这是大多数自由职业工作最终归结之事的分步演练：活干完了，现在想为它准确地拿到报酬，然后接着做下一件事。它跟随一项工作，从客户出现的那一刻到其发票被标记为已付款的那一刻，一路显示客户、项目、任务、时间跟踪与开票如何作为一条流水线协同运转，而不是五个各自独立的界面。
不必每次都严格按此顺序操作——但第一次从头到尾走一遍，能让各处的关联一目了然。
目标
按真实记录的工时向客户开票——而不是月底凭记忆拼凑出来的数字——并一眼就能看出该发票是否已付款。
1. 建立客户与工作
从工作服务的对象开始。在新建客户表单上创建客户：起步只需一个名称，不过计费字段（公司名称、税号、地址、邮箱）现在就值得填好，因为它们日后会被复制到每一张发票上。各字段的作用请参阅客户。
通过创建一个项目为工作安个家，再把项目拆分成任务——每个交付物一个，或按你喜欢的方式切分工作。重点不是为记账而记账：任务是记录的时间所附着的对象，也是日后发票明细项目的来源。能记录工时的任务，才是能开票的任务。
若不确定客户、项目与任务之间的关系，你的条目如何相互关联讲清了这一层级。
2. 边做边记录工时
现在开始干活，让时间跟踪随做随记，而不是事后再回溯。
- 运行计时器。 打开时间跟踪，在开始一项任务时启动计时器；切换离开时停止它。把每条记录关联到正在做的任务——这条关联是日后把工时接回可计费明细的那根线。
- 或事后补记。 忘了启动？手动添加一条带起止时间的记录。对下游的一切来说，计时得来的工时与手动补记的工时并无二致。
- 打标签以补充背景。 添加如
deep-work或修订之类的标签，方便日后按主题给时间分组，而与它属于哪个客户或项目无关。（工作是否可计费是任务的属性，而非标签。）
有一点值得先了解：一条关联到多个任务的记录仍然是一条时长为单一值的记录——四处关联绝不会让工时翻倍。所以尽可放心关联，不会虚增你将要开出的账。
3. 看清有哪些可计费
开票之前，先得出一个诚实的总数。打开时间跟踪分析，把日期范围设为你要计费的时段。按任务、项目或标签分组，看清工时实际都花在了哪里。这是你的现实核对：你即将写上发票的数字，应当与分析为该客户工作所显示的相符，而不是一个更圆整、更乐观的数目。
4. 把工时转成发票
打开新建发票表单并挑选客户——你在第 1 步填好的计费信息会自动带入，且可就这一张发票覆盖其中任一项。
添加明细项目。每一行都有描述、金额、选填的税额，以及选填的任务链接。挑选任务会预先填入描述，这正是第 1 步的任务拆分在此处得到回报的原因：你的发票读起来就是你实际做过的工作，一项任务一项任务地列出，而不是一条含糊的“咨询”行。设置发票号码、开具日期与到期日、货币与状态。
逐字段的完整参考——形式发票与完整发票之别、二维码付款数据、逐行税率——请参阅发票。
工时记录下来之后，还有一条更快的路：勾选要开具的任务或时间记录，让 Ceum 把发票拼出来，一项任务一行，小时数也已合计好。直接从任务和已记录时间开具发票讲的正是这条路，细到哪些行会被排除以及为什么。
5. 为发票打上你的品牌
客户收到的发票应当署你的名，而非一个通用模板。若尚未设置，请一次性设好你的品牌与计费信息（标识、公司资料、银行资料），并调整发票模板——颜色、标签、显示哪些区段。详情页会用你的真实品牌显示实时 PDF 预览，因此在任何东西发出之前，你都能看到客户将确切收到的样子。
同一个页面上还有你的默认小时费率，第 4 步中与任务关联的明细行正是按它定价的：一行取项目的费率，没有就取客户的，再没有就取这个默认值。设好一次，算术就不再归你做了。小时费率与开票货币是参考文档，而设置小时费率，让记录的工作自动定价会把整条链条连同按客户和按项目的覆盖值一起走一遍。
6. 发送并跟踪其状态
发票的详情页上有一个导出历史，新建导出会往里添一份 PDF。每一份都冻结在你生成它的那一刻，因此日后的编辑绝不会改写你已发送的副本。
发送是发票列表上的一个行内操作：发送邮件——发票逾期后则读作发送提醒——会打开撰写器，其中已载入你的发票模板并填好客户资料。添加发票 PDF 可附上一份 PDF：挑一份已有的导出，或者生成一份新的。无论哪种方式，这份 PDF 都会保留在发票上。已发送的邮件会记录在邮件日志页面。邮件深入讲解模板与附件。
现在发票已进入你的工作流程。随着它从 已发送 走向 已付款，可从列表或详情页更新其状态。每一次变更都会被记录，因此你始终清楚每张发票的处境。
7. 收尾
款项到账后，把发票移到标记为已结清的状态（通常是 已付款）。这个标记就是告诉 Ceum 工作已完成的信号：发票会从逾期检查中退出，不再催促你，而且 Ceum 会提示记录对应的收入交易。若它先越过了到期日，一条提醒会把它浮现出来，以免悄悄溜走。
整个生命周期——状态、提醒、“已结清”意味着什么——若你想要参考版本，发票工作流程中都有铺陈。
你最终得到什么
一位客户的工作，工时精确到小时，按你实际做过的任务开票，署你自己的品牌发出，并被标记为已付款——每一步都有记录，因此没有一环依赖你的记忆。从头到尾做一次，下一次就成了肌肉记忆。