Casi todas las personas que necesitan ver tu trabajo no van a iniciar sesión nunca en él. Un cliente quiere la factura. Un asesor quiere una transacción y el recibo que lleva adjunto. Un colaborador quiere ver moverse un tablero sin recibir las llaves de todo lo demás. Una captura de pantalla responde a la pregunta una vez y queda desfasada en cuanto algo cambia.
Un enlace compartido la responde bien: una URL que abre una vista de solo lectura de una cosa de tu espacio de trabajo —una factura, una tarea, un tablero, tu calendario— siempre con su estado actual y sin que haga falta cuenta al otro lado. También es una credencial al portador: quien tenga la URL completa entra, sin iniciar sesión. Así que este recorrido cubre cómo crear uno, enviarlo, entender qué expone y retirarlo.
Compartir forma parte de los planes Plus y Pro. En Free y Starter la acción Compartir sigue apareciendo, pero está inerte y lleva a la página del plan. Los enlaces se crean en la aplicación web; la acción de compartir de la aplicación móvil abre la hoja de compartir de tu dispositivo para un archivo que acabas de descargar, que es otra cosa.
El objetivo
Dar a alguien de fuera de tu espacio de trabajo una vista viva y de solo lectura de la única cosa que elegiste —enviada con caducidad, revocable en cualquier momento— y saber con precisión qué revela y qué no.
1. Empieza desde aquello que compartes
En la página Datos compartidos no hay ningún botón de «enlace nuevo». Esa página lista lo que ya existe y te deja gestionarlo; cada enlace se crea desde el propio registro. Abre el elemento y pulsa Compartir.
- Factura — desde la página de detalle, o desde las acciones de fila en la lista de facturas.
- Documento — desde la página de detalle del documento.
- Transacción — desde las acciones de fila en la tabla de transacciones, o desde la cabecera mientras la editas.
- Tarea — desde la página de detalle de la tarea, o desde el menú de acciones de una tarjeta abierta en un tablero kanban.
- Tablero kanban — desde la página del tablero, para el tablero que esté seleccionado.
- Calendario — desde la barra de herramientas del calendario. El paso 4 cubre este, que se comporta de otra forma.
- Archivos generados — una exportación, un PDF de factura generado o un PDF de documento generado. Consulta Exportar datos.
El enlace muestra lo que compartiste y nada de alrededor. Quien lo abre recibe los conmutadores de tema y vista compacta y ninguna forma de cambiar nada, y los registros relacionados viajan solo como nombres: una transacción compartida nombra su cliente y su proyecto, pero no los abre.
2. Ponle caducidad y, si te viene bien, envíalo por correo
El diálogo pregunta dos cosas opcionales. Establecer caducidad viene activado de fábrica, con la Fecha de vencimiento puesta un mes natural por delante, porque una URL que no puedes vigilar es más segura si deja de funcionar sola. Mueve la fecha, o desactiva Establecer caducidad del todo para un enlace que corra hasta que lo revoques. Una caducidad explícita puede fijarse como máximo a 90 días vista: el servidor rechaza cualquier cosa más lejana.
Enviar por correo admite una o varias direcciones y les manda el enlace a cada una en cuanto se crea. Es el mismo enlace en todos los mensajes, así que revocarlo después cierra todas las copias a la vez. Enviar es opcional: deja el campo vacío y copiarás la URL tú.
3. Cópialo ahora, porque el enlace completo se muestra una sola vez
Tras la creación, el diálogo revela la URL. Esa revelación es la única vez que existe en forma legible: el servidor guarda un hash del token más un prefijo corto de identificación, así que un enlace que no copiaste no se puede recuperar de ninguna parte. Cierra el diálogo sin copiarlo y el único arreglo es crear otro.
Puedes tener 50 enlaces activos a la vez. Un enlace caducado o revocado libera su espacio, que es una razón para revocar en lugar de dejar que los enlaces viejos se acumulen.
4. Comparte un calendario, y el canal que lo acompaña
Compartir un calendario es el caso raro: no apunta a un solo registro y es el único enlace que configuras al crearlo. Elige qué familias de entradas viajan —eventos, tareas, renovaciones de suscripciones— y si las tareas se acotan a los proyectos a los que tu propio calendario las acota. Los colores de los chips y cualquier filtro de proyectos se toman de tu configuración de calendario tal como está en ese momento. El tiempo meteorológico no viaja nunca, ni tampoco los eventos traídos de calendarios suscritos.
Ten claro qué estás entregando antes de enviarlo. Quien lo recibe ve un mes cada vez y puede avanzar y retroceder hasta tres años a cada lado de hoy: un enlace de calendario es una ventana a tu agenda, no una foto de esta semana.
Esas elecciones quedan congeladas en el enlace. Cambiar después tu propia configuración de calendario no altera lo que muestra un enlace existente, y las elecciones ya no se pueden editar: ampliar en silencio una URL que ya está en el buzón de alguien es un cambio que no tendrías forma de observar. Para compartir de otra manera, revoca y crea un enlace nuevo.
Un conmutador más, desactivado salvo que lo actives, añade un canal al que suscribirse: una segunda dirección junto al enlace de navegador, a la que puede suscribirse una aplicación de calendario para que las entradas aparezcan allí y se actualicen solas. Muestra exactamente lo que muestra el enlace de navegador, y revocar el enlace detiene los dos.
5. Ten claro dónde vive el token
En el enlace que abres en un navegador, la parte que concede el acceso va en el fragmento de la URL: todo lo que sigue a #. Un navegador nunca envía el fragmento a un servidor, así que el token se queda fuera de los registros de peticiones, fuera de las trazas y fuera de la cabecera Referer que se envía cuando quien mira sale de la página compartida. La página lo lee en local y lo pasa en una cabecera de petición.
El canal de calendario al que suscribirse es la excepción. Una aplicación de calendario descarga una URL simple y no ejecuta código, así que no puede sacar un token de un fragmento ni adjuntar una cabecera; ese canal lleva su token como parámetro de consulta, que sí llega al servidor. Se elimina de la URL registrada antes de escribir la línea, pero está de verdad en la URL en lugar de resguardado por el fragmento.
En cualquiera de los dos casos, trata la URL completa como una contraseña. Envíala como enviarías una contraseña, ponle caducidad donde puedas y revócala en cuanto haya cumplido su función.
6. Revócalo cuando el trabajo esté hecho
La página Datos compartidos es el registro: cada enlace con su tipo, el registro al que apunta, su prefijo de token, su estado, su caducidad, cuándo se abrió por última vez y cuántas veces. Ese recuento de visitas es la única señal que tienes de que un enlace ha viajado más lejos de lo que pretendías. Un enlace que enviaste a un solo cliente y que se ha abierto cuarenta veces casi seguro que se ha reenviado: revócalo y manda uno nuevo a quien debería tenerlo.
Cada fila lleva dos acciones. Editar caducidad fija, mueve o quita la fecha. Revocar desactiva el enlace de forma permanente: quien lo esté usando pierde el acceso de inmediato y no se puede deshacer, aunque siempre se puede crear un enlace nuevo. Selecciona varias filas para revocarlas a la vez.
Un enlace también se suspende solo si tu plan deja de cubrir el compartir, o deja de cubrir la funcionalidad que comparte —un enlace de tablero en un plan sin kanban, por ejemplo—. Vuelve a mejorar el plan y esos mismos enlaces empiezan a funcionar; no hace falta rehacerlos.
Lo que consigues al final
Una porción deliberada de tu espacio de trabajo en manos de otra persona, de solo lectura y al día, con una fecha en la que deja de funcionar y un interruptor que la mata antes. En casi todos los enlaces esa porción es un único registro. Un enlace de tablero lleva todas las tareas del tablero, y uno de calendario lleva una ventana a tu agenda de tres años a cada lado de hoy, y por eso esos dos merecen pensarse dos veces antes de enviarlos. Desde ninguno de ellos se llega a nada fuera de la porción que elegiste, no se creó ninguna cuenta al otro lado, y el registro de la página Datos compartidos te dice qué sigue abierto y cuánto se ha usado cada enlace.