项目将工作组织成具名的集合。它们可以关联至任意数量的客户,或保持“浮动”(不关联任何客户)——例如由两个客户共用的项目(如分摊的固定服务费)会同时连接至两者。任务、文档、发票,以及——通过任务——时间记录都依附于项目,而你可以用自行定义的关系类型将相关项目连接在一起。
你可以做什么
在项目页面浏览所有项目,行可展开以显示详情,你可以按客户、状态与标签筛选,逾期或已标记的项目会被高亮。客户列会将每个已连接的客户列为可点击的标签,当数量较多时会折叠为可点击的“+N”。标记为内部的项目会在名称旁带有房子图标。使用双栏表单创建新项目,并可内嵌添加客户、任务与关系。打开某个项目可查看其基本信息、状态、附带“连接现有”链接器的内嵌任务列表、其关系,以及相关文档。从那里可以编辑任何字段或打开其完整的编辑历史。
每个项目都会获得类似 P-7 的 ID,并按数值排序。
你要填写的字段
- 名称——必填,每个工作区内须唯一(最多 500 个字符)。
- 描述——选填(最多 50,000 个字符)。
- 客户——选填,且可选择多个。从选择器逐一添加;以标签上的 × 移除某一个。留空会使项目成为浮动项目。
- 状态——必填,取自自定义状态。当项目移至标记为已完成的状态时,Ceum 会记录其完成的时间。
- 开始日期——选填。在创建表单上默认为你所在时区的今天。
- 结束日期——选填。若两个日期均已设定,结束日期不得早于开始日期。
- 小时费率——可选覆盖,是品牌 → 客户 → 项目链条中最具体的一级。留空即继承;字段会显示继承的值以及来源层级。当项目恰好关联一个客户时,它继承该客户的费率;没有客户或关联多个客户时,则继承自品牌与开票,因为没有唯一的上级可以继承。
- 开票货币——可选覆盖,继承方式相同。此项目的新发票以此货币为起点。
- 预算——项目的可选支出上限,以项目的开票货币计(继承时则为你的账户货币)。留空表示没有预算。零是一个真实的值,表示该项目根本不应开票。设有预算时,项目侧边栏会显示一条进度条:低于 80% 为品牌色,从 80% 起为黄色,用尽后为红色,且无论超出多少都不会超过 100%。
- 静音预算提醒——设定预算后出现。让该项目不再出现在预算提醒中,同时保留其预算、进度条,以及标记与结束日期提醒。清除预算也会清除静音。
- 内部项目——选填的开关,将项目标示为自有工作而非为客户所做的工作。它只是一个标签:内部项目的提醒、开票与报表与其他项目完全相同。项目列表中的名称旁以及项目自己的页面上会出现一个房子图标,将鼠标悬停其上会说明该项目已标记为内部项目。
- 标签——选填;尚未在你的标签库中的标签名称会自动创建。
- 已标记 + 标记描述——选填的开关(描述最多 500 个字符),用以将项目标示为需关注。已标记的项目会在列表中被高亮,并出现在提醒中,其描述会作为原因显示。
工作流程
创建项目
- 打开新项目表单。
- 输入名称。可选择添加一个或多个客户;留空则为浮动项目。
- 选择状态;若已知,设定开始/结束日期。
- 可选择在表单底部内嵌添加任务,并设置项目对项目的关系。
- 保存。项目会以下一个 ID 落在其各个客户的项目列表底部(或浮动分组中)。
更新项目
使用编辑,更改任何字段后保存。更改会连同其更改前/后的值记录于变更日志。表单会在你离开有未保存编辑的页面前提示你。
删除项目
在项目的详情页面或编辑页面使用删除按钮,然后确认。删除项目会将其从所连接的任何任务、客户、发票与文档中移除——那些项目会保留;只是失去这个项目。请参阅提示与边界情况。
在客户内重新排序项目
在客户的详情页面上,拖动项目以设定其顺序。顺序是按客户分别保留的,因此你只能在单个客户内重新排序项目——而由多个客户共用的项目会在各客户的列表中保有独立的位置。
标记项目
使用行的操作菜单或详情页面上的标记按钮,将项目标示为需关注,并可选择性地添加原因。已标记的行会在列表中被高亮。
状态工作流程
项目从自定义状态获取状态,并在项目状态中配置。每个状态带有以下设置:
- 已完成——当项目移入此状态时,Ceum 会记录其已完成;移出则会清除。
- 待规划——通常用于从默认视图中隐藏低优先级的项目。
- 已启用、顺序与颜色——控制可见性与呈现方式。
没有强制的工作流程;你可以自由地在各状态之间移动项目。
项目对项目的关系
关系类型在项目关系中按工作区定义。每种类型都有名称、颜色与顺序。关系具有方向(从一个项目指向另一个),对于相同的配对与类型不可重复,且项目不能连接至自身。关于面向用户的概念请参阅实体关系,要配置类型列表请参阅项目关系。
它如何与 Ceum 的其余部分连接
- 客户——一个项目可同时隶属于多个客户,或不隶属任何客户。它会出现在每个已连接客户的内嵌项目列表中。
- 任务——一个任务可隶属于多个项目,包括这一个。详情页面会内嵌列出项目的任务,并包含一个“连接现有”选择器,用以附加浮动任务。删除项目会将其从任务中移除,但任务本身会保留在原处。 每一行都可以取消关联(任务从此项目分离,任务及其他项目保留)或删除(销毁任务本身,并先询问如何处理记在其上的时间)。
- 文档——项目的相关文档会以只读方式出现在其详情页面;完整管理位于文档。删除项目会保留其文档,但取消其连接。
- 发票——发票可引用项目。项目详情页面上没有专属面板;请改用项目筛选发票列表。针对某个项目开具的发票,连同关联到该项目的收入交易,正是消耗其预算的部分——计入的是开票,而非客户是否已付款。
- 时间记录——通过任务连接。项目的跟踪时间总计会加总其任务上的时间,即使某笔记录跨越多个项目中的任务,也只计算一次;只有按项目分项的明细可能加总高于整体总计。
- 标签——与 Ceum 各处的标签系统共用。
- 提醒——已标记的项目、结束日期已过的项目,以及已使用预算达 80% 或以上的项目,会在列表中被高亮并出现在提醒中。它们都会在项目进入标记为已完成的状态后停止。
- 变更日志——每项字段更改都会连同操作者、时间戳与更改前/后的值一并记录。
详情页面上的汇总
详情侧边栏会显示该项目的只读汇总,按你的整个账户计算,而非仅按屏幕上的行:
- 总工时,分为可计费与不可计费。当某条记录关联的第一个任务,其任务类型被标记为可计费时,该时间即计为可计费;其余均计为不可计费。正在运行的计时器不计入——其时长仍在变动。
- 已开票(已付)与已开票(未付)——处于标记为已完成状态的发票,以及其余全部。
- 其他收入——关联到该项目的收入交易,即未经发票的款项。
- 支出——关联到该项目的支出交易。
金额会换算成你的账户货币显示,各货币的明细见工具提示。若无可用汇率,则按货币分别列出,而不合并相加。
这些数字是推导得出的,因此此处无可编辑——请更改其来源的发票、交易或时间记录。
导入与导出
- 导入——在项目导入页面从 CSV 或 XLS 文件导入项目。必填列:名称与状态。选填:描述、客户(按名称匹配,忽略大小写,若找到会自动连接)、开始日期、结束日期与标签。导入后,你可以在同一个向导中将孤立的任务连接至新创建的项目。请参阅导入 CSV。
- 导出——在项目导出页面选择列(名称、描述、客户、标签、状态、日期、任务列表/数量)与格式(CSV、XLS 或 PDF)。请参阅导出数据。
- 批量编辑 — 在列表中选中项目,即可一次编辑或删除。参见批量编辑。重新排序仍仅支持在单个客户内进行。
提示与边界情况
- 浮动项目。 没有客户的项目是有效的,且对于与客户无关的工作(内部研发、运营、基础设施)很有用。
- 共用项目。 一个项目可同时隶属于多个客户;移除其中一个客户(或删除该客户)会保留项目与其余客户的连接,而不再有任何客户的项目则直接成为浮动项目。
- 删除是取消连接,不会级联影响任务。 删除项目会移除其自身的关系,并将其与任务、客户、发票及文档分离——这些全部会保留。不再有任何项目的任务会成为浮动任务,而不会被删除。
- 结束日期须晚于开始日期。 颠倒的日期会被拒绝。
- 每个工作区内名称须唯一。 在你的工作区内,两个项目不能共用同一个名称。
- 零预算不等于没有预算。 留空表示项目没有上限;零表示根本不应开票,因此任何开票都会让它完全超出。
- 计算预算时会换算货币。 以其他货币开具的发票与收入,会按最新汇率换算成项目的货币。若缺少汇率,无法换算的金额会被排除,侧边栏会予以说明,而不是悄悄地一比一相加。