Este es el recorrido de aquello a lo que se reduce la mayor parte del trabajo autónomo: hiciste el trabajo y ahora quieres cobrarlo con exactitud y pasar a lo siguiente. Sigue un único encargo desde el momento en que aparece un cliente hasta que su factura queda marcada como pagada, para que veas cómo los clientes, los proyectos, las tareas, el seguimiento de tiempo y la facturación encajan como un solo flujo en lugar de cinco pantallas separadas.
No tienes que trabajar exactamente en este orden cada vez, pero la primera vez, hacerlo de principio a fin deja claras las conexiones.
El objetivo
Facturar a un cliente por horas reales y registradas —no por una cifra que reconstruiste de memoria a final de mes— y saber de un vistazo si esa factura está pagada.
1. Crea el cliente y el trabajo
Empieza por saber para quién es el trabajo. Crea el cliente en el formulario de nuevo cliente: con un nombre basta para empezar, aunque conviene rellenar ya los campos de facturación (nombre de empresa, NIF, dirección, correo) porque se copian en cada factura más adelante. Consulta Clientes para saber qué hace cada campo.
Dale al cliente un lugar para el trabajo creando un proyecto y luego divide el proyecto en tareas: una por entregable, o como prefieras trocear el trabajo. El objetivo no es la contabilidad por sí misma: las tareas son a lo que se vincula tu tiempo registrado y, después, de donde salen las líneas de tu factura. Una tarea contra la que puedes registrar tiempo es una tarea que puedes facturar.
Si no tienes claro cómo se relacionan los clientes, los proyectos y las tareas, Cómo se conectan tus elementos explica la jerarquía.
2. Registra las horas mientras trabajas
Ahora haz el trabajo y deja que el seguimiento de tiempo lo registre sobre la marcha en lugar de reconstruirlo después.
- Pon en marcha el temporizador. Abre el Seguimiento de tiempo y arranca el temporizador cuando empieces una tarea; páralo cuando cambies a otra cosa. Vincula cada registro a la tarea en la que trabajas: ese vínculo es el hilo que luego ata las horas a una línea facturable.
- O regístralo después. ¿Olvidaste arrancarlo? Añade un registro a mano con las horas de inicio y fin. Una hora cronometrada y una hora anotada a mano son lo mismo para todo lo que viene después.
- Etiqueta para dar contexto. Añade etiquetas como
deep-workorevisiónpara agrupar el tiempo por tema más adelante, con independencia del cliente o el proyecto al que pertenezca. (Que el trabajo sea facturable es una propiedad de la tarea, no una etiqueta.)
Algo que conviene saber de entrada: un registro vinculado a varias tareas sigue siendo un registro de una sola duración; vincularlo nunca multiplica tus horas. Así que puedes vincular con libertad sin inflar lo que vas a facturar.
3. Comprueba qué es facturable
Antes de facturar, consigue un total honesto. Abre Análisis del seguimiento de tiempo y ajusta el intervalo de fechas al periodo que vas a facturar. Agrupa por tarea, proyecto o etiqueta para ver adónde fueron realmente las horas. Esta es tu comprobación con la realidad: la cifra que estás a punto de poner en una factura debería coincidir con lo que muestra el análisis para el trabajo de ese cliente, no con un número más redondo y optimista.
4. Convierte las horas en una factura
Abre el formulario de nueva factura y elige el cliente: los datos de facturación que rellenaste en el paso 1 se copian automáticamente, y puedes sobrescribir cualquiera de ellos para esta factura concreta.
Añade tus conceptos. Cada línea tiene una descripción, un importe, un impuesto opcional y un enlace a tarea opcional. Al elegir una tarea se rellena la descripción, que es por lo que el desglose en tareas del paso 1 da sus frutos aquí: tu factura se lee como el trabajo que realmente hiciste, tarea a tarea, en lugar de una única y vaga línea de «consultoría». Establece el número de factura, las fechas de emisión y de vencimiento, la moneda y el estado.
Para la referencia completa campo por campo —factura proforma frente a completa, datos de pago por código QR, tipos de impuesto por línea— consulta Facturas.
Hay una vía más rápida una vez que las horas están registradas: marca las tareas o los registros de tiempo que quieres facturar y deja que Ceum monte la factura, con una línea por tarea y las horas ya sumadas. Factura directamente desde tareas y tiempo registrado cubre ese camino, hasta qué filas quedan fuera y por qué.
5. Pon tu marca en la factura
La factura que recibe un cliente debería llevar tu nombre, no una plantilla genérica. Si aún no lo has hecho, configura una sola vez tu marca e información de facturación (logotipo, datos de la empresa, datos bancarios) y ajusta la plantilla de factura: colores, etiquetas, qué secciones se muestran. La página de detalle muestra una vista previa en vivo del PDF usando tu marca real, así que puedes ver exactamente lo que recibirá el cliente antes de que nada salga de tus manos.
Esa misma página guarda tu Tarifa por hora predeterminada, y es lo que pone precio a las líneas enlazadas a tareas del paso 4: una línea toma la tarifa del proyecto o, si no la tiene, la del cliente o, si tampoco, esta predeterminada. Fíjala una vez y la aritmética deja de ser cosa tuya. Tarifas por hora y moneda de facturación es la referencia, y Fija tus tarifas por hora y el trabajo registrado se pone precio solo recorre la cadena entera con las tarifas propias por cliente y por proyecto.
6. Envíala y haz seguimiento de su estado
La página de detalle de la factura guarda un Historial de exportaciones, y Nueva exportación le añade un PDF. Cada uno queda congelado en el momento en que lo hiciste, así que las ediciones posteriores nunca reescriben una copia que ya enviaste.
Enviar es una acción de fila en la lista de Facturas: Enviar correo —o Enviar recordatorio cuando la factura está vencida— abre el editor con tu plantilla de factura cargada y los datos del cliente rellenados. Añadir PDF de factura adjunta uno: elige una exportación existente o genera una nueva. En ambos casos el PDF se mantiene en la factura. El correo enviado queda registrado en la página Registros de correo. Correo trata las plantillas y los adjuntos en profundidad.
Ahora la factura vive en tu flujo. A medida que avanza de Enviada hacia Pagada, actualiza su estado desde la lista o la página de detalle. Cada cambio queda registrado, así que siempre sabes dónde está cada factura.
7. Cierra el ciclo
Cuando llegue el dinero, mueve la factura a un estado marcado como Liquidado (normalmente Pagada). Esa marca es lo que le dice a Ceum que el encargo está hecho: la factura sale de las comprobaciones de impago, deja de insistirte y Ceum propone registrar la transacción de ingreso correspondiente. Si antes pasa su fecha de vencimiento, una alerta la saca a la superficie para que no se te escape sin más.
Todo el ciclo de vida —estados, recordatorios, qué significa «liquidado»— se expone en Flujo de facturación si quieres la versión de referencia.
Lo que consigues al final
El trabajo de un cliente, registrado hora a hora, facturado como las tareas que realmente hiciste, enviado bajo tu propia marca y marcado como pagado, con cada paso registrado para que nada dependa de tu memoria. Hazlo una vez de principio a fin y el siguiente saldrá de memoria muscular.