追蹤時間告訴您發生了什麼。目標則告訴您原本打算發生什麼——每週三十小時的可計費工作、每月在某位客戶上十小時、上線前四十小時——而這正是事後回頭閱讀一週,與在一週仍在進行時掌舵之間的差別。
這份逐步導覽會從頭到尾設定一個目標:數字、節奏、什麼會計入、在截止之前而非之後抵達的那一記提醒,以及每個結束的週期留下的記錄。它假設您已經在記錄時間——沒有這一點,其餘都沒有意義。時間目標屬於 Plus 與 Pro 方案;時間追蹤本身則所有方案皆有,只有疊在其上的目標需要付費。
目標
說出一個小時數與一個週期,由 Ceum 在您工作的同時拿真實記錄的時間與它對照,最後得到一份誠實的達成記錄——一個週期接著一個週期,而不必自己算。
1. 建立目標
從時間追蹤頁面開啟時間追蹤目標,選擇新增目標。三個欄位承載了整個想法:
- 名稱。 用您自己的話寫下要追求的東西——「專注的客戶工作」「Acme 聘金」。
- 目標小時數。 您輸入小時數,半小時也可以:
7.5是合法的答案,40也是。 - 重複。 每週、每月或一次性。重複目標會在每個週期開始時帶著完整的目標值重新開始。一次性目標則在您指定的開始與結束日期之間執行,兩者最多相隔一年。
一週從週一到週日,月份為自然月,兩者都依您的時區計算而非伺服器時區——因此週日晚間的工作階段會歸屬於您所以為的那一週。
重複目標會一直進行,除非您叫它停下。在重複目標上,結束方式是一個開關而非一個日期:維持在永不結束,或設為於指定日期並在最後一天填入該日。目標之後會繼續到在該日之前結束的最後一個完整週期,然後自行暫停。月度目標若被告知在月中停止,會關閉上一個月而不再繼續,因為以不完整的一個月對照整月的目標值,會報出一次其實並未發生的未達成。
2. 收窄它計入的內容
沒有其他設定的目標會計入每一個記錄的小時。若要指向特定對象,請新增條件。每條只指明一樣東西,各種類型可任意混搭,最多疊加二十條:
- 客戶——透過任務與專案連結的任意鏈條通向該客戶的記錄。
- 專案——關聯到該專案某個任務的記錄。
- 任務——該任務及其子任務上的記錄,因為用作容器的任務本身不持有時間。
- 標籤——帶該標籤的記錄。指記錄自身的標籤,而非其任務的標籤。
- 文字——描述中含有您所輸入內容的記錄,不分大小寫。
從第二條條件起,您還要選擇它們如何組合。任一計入符合其中至少一條的記錄——「Acme,或任何帶可計費標籤的內容」。全部只計入每一條都符合的記錄——「既屬於改版、又帶可計費標籤的工作」。只有一條或沒有條件時,兩種設定選出的記錄完全相同,這也是為什麼這項選擇要到有兩條時才出現。
一筆記錄只計入一次,無論它符合多少條條件:在改版上花的一小時,帶可計費標籤、描述為「設計審查」,對同時指明這三者的目標只貢獻一小時,而不是三小時。
有兩個細節決定一筆記錄有多少會被計入。跨越週期邊界的記錄只貢獻落在週期內的那一段,因此從週日晚間延續到週一的工作階段會被拆分到兩週。而仍在執行的計時器會邊跑邊計入,這正是進度條會在您工作時移動的原因。
3. 在您還來得及行動時要求提醒
開啟接近截止時提醒我,Ceum 便會在每個週期寄一封郵件給您,時機是週期幾乎用盡而目標仍未完成之時。同一天需要提醒的多個目標會合併為一封郵件,而非分別寄送;同一個週期內,一個目標絕不會被提醒兩次。
「幾乎用盡」預設指週期的最後五分之一——一週約為一天半,一個月約為六天。若您偏好固定的提前量,可以為目標指定 1 到 27 之間的天數。
同一個門檻驅動其餘一切會出聲的東西:目標的進度條轉為琥珀色、該列出現在鈴鐺與提醒頁面中,郵件也隨之寄出——全都出自同一條規則,因此進度條絕不會在提醒清單說同一個目標一切正常時卻仍是琥珀色。提醒始終是警告,從不表示緊急,而未達成的目標在任何地方都不會被標成紅色;原因見時間追蹤目標。
關閉提醒,目標仍會測算、仍會留下記錄——只是保持安靜,無論數字如何,進度條都維持原本的顏色。若日後想停止郵件而不動目標本身,提醒郵件與報表郵件在通知設定中是各自獨立的類別。
4. 盯著它,並暫停眼下不追的目標
目標頁面上每一列都帶有進度條以及背後的數字——已記錄小時、目標小時與百分比。百分比不設上限:達到 140% 的目標會如實顯示,因為超額完成值得知道。展開某一列可以看到目前週期的日期、何時重設、完整的條件組合,以及它們如何組合。
時間追蹤頁面右側的卡片可在總計與目標之間切換,因此不必離開計時器,就能看著正在進行的工作階段推動進度條。
眼下不追的目標可以暫停。它會變灰、沉到清單底部,並停止告警與提醒——但不會被刪除,歷史記錄也原封不動。暫停的是關注,而非記錄:已暫停的每週目標每週仍會留下一列歷史,否則日後恢復時會留下一個什麼都填不回去的洞。
5. 閱讀已結束的週期
目標歷史是每一個已結束週期的記錄,最新的在前:涵蓋的日期、哪個目標、相對當時生效的目標值記錄了多少小時,以及達成或未達成。未達成的週期是中性徽章而非紅色——它是關於一個已經過去的週期的事實,不是需要處理的事項。
在您依賴這份記錄之前,有兩點值得了解。數字是固定的,不會重新計算:今天調高目標值不會回頭改變上個月是否達成;而條件是連同標籤一起儲存的,因此即使它所指名的客戶或任務已被刪除,該週期仍然讀得懂。
再者,快照不是快取——它就是唯一的副本。已結束的週期無法從它背後的時間記錄重新計算,因為那些記錄未必留存:付費方案會無限期保留記錄的時間,但在 Free 方案上,依資料保留規則,一年之後便會清除。這正是那一列在週期結束的當下就寫下、而不是臨時算出的原因。
已結束的週期也能主動來到您眼前。開啟納入我的報表郵件,每一個週期都會以一列出現在您的報表郵件中,附上小時數與結果——不需要另外設定節奏,因為每週目標按週回報,每月目標按月回報。它們也會出現在時間追蹤報表頁面上,位於您所瀏覽到的那個週期之下。
您最終會得到什麼
一個有意義的數字,在您工作的同時對照真實記錄的時間衡量,在週期還救得回來時送上一記提醒,在救不回來之後留下永久的記錄。設定一個目標只需幾分鐘;此後剩下的只有那個有用的問題——不是「我做了多少小時?」,而是「我趕得上嗎?」。