientras trabajas.
3. Pide que te avisen mientras aún puedes actuar
Activa Avisarme cuando se acerque el final y Ceum te escribe una vez por periodo, cuando el periodo está casi agotado y la meta sigue sin cumplirse. Los objetivos a los que toca aviso el mismo día llegan en un solo correo en vez de en varios, y un objetivo nunca avisa dos veces en el mismo periodo.
«Casi agotado» es por defecto el último quinto del periodo: alrededor de día y medio en una semana, alrededor de seis días en un mes. Si prefieres una antelación fija, dale al objetivo un número de días entre 1 y 27.
El mismo umbral mueve todo lo demás que habla: la barra de progreso del objetivo se pone ámbar, la fila aparece en la campana y en Alertas, y el correo sale, todo desde una sola regla, así que una barra nunca puede estar ámbar mientras la lista de alertas dice que ese mismo objetivo va bien. Los recordatorios son siempre un aviso, nunca algo urgente, y un objetivo incumplido no se marca en rojo en ninguna parte; Objetivos del control de tiempo explica por qué.
Deja los recordatorios desactivados y el objetivo sigue midiendo y sigue anotando: solo se queda callado, y su barra conserva su color normal digan lo que digan las cifras. Para detener los correos más adelante sin tocar los objetivos, Correos de recordatorio y Correos de informes son categorías separadas en los ajustes de notificaciones.
4. Míralo y suspende lo que no estás persiguiendo
Cada fila de la página de objetivos lleva una barra de progreso y las cifras detrás de ella: horas registradas, horas objetivo y el porcentaje. El porcentaje no tiene tope: un objetivo al 140 % lo dice, porque superar la meta merece saberse. Al desplegar una fila se ven las fechas del periodo actual, cuándo se reinicia, el conjunto completo de criterios y cómo se combinan.
La tarjeta de la derecha en la página de Seguimiento de tiempo alterna entre Total y Objetivos, así que puedes ver cómo la sesión que tienes en marcha mueve la barra sin salir del temporizador.
Un objetivo que ahora mismo no persigues se puede suspender. Se atenúa, cae al final de la lista y deja de alertar y de avisar, pero no se elimina y su historial queda intacto. Suspender pausa la atención, no el registro: un objetivo semanal suspendido sigue recibiendo una fila de historial cada semana, porque si no, reanudarlo más tarde dejaría un hueco que nada puede rellenar.
5. Lee los periodos cerrados
El historial de objetivos es el registro de cada periodo que se ha cerrado, del más nuevo al más antiguo: las fechas que cubrió, qué objetivo, horas registradas frente a la meta vigente entonces y si se cumplió o se incumplió. Un periodo incumplido es una insignia neutra, no roja: es un hecho sobre un periodo terminado, no algo sobre lo que actuar.
Dos cosas de ese registro merecen saberse antes de apoyarte en él. Las cifras están congeladas, no se recalculan: subir hoy la meta de un objetivo no cambia retroactivamente si el mes pasado se cumplió, y los criterios se guardan con sus etiquetas, así que un periodo sigue leyéndose incluso después de eliminar el cliente o la tarea que nombraba.
Y la instantánea no es una caché: es la única copia. Un periodo cerrado no puede recalcularse a partir de los registros de tiempo que hay detrás, porque esos registros no sobreviven necesariamente: el tiempo registrado se conserva indefinidamente en los planes de pago, pero en Free se poda al cabo de un año por retención de datos. Por eso la fila se escribe en el momento en que un periodo termina, en vez de calcularse cuando se pide.
Los periodos cerrados también pueden llegarte solos. Activa Incluir en mi correo de informe y cada uno aparece en tu correo de informe como una línea con las horas y el resultado: no hay un ritmo aparte que fijar, porque un objetivo semanal informa cada semana y uno mensual cada mes. También se ven en la página de informes del seguimiento de tiempo, bajo el periodo al que hayas navegado.
Lo que consigues al final
Una cifra que significa algo, medida contra tiempo registrado real mientras trabajas, con un aviso que llega mientras el periodo todavía puede salvarse y un registro permanente cuando ya no. La preparación son unos minutos por objetivo; después, la única pregunta que queda es la útil: no «¿cuántas horas he hecho?», sino «¿voy a llegar?».