Tento průvodce se věnuje tomu, k čemu se většina práce na volné noze nakonec scvrkne: práci máte hotovou a teď za ni chcete dostat přesně zaplaceno a pustit se do dalšího. Sleduje jednu zakázku od okamžiku, kdy se objeví klient, až po chvíli, kdy je jeho faktura označena jako zaplacená, takže uvidíte, jak klienti, projekty, úkoly, sledování času a fakturace do sebe zapadají jako jeden ucelený proces, a ne jako pět samostatných obrazovek.
Nemusíte pokaždé postupovat přesně v tomto pořadí — ale když si to poprvé projdete od začátku do konce, souvislosti vyniknou samy.
Cíl
Vyúčtovat klientovi skutečné, zaznamenané hodiny — ne číslo, které jste na konci měsíce zrekonstruovali z paměti — a na první pohled vědět, zda je faktura zaplacená.
1. Založení klienta a práce
Začněte tím, pro koho je práce určena. Klienta založte ve formuláři nový klient: pro začátek stačí jméno, ale fakturační pole (název firmy, DIČ, adresa, e-mail) se vyplatí vyplnit hned, protože se později kopírují na každou fakturu. Co dělá které pole, popisují Klienti.
Vytvořením projektu dáte práci domov a projekt pak rozdělte na úkoly — jeden na každý výstup, nebo jak práci rádi členíte. Nejde o evidenci samu o sobě: k úkolům se váže zaznamenaný čas a později se z nich odvozují položky faktury. Úkol, u kterého lze sledovat čas, je úkol, který lze vyfakturovat.
Pokud si nejste jistí, jak spolu klienti, projekty a úkoly souvisejí, hierarchii vysvětluje Jak se vaše položky propojují.
2. Sledování hodin při práci
Teď práci udělejte a nechte sledování času, ať ji zaznamenává průběžně, místo abyste ji rekonstruovali dodatečně.
- Spusťte časovač. Otevřete Sledování času a při zahájení úkolu spusťte časovač; když přejdete jinam, zastavte jej. Každý záznam propojte s úkolem, na kterém pracujete — právě toto propojení je nit, která později váže hodiny zpět k fakturovatelné položce.
- Nebo zaznamenejte dodatečně. Zapomněli jste jej spustit? Přidejte záznam ručně se začátkem a koncem. Zaznamenaná hodina a ručně zapsaná hodina jsou pro vše navazující totéž.
- Označte štítky pro kontext. Přidejte štítky jako
deep-workneborevize, abyste čas později seskupili podle tématu nezávisle na tom, ke kterému klientovi nebo projektu patří. (Zda je práce fakturovatelná, je vlastnost úkolu, ne štítek.)
Jedna věc, kterou je dobré vědět předem: záznam propojený s několika úkoly je stále jeden záznam s jedním trváním — jeho propojování nikdy nenásobí vaše hodiny. Můžete tedy propojovat volně, aniž byste nafoukli to, co budete fakturovat.
3. Zjištění, co je fakturovatelné
Než vystavíte fakturu, získejte poctivý součet. Otevřete Statistiky sledování času a nastavte rozsah dat na fakturované období. Seskupte podle úkolu, projektu nebo štítku a uvidíte, kam hodiny skutečně šly. To je vaše kontrola s realitou: číslo, které se chystáte dát na fakturu, by mělo odpovídat tomu, co statistiky ukazují pro práci daného klienta, ne zaokrouhlenějšímu, zbožnému přání.
4. Převod hodin na fakturu
Otevřete formulář nové faktury a vyberte klienta — fakturační údaje, které jste vyplnili v kroku 1, se automaticky zkopírují a kterýkoli z nich můžete pro tuto konkrétní fakturu přepsat.
Přidejte položky. Každá položka má popis, částku, volitelnou daň a volitelné propojení s úkolem. Výběrem úkolu se předvyplní popis, a právě proto se rozdělení na úkoly z kroku 1 tady vyplatí: faktura se čte jako práce, kterou jste skutečně udělali, úkol po úkolu, místo jediné vágní položky „konzultace“. Nastavte číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, měnu a stav.
Úplný přehled jednotlivých polí — proforma vs. plné faktury, platební data QR kódu, sazby daně u jednotlivých položek — najdete v článku Faktury.
5. Dejte faktuře svou značku
Faktura, kterou klient dostane, by měla nést vaše jméno, ne obecnou šablonu. Pokud jste tak ještě neučinili, nastavte si jednorázově značku a fakturační údaje (logo, údaje o firmě, bankovní údaje) a vylaďte šablonu faktury — barvy, popisky, které sekce se zobrazí. Stránka s podrobnostmi zobrazuje živý náhled PDF s vaší skutečnou značkou, takže přesně vidíte, co klient dostane, ještě než cokoli opustí vaše ruce.
6. Odeslání a sledování stavu
Na stránce s podrobnostmi faktury použijte akci Exportovat PDF a zachyťte fakturu v aktuální podobě — každý export je zmrazený k danému okamžiku, takže pozdější úpravy nikdy nepřepíšou kopii, kterou jste už odeslali. Poté ji odešlete akcí E-mail: editor se otevře s načtenou šablonou faktury a vyplněnými údaji klienta a můžete připojit PDF, které jste právě vyexportovali. Odeslaná pošta se zaznamenává na stránce Protokoly e-mailů. Šablonám a přílohám se podrobně věnuje článek Email.
Nyní faktura žije ve vašem postupu. Jak se posouvá ze stavu Odesláno k Zaplaceno, aktualizujte její stav v seznamu nebo na stránce s podrobnostmi. Každá změna se zaznamenává, takže vždy víte, v jaké fázi je která faktura.
7. Uzavření koloběhu
Když dorazí peníze, přesuňte fakturu do stavu s příznakem dokončeno (obvykle Zaplaceno). Právě tento příznak říká Ceumu, že je práce hotová: faktura vypadne z kontrol prodlení a přestane vás upomínat. Pokud nejdřív uplyne datum splatnosti, upozornění ji vyzdvihne, aby vám tiše neproklouzla.
Celý životní cyklus — stavy, upomínky, co znamená „dokončeno“ — popisuje článek Postup fakturace, pokud chcete referenční verzi.
Co získáte
Práce jednoho klienta, zaznamenaná na hodinu, vyfakturovaná jako úkoly, které jste skutečně udělali, odeslaná pod vaší vlastní značkou a označená jako zaplacená — s každým krokem zaznamenaným tak, aby nic nezáviselo na vaší paměti. Projděte si to jednou celé a příště už to půjde samo.