這是大多數自由工作最終歸結之事的逐步導覽：工作已經完成，現在只想準確地收到款項，然後繼續下一件事。它跟著單一一份工作，從客戶出現的那一刻，走到發票標記為已付款的那一刻，沿路可見客戶、專案、任務、時間追蹤與發票如何組成一條完整流程，而非五個各自獨立的畫面。
不必每次都完全依照這個順序作業——但第一次操作時，從頭到尾走一遍能讓各環節的關聯一目了然。
目標
依真實、追蹤到的工時向客戶請款——而非月底憑記憶拼湊出的數字——並一眼就能得知該發票是否已付款。
1. 建立客戶與工作
先從這份工作為誰而做開始。在新客戶表單建立客戶：只要有名稱即可起步，不過計費欄位（公司名稱、稅號、地址、電子郵件）值得現在就填好，因為日後會複製到每一張發票上。各欄位的作用請參閱客戶。
建立一個專案，為這份工作安個家，再把專案拆成一個個任務——每個交付項目一個，或依您偏好的方式切分。重點不在於為記帳而記帳：任務是追蹤工時所依附的對象，日後也是發票明細項目的來源。能追蹤工時的任務，就是能請款的任務。
若不確定客戶、專案與任務之間如何關聯，您的項目如何連結已說明這層層級。
2. 一邊工作一邊追蹤工時
現在開始工作，讓時間追蹤在過程中即時記錄，而非事後回頭拼湊。
- 啟動計時器。 開啟時間追蹤，在著手某項任務時啟動計時器，切換去做別的事時停止。將每筆記錄連結到正在進行的任務——這個連結就是日後把工時繫回可計費明細的那條線。
- 或事後補登。 忘了啟動？手動新增一筆記錄，填入起訖時間。對後續一切而言，追蹤到的工時與手動補登的工時並無二致。
- 加上標籤以標示脈絡。 可加上如
deep-work或修訂之類的標籤，以便日後依主題將時間分組，而與其屬於哪個客戶或專案無關。（工作是否可計費是任務的屬性，而非標籤。）
有一件事值得先了解：連結到多個任務的一筆記錄，仍然是單一一筆、單一時長的記錄——四處連結絕不會讓工時倍增。因此可以放心連結，不會膨脹您要請款的金額。
3. 看清哪些可計費
開立發票前，先取得一個誠實的總計。開啟時間追蹤分析，將日期範圍設為要請款的期間。依任務、專案或標籤分組，看看工時實際上花到哪去了。這是您的現實核對：即將填進發票的數字，應與分析呈現的該客戶工作時數相符，而非一個湊得更整、一廂情願的數字。
4. 把工時轉成發票
開啟新發票表單並挑選客戶——您在步驟 1 填入的計費資料會自動複製過來，且可針對這一張發票覆寫其中任何一項。
新增明細項目。每個項目都有描述、金額、選填的稅額，以及選填的任務連結。挑選任務會預先填入描述，這正是步驟 1 的任務拆分在此發揮作用之處：您的發票會逐一任務地呈現實際完成的工作，而不是一行含糊的「顧問服務」。設定發票號碼、開立日期與到期日、貨幣與狀態。
完整的逐欄位參考——預估發票與完整發票之別、QR 碼付款資料、逐項稅率——請參閱發票。
工時記錄好之後還有一條更快的路徑：勾選要請款的任務或時間記錄，交由 Ceum 組出發票，每個任務一行，時數已經加總完成。直接從任務與已記錄時間開立發票涵蓋這條路徑，細到哪些列會被略過、以及為什麼。
5. 為發票加上您的品牌
客戶收到的發票應帶有您的名號，而非千篇一律的範本。若尚未設定，請一次設好您的品牌與計費資訊（標誌、公司資料、銀行資料），並調校發票範本——顏色、標籤、要顯示哪些區段。詳細頁面會以您真實的品牌顯示即時 PDF 預覽，因此在任何東西送出之前，就能確切看到客戶將收到的樣貌。
同一個頁面也存放您的預設小時費率，而步驟 4 中那些連結任務的明細正是依它定價：一行明細取用專案的費率，沒有的話取客戶的，再沒有就取這個預設值。設定一次，那些算術就不再是您的事。小時費率與開立發票貨幣是參考文件，而設定您的小時費率會帶您走完整條鏈，含逐客戶與逐專案的覆寫。
6. 寄出並追蹤狀態
發票的詳細頁面保有一份匯出歷史記錄，而新增匯出會在其中加入一份 PDF。每一份都凍結於您製作它的那一刻，因此日後的編輯絕不會改寫您已寄出的副本。
寄送是發票清單上的列動作：傳送電子郵件——發票逾期後則顯示為傳送提醒——會開啟撰寫器，載入您的發票範本並填好客戶資料。新增發票 PDF可附加一份：挑選既有的匯出檔，或產生一份新的。無論哪種方式，該 PDF 都會保存在發票上。已寄出的郵件會記錄在電子郵件紀錄頁面。電子郵件深入說明範本與附件。
現在這張發票已納入您的工作流程。當它從 已寄送 邁向 已付款，可從清單或詳細頁面更新其狀態。每一次變更都會被記錄，因此您始終清楚每張發票的狀態。
7. 收尾
款項到帳後，將發票移至標記為 已結清 的狀態（通常是 已付款）。這個旗標正是告訴 Ceum 工作已了結的依據：發票會退出逾期檢查，不再向您嘮叨，而且 Ceum 會提示記錄對應的收入交易。若它先超過到期日，提醒會將其浮現，以免悄悄溜過。
整個生命週期——狀態、提醒、「已結清」的意涵——若您想要參考版本，發票工作流程都已闡述清楚。
您最終會得到什麼
一份客戶工作，精確追蹤到每一小時，以您實際完成的任務逐一請款，以您自己的品牌寄出，並標記為已付款——每一步都有記錄，讓一切都不必仰賴您的記憶。從頭到尾走一遍，下一次就成了肌肉記憶。