本文介绍 Ceum 中发票的典型生命周期，从一次性设置到付款后的收尾。
1. 准备
在开具第一张发票之前：
- 品牌与计费信息——打开品牌发票并填写公司名称、税号、银行资料、地址、联系方式，以及（选填）标识。请参阅品牌发票。
- 发票模板——打开发票模板页面。首次访问时会创建合理的默认值；调整颜色、标签文字与版式，然后保存。请参阅发票模板。
- 状态——在发票状态页面定义你的生命周期（请参阅自定义状态）。至少将一个状态标记为已结清——Ceum 便据此得知发票已付款。
- 默认税率——在品牌与开票中设置；它会预填新明细项目的税率。
- 开票货币——同样在品牌与开票中。发票以此货币开具，它与常规设置中的显示货币是两回事。在 Plus 和 Pro 方案中，个别客户与项目可以覆盖它。
- 邮件模板——打开邮件模板页面并自定义发票发送模板。可用变量包括客户名称、发票号码、金额、货币、到期日与你的名称。以相同方式自定义逾期提醒模板；它还额外提供逾期天数变量。
2. 创建发票
打开新建发票表单并填写：
- 发票信息——发票号码（你的会计参考）、开具日期、到期日、状态、货币与类型（
full或proforma）。货币起始为自动，跟随你选择的客户或项目；标签会标明它来自哪一个。自行选择币种即可固定。 - 客户信息——挑选一位客户。创建发票时，计费字段（公司名称、税号、银行资料、客户地址、客户邮箱）会从该客户复制过来。可逐张发票覆盖其中任一项。
- 明细项目——每个项目都有描述、金额、选填的数量与单价、选填的税额（固定金额）或税率（百分比），以及选填的任务链接。挑选任务会预先填入描述，并将该行切换为按时间计费：小时数取自任务的跟踪时间，费率取自你的小时费率。参见发票。
- 二维码数据——选填；若模板的二维码区段已启用，便会显示在 PDF 上。
- 标签——选填。
保存。发票会获得类似 I-7 的 ID。
3. 预览 PDF
详情页会使用你的默认发票模板与真实品牌信息显示实时 PDF 预览。若要预览其他模板，可临时将默认切换为该模板。
4. 生成并保存 PDF
使用详情页上的导出 PDF操作。每次导出都会捕获发票在当下的确切样貌，因此日后的编辑绝不会改变过往的导出。已保存的导出可从详情页持续下载，并可在需要新副本时随时重新导出。
5. 邮件发送
从详情页使用邮件。撰写器打开时会载入发票发送模板，并从发票填入其变量。可附加你已导出的 PDF，或当场新生成一份。已发送的邮件会记录在邮件日志页面。
6. 跟踪状态
当发票在你的工作流程中推进时（通常为 草稿 → 已发送 → 已付款 或类似），可从详情页或列表更新状态。每次状态变更都会记录在实体变更日志中，含变更者与时间。
7. 结清发票
将发票移至标记为已结清终态的状态。一旦结清，该发票便会：
- 不再出现在逾期检查中。
- 不再浮现于提醒中——若你之前标记过它，也包括“已标记发票”这一类。
- 留在列表中（按状态筛选即可找到已结清的发票）。
记录收入
结清发票时会询问是否记录对应的收入交易。无论你在哪里做这项更改——发票表单、列表上的状态单元格、详情页的状态行，还是批量编辑——都会出现该确认框，并带有一个勾选项：
- 确认按勾选项的状态保存发票。
- 取消不保存任何内容，编辑保持打开，以便改选其他状态。
勾选项的初始状态来自品牌与开票 → 付款与开票中的发票结清时记录收入，但对该张发票而言，你在对话框中的选择优先。批量编辑时你为整批回答一次，审核步骤会说明这适用于多少张发票。
该交易由发票推导而来：其总额（当行项目带税时拆分为净额与税额）、币种、客户与项目，以及标签，描述为发票编号，日期为今天。若款项在其他日期到账或金额不同，事后像编辑其他交易一样修改即可。
一张发票最多记录一笔结清交易。将其移出结清状态再移回，不会记录第二笔——若要撤销该记录，请删除该交易。
MCP 工具与 CLI 从不显示确认框。它们直接遵循该设置。
8. 逾期与提醒
当发票的到期日已过且不处于已结清状态时，便计为逾期。逾期发票在列表上以红色突出显示，并浮现于提醒与提醒铃铛中。
若要发送提醒，使用邮件并载入逾期提醒模板；逾期天数值会从发票的到期日填入。提醒一律由你自行发送——Ceum 不会按计划自动发送。
9. 取消或作废
并没有内置的作废状态。若要作废发票：
- 创建一个开启已结清的“已作废”状态（如此便会从逾期中排除）。将发票移入该状态时，请不要勾选记录收入——作废的发票从未收到过款项。
- 将发票移入其中。
- 选填，为发票添加一条说明性的旗标备注。
也可直接从发票的详情页将其删除。删除发票也会一并移除其导出与邮件附件。
从任务和已记录时间开票
不必一个字段一个字段地拼出发票，可以直接从工作本身开始。创建发票接受一批选中的任务或时间记录，判断它们属于哪个客户，然后打开已经填好的这张表单——每个任务一行，已记录的小时数作为数量，解析出的小时费率作为单价。在你保存表单之前，什么都不会写入。参见从任务和已记录时间开票。
在移动设备上
- 查看、创建与编辑发票——列表与表单均可使用，并附原生日期与选择控件。
- 邮件发送发票——将已导出的发票 PDF 附加到外发邮件。
- 模板编辑仅限网页——设计发票模板（颜色、版式、标签）在移动应用上无法使用——请从网页应用管理。PDF 预览与导出同样仅限网页。