Většina faktury se napíše sama z práce, kterou jste už zaznamenali – který klient, které úkoly, kolik hodin. Jediné číslo, které ze stopek přijít nemůže, je cena hodiny vašeho času. Zadejte je jednou a každá položka faktury vzniklá z naměřené práce dorazí oceněná.
Ceum drží hodinovou sazbu na třech místech: jako výchozí hodnotu u značky, jako vlastní hodnotu u klienta a jako vlastní hodnotu u projektu. Každá z nich je volitelná a tytéž tři úrovně nesou i fakturační měnu. Když položka potřebuje sazbu, čte Ceum nejdřív nejkonkrétnější úroveň a zastaví se u první nastavené.
Tento průvodce nastaví všechny tři v pořadí, které dává smysl – nejdřív výchozí hodnotu, aby vlastních hodnot zůstalo málo –, a pak sazbu dovede až na položku faktury, abyste viděli, odkud se číslo skutečně bere.
Cíl
Jedna sazba, která pokryje většinu vaší práce, krátký seznam záměrných výjimek a položky faktury, které nikdy nemusíte oceňovat ručně.
1. Nastavte výchozí sazbu u své značky
Otevřete Značku a fakturaci a vyplňte Výchozí hodinová sazba. To je výchozí sazba pro každého klienta a každý projekt, který kdy vytvoříte – úroveň, na kterou vše ostatní spadne.
Na témže místě nastavte Fakturační měna: měnu, ve které se vystavují vaše faktury. Ponechte ji na Automaticky a bude sledovat měnu vašeho účtu i při jejích změnách. Nastavení účtu v Obecném nastavení rozhoduje jen o tom, jak se vám peníze v aplikaci zobrazují – pokud přemýšlíte v jedné měně a fakturujete v jiné, druhou otázku uzavírá právě toto pole.
Ani jedno pole nezačíná s hodnotou. Sazba, kterou nikdo nezvolil, by se tiše stala cenou každé hodiny, kterou zaznamenáte, takže nová značka výchozí hodnotu nemá, dokud ji nezadáte.
2. Nastavte vlastní sazbu jednomu klientovi
Klient s jinou dohodou dostane vlastní číslo. Otevřete klienta ze stránky Klienti, najděte ve formuláři v interní sekci pole Hodinová sazba a Fakturační měna a nastavte je tam.
Prázdné pole se sazbou není mezera – znamená „dědit“. Pole to samo pod vstupem uvádí: Dokud je prázdné, dědí 85 z nastavení značky. První volba u výběru měny zní Automaticky (EUR, z nastavení značky). Obě pojmenovávají úroveň, ze které hodnota přichází, takže prázdné pole nikdy není hádanka.
Postranní panel s detailem klienta ukazuje tutéž dvojici jinak: uvádí platnou hodnotu, ať už ji klient nastavil, nebo ji zdědil, s poznámkou, ze které úrovně pochází. Klient účtovaný zděděnou sazbou nemá vypadat jako klient bez sazby.
Zápis vlastní hodnoty u klienta je součástí tarifů Plus a Pro. Její čtení nikoli – viz krok 6.
3. Nastavte vlastní sazbu jednomu projektu
Projekty nesou tutéž dvojici ve formuláři projektu na stránce Projekty a stojí o úroveň níž než klient. Vlastní hodnota projektu přebíjí hodnotu klienta a ta přebíjí výchozí hodnotu značky.
Použijte to na práci, která se v jinak běžném vztahu oceňuje jinak – paušál se slevou, práci mimo pracovní dobu s příplatkem, fázi za pevnou cenu, kterou chcete mít na nule.
Jedno pravidlo stojí za pozornost: projekt může být propojen s několika klienty, takže „klient nad tímto projektem“ je jednoznačný jen tehdy, když je propojení právě jedno. S jedním propojeným klientem ukazuje formulář projektu jako zděděnou hodnotu sazbu tohoto klienta; bez klienta nebo s několika úroveň klienta přeskočí a pojmenuje místo ní výchozí hodnotu značky. Je to pravidlo pouze pro zobrazení – fakturace se to netýká, protože faktura pojmenovává právě jednoho klienta.
4. Vězte, co znamená prázdné pole, nula a nic
Tři stavy vypadají na obrazovce podobně a chovají se úplně jinak.
- Prázdné pole znamená dědit. Úroveň se přeskočí a řetězec pokračuje vzhůru.
0je skutečná nastavená sazba, která znamená neúčtuje se po hodinách. Řetězec zastaví přesně tak, jako by to udělalo85. Klient nastavený na0se účtuje nulou, ne výchozí hodnotou vaší značky – a je to záměr, protože propadnutí k sazbě, kterou jste nastavili před měsíci, by klientovi naúčtovalo práci, o které jste mu řekli, že je zdarma.- Žádná sazba na žádné úrovni se vyřeší jako nic, nikoli jako nula. Pod značkou žádná hodinová sazba na úrovni účtu není, takže řetězec může skutečně dojít. Položka vzniklá z naměřené práce pak dorazí s prázdnou cenou k doplnění, místo aby byla oceněná nulou.
Měna takto nikdy nedojde: pod značkou sedí měna vašeho účtu, která je nastavená vždy, takže se měna vždy vyřeší na skutečný kód.
Při uložení se nic nekopíruje dolů. Klient bez vlastní sazby čte výchozí hodnotu značky pokaždé znovu, takže její změna pohne každým klientem i projektem, který ji dědí.
5. Sledujte, jak se sazba dostane na položku faktury
Vyberte úkoly nebo časové záznamy a použijte akci pro fakturu – celý postup popisuje Fakturujte přímo z úkolů a naměřeného času. Každá položka se ocení řetězcem, který jste právě nastavili:
- Měna se určuje jednou pro celou fakturu, nikdy po položkách. Faktura se vystavuje v jediné měně, takže si položky nesmějí odporovat. Úroveň projektu do tohoto určení vstoupí jen tehdy, když všechny fakturované položky sdílejí jeden projekt.
- Sazba každé položky se určuje samostatně, takže faktura přes dva projekty může nést dvě sazby. Sazbu položky dodává ten projekt, který skutečně vede k fakturovanému klientovi.
- Z hodin se stane množství, zaokrouhlené na dvě desetinná místa; úkol bez naměřeného času začíná na jedné jednotce.
Ručně přidaná položka funguje stejně. Propojení úkolu s položkou ji přepne na hodiny, doplní množství z naměřeného času úkolu a doplní jednotkovou cenu z určené sazby – ale jen tehdy, když položka ještě žádnou cenu nemá, protože číslo, které jste napsali, patří vám.
Obě čísla se zachytí jednou, v okamžiku propojení položky, a dál se jich nikdo nedotkne. Faktura, kterou jste už odeslali, se nesmí změnit jen proto, že někdo k úkolu zapsal další hodinu. Když se úkol posune dál, položce přibude žlutý ovládací prvek Obnovit z úkolu a jeho popisek uvádí, že se úkol od zachycení položky změnil. Jeho stisknutím převezmete aktuální hodiny úkolu a zachycená jednotková cena zůstane přesně tam, kde je, takže obnovení po změně sazby aktualizuje čas, ne cenu. Chcete-li i cenu, přepište jednotkovou cenu sami.
6. Když váš tarif vlastní hodnoty nezahrnuje
Omezení tarifem je tu užší, než vypadá. Výchozí hodnota značky, celý řetězec určování i způsob, jakým se z něj oceňuje položka faktury, jsou v každém tarifu. Tarify Plus a Pro přidávají zápis vlastní hodnoty u klienta nebo u projektu.
Právě tento rozdíl dělá z přechodu na nižší tarif něco vratného, ne past:
- Dříve uložená vlastní hodnota se uplatňuje dál. Klient uložený na 95 se dál účtuje 95.
- Obě pole zůstávají na obrazovce a ukazují uloženou hodnotu, takže vždy vidíte, čím se klient účtuje. Stanou se nečinnými, s popiskem pojmenovávajícím tarif, který je zahrnuje.
- Vymazání je povoleno vždy. Zamčené pole, které vlastní hodnotu skutečně drží, dostane vedle sebe ovládací prvek, který jej vrátí úrovni nad ním, a jako každá jiná úprava se projeví při uložení formuláře. Obě pole se mažou nezávisle, takže můžete zrušit vlastní měnu a sazbu si ponechat.
- Nesouvisející úpravy se dál ukládají. Přejmenování klienta, jehož sazbu změnit nemůžete, odmítnuto není.
Uložení je odmítnuto jen tehdy, když by uloženou vlastní hodnotu změnilo na jinou.
Co získáte
Jedna sazba nahoře, která pokryje běžný případ, hrstka výjimek nastavených přesně tam, kam patří, a měna, která se určuje stejně. Od té chvíle je otázka ceny zodpovězena dřív, než otevřete formulář faktury – vyberete práci a položky z ní vyjdou s hodinami a správnou sazbou už v sobě. Přehled jednotlivých polí najdete v článku Hodinové sazby a fakturační měna.