沒有兩種工作會經歷相同的步驟：設計專案、開發衝刺、寫作流程各有各的階段。這份逐步導覽談的是讓 Ceum 貼合工作，而非把工作硬塞進固定的範本——您將定義一個專案實際擁有的階段與欄位，再把它調出到一張只顯示您今天需要處理之事的看板上。
這番自訂是每種工作只需一次的設定。回報則在此後的每一天：當看板貼合您真實流程的程度足夠高，它便會告訴您下一步該做什麼。
目標
讓 Ceum 反映某個特定專案真正的運作方式——它自己的階段、自己的任務種類、自己的細節——再於一張看板上作業，隱去一切此刻與您無關之事。
1. 定義工作真正擁有的階段
預設工作流程為 待規劃 → 待處理 → 規劃中 → 進行中 → 檢視 → 已完成——一個合理的起點，但大多數工作都有自己的階段。用自訂狀態設定流程真正會用到的那些。
在任務狀態頁面，建立您的流程實際經歷的欄位——就內容專案而言，可能是 構想 → 撰稿 → 編修 → 客戶審閱 → 已發布。旗標承載著超越標籤本身的意義：
- 已解決標示終點階段，好讓 Ceum 得知一項任務已了結（與已付款發票標記為 已結清 是同一概念——同一個旗標，依記錄類型各有說法）。
- 待規劃與需要行動讓應用程式對這些階段作特別處理——浮現需要留意之事，把待規劃項目挪出您的視線之外。
狀態不只用於任務：客戶、專案與發票也各有自己的狀態組，因此每個實體都能經歷對它有意義的階段。
2. 給任務恰當的形態與欄位
對多數專案而言，「任務」是過於粗鈍的工具。任務類型區分工作的種類——文章、錯誤、設計、會議——如此看板才不會是一整面千篇一律的卡片。（值得一提，錯誤 是任務類型，而非狀態——錯誤仍會像其他任何東西一樣經歷您的各個階段。）
接著自訂欄位在內建欄位之上，加上那些只對這個專案要緊、別處用不上的細節：文章的字數、錯誤的嚴重程度、設計任務的網址。它們依任務類型定義——您為某種任務加上它需要的內容；標準欄位始終都在，無法移除。
若這份工作中的任務與專案以特定方式相關——阻擋、依賴於、重複——用關聯類型為這些連結命名，使關聯明確而非只是暗示。
3. 放上看板
階段與形態都定義好後，這份工作會想在流動之際被看見。開啟一張看板：您的自訂狀態化為欄位，任務則是您從一個階段拖往下一個階段的卡片。拖動一張卡片就是在變更它的狀態——看板並不只是流程的檢視，而是您實際運行流程的地方。
每張看板都有自己的組態：顯示哪些狀態欄、是否顯示待規劃欄與已解決欄，以及每張卡片顯示什麼——專案路徑、類型圓點、截止日期、描述、子任務。把它們調到讓看板恰好如這個專案所需那樣寬、那樣詳盡，不多不少。
因為看板屬於您自己，您可以保留好幾張——每個專案一張，或每位客戶一張——並在其間切換。一張為某個專案的階段量身調校的看板，勝過一份通用的待規劃，因為它映照出那個專案實際流動的方式。當沒有帳戶的人需要查看它時，一個分享連結會給對方一份看板——或單一任務——的唯讀檢視，且始終反映其當前狀態。
4. 篩選到只剩此刻要緊之事
一張完整的看板是一幅地圖；一張經篩選的看板則是一項決策。看板組態是它的永久形態，而篩選是疊加其上的臨時鏡片：篩選與排序把看板收窄到您需要著手的那一片——這位客戶、這個任務類型、標記為 緊急 的任務、本週到期的工作——今天不做的那二十件事，於是擋不住您要做的那三件。
篩選條件可以組合，因此「這位客戶處於審核中的設計任務」就是單一而聚焦的檢視。設定符合您當前工作的篩選，看板便不再是一份狀態報表，而開始成為一份工作清單。
您最終會得到什麼
一個按自身條件塑造的專案——真實的階段、有意義的任務類型、真正要緊的欄位——運行在一張您能篩選到恰好只剩今日工作的看板上。設定的成本只付一次；此後看板會持續告訴您下一步該做什麼，因為它終於貼合工作流動的方式。