Ve chvíli, kdy si sednete psát fakturu, jsou všechna potřebná čísla už v aplikaci: pro kterého klienta se pracovalo, jaké úkoly jste udělali, jak dlouho každý trval a kolik si účtujete za hodinu. Takto je Ceum poskládá za vás, místo abyste je přepisovali ručně.
Vedou sem dvě cesty – ze seznamu úkolů a ze sledování času – a obě končí na stejném místě: na už vyplněném formuláři nové faktury.
Než začnete
Celá věc stojí na jednom pravidle: úkol lze fakturovat přes projekt, který má klienta. Ceum najde klienta tak, že od úkolu přejde na jeho projekty a od projektů na jejich klienty. Úkol bez projektu – nebo jen v projektech bez klienta – nemá komu fakturovat a zůstane stranou.
Sazba funguje stejně, od nejkonkrétnější úrovně vzhůru: hodinová sazba projektu, jinak klienta, jinak výchozí hodnota ve značce a fakturačních údajích. Pokud sazbu nenastavuje žádná úroveň, řádek dorazí s prázdnou cenou k vyplnění.
Nastavení sazby u klienta nebo u projektu je součástí tarifů Plus a Pro; výchozí hodnota u značky i způsob, jakým se z ní řádek oceňuje, jsou v každém tarifu.
Ze seznamu úkolů
Otevřete Úkoly, zaškrtněte úkoly k fakturaci a v panelu, který se objeví nad tabulkou, zvolte akci pro fakturu.
Pokud všechny vybrané úkoly patří jednomu klientovi a nic nezůstalo stranou, přejdete rovnou na formulář faktury. Jinak se nejdřív otevře dialog.
Akce je zešedlá, když z výběru nelze fakturovat vůbec nic; po najetí ukazatelem se dozvíte proč.
Stejně jako každý jiný způsob vytvoření faktury se i tento započítává do limitu faktur ve vašem tarifu. Po dosažení limitu akce zešedne a kliknutí vás místo formuláře přenese na stránku tarifu.
Dialog
Dialog existuje kvůli jednomu rozhodnutí – komu fakturovat – a aby ukázal, co na faktuře bude a co ne.
- Fakturovat klientovi vybírá klienta. Nabízeni jsou jen klienti, ke kterým výběr skutečně vede. Změna přeskupí řádky.
- Vypsán je každý vybraný řádek, i ty vynechané. Ty jsou zešedlé a vedle nich stojí důvod: bez klienta, bez úkolu, nebo patří jinému klientovi. Nic nezmizí potichu.
- Souhrn dole spočítá vzniklé řádky, jejich hodiny a – pokud má každý řádek cenu – celkovou částku faktury. Jestliže některý řádek ještě čeká na cenu od vás, žádný součet se nezobrazí, místo aby se ukázalo číslo, které se za chvíli změní.
Ze sledování času
Otevřete Sledování času, zaškrtněte záznamy k fakturaci a použijte stejnou akci pro fakturu.
Jeden rozdíl: záznamy se seskupují podle úkolu. Z deseti záznamů na třech úkolech vzniknou tři fakturační řádky, každý se sečtenými hodinami – fakturační řádek účtuje odvedenou práci, ne údaj na stopkách. Proto také nelze fakturovat záznam, který není připojen k žádnému úkolu: bez úkolu není komu ho účtovat.
Je-li záznam připojen k více úkolům, započítá se jeho celá délka ke každému z nich. Je to záměr – stejnou aritmetiku používají i ostatní součty po úkolech v aplikaci – ale znamená to, že řádky mohou dohromady vykázat víc hodin, než jste doopravdy odseděli. Než potvrdíte, zkontrolujte hodiny po řádcích v dialogu.
Co přistane na formuláři
- Klient i s e-mailem a adresou, přesně jako při ručním výběru klienta.
- Projekt, ale jen když jej sdílí všechny fakturované řádky. Výběr přes několik projektů jednoho klienta pole nechá prázdné – a je to správně, faktura se netýká jednoho projektu.
- Měna, vyřešená jednou pro celou fakturu stejným řetězcem projekt → klient → značka.
- Jeden řádek na úkol: popisem je název úkolu, množstvím naměřené hodiny, jednotkovou cenou vyřešená sazba a částkou jejich součin. Každý řádek si drží odkaz na úkol, ze kterého vznikl.
Úkol bez naměřeného času dorazí s množstvím 1 a bez hodin, připravený na vaše vlastní čísla. Funguje to tedy i pro práci za pevnou cenu: vyberte úkoly, dostanete řádek na každý a částky dopíšete.
Co musíte doplnit sami
Číslo faktury – Ceum faktury nečísluje, protože číslování je účetní rozhodnutí, které se liší zemi od země a zvykem od zvyku. Právě proto se formulář otevře s kurzorem v tomto poli. Zkontrolujte i datum splatnosti; ve výchozím stavu je dnešní.
Na co si dát pozor
Když na formuláři dodatečně změníte klienta nebo projekt, na všech řádcích se smažou odkazy na úkoly – ty úkoly patřily projektům původního klienta, takže ponechat je by bylo špatně. Opětovný výběr téhož klienta nebo projektu nemění nic a je bezpečný. Pokud opravdu potřebujete přepnout, je rychlejší vrátit se a začít od správného výběru.
Kam dál
Od naměřené práce k zaplacené faktuře vypráví příběh dál: nastavení značky na faktuře, odeslání a označení jako zaplacené.