Dokumentit ovat Markdown-muistiinpanoja, jotka voit tallentaa, linkittää mihin tahansa määrään asiakkaita ja projekteja, tunnistaa ja viedä PDF-muotoon. Aina kun muutat sisältöä, aiempi versio arkistoidaan automaattisesti, jotta voit katsoa taaksepäin tai palauttaa sen – katso Dokumenttien versiointi.
Mitä voit tehdä
Selaa kaikkia dokumenttejasi Dokumentit-sivulla tekstihaun ja tunnistesuodattimien avulla, ja luo uusi dokumentti milloin tahansa. Avaa dokumentti lukeaksesi sen koko sisällön, ja käytä sitten siellä olevia toimintoja muokataksesi sitä, katsoaksesi sen versiohistoriaa, viedäksesi sen PDF-muotoon tai poistaaksesi sen.
Jokainen dokumentti saa tunnuksen, kuten D-7. Voit muuttaa kirjainalkuosaa kohdassa Yleiset asetukset.
Myös se, kuinka monta dokumenttia tili voi sisältää, on tilauskohtaisesti rajattu. Rajan täyttyminen estää uuden luomisen, kunnes poistat jonkin tai siirryt ylempään tilaukseen – Tilaus ja laskutus luettelee rajan kullekin.
Kentät, jotka täytät
- Nimi – pakollinen, dokumentin otsikko.
- Sisältö – pakollinen Markdown-teksti.
- Kuvaus – valinnainen tiivistelmä, näytetään sisällön yläpuolella tietosivulla.
- Asiakkaat – valinnaiset linkit; dokumentti näkyy tällöin kunkin linkitetyn asiakkaan liittyvissä dokumenteissa.
- Projektit – valinnaiset linkit; dokumentti näkyy kunkin linkitetyn projektin liittyvissä dokumenteissa.
- Tunnisteet – valinnaiset, jaettu muun Tunnisteet-järjestelmän kanssa.
Kirjoittaminen editorissa
Editorissa on kaksi tilaa: WYSIWYG-rikastekstieditori (oletus) ja raaka Markdown-tekstialue. Vaihda niiden välillä editorin työkalupalkin kytkimellä – kirjoita visuaalisesti tai siirry Markdown-lähdekoodiin, kun tarvitset sitä. Kummassakin tapauksessa sisältö tallennetaan Markdown-muodossa. Vinokomentoja, upotettua mediaa tai kuvien lähetyksiä ei ole. Sisältö on pakollinen; kaikki muu on valinnaista.
Luettelo
Dokumenttiluettelo näyttää tunnuksen, nimen (kuvaus alaotsikkona), asiakkaat, projektit, tunnisteet ja viimeisimmän päivityspäivän. Asiakkaat- ja projektit-sarakkeet luettelevat jokaisen linkitetyn entiteetin napsautettavina linkkeinä, ja ”+N”-ylivuoto näkyy, kun niitä on enemmän kuin mahtuu. Voit hakea nimestä, kuvauksesta ja sisällöstä sekä suodattaa tunnisteilla (dokumentilla on oltava kaikki valitsemasi tunnisteet). Valitse 50, 100 tai 200 dokumenttia sivua kohden.
Luettelo ei tarjoa asiakas- tai projektisuodattimia suoraan – nähdäksesi tietyn asiakkaan tai projektin dokumentit avaa kyseinen asiakas tai projekti ja käytä sen liittyvien dokumenttien luetteloa.
Tietosivu
Dokumentin tietosivu näyttää otsikon, kuvauksen, kaikki linkitetyt asiakkaat ja projektit napsautettavina niminä, tunnisteet, viimeisimmän päivitysajan ja koko sisällön. PDF-vientien osio luettelee kaikki luomasi PDF-tiedostot. Täältä voit Muokata, katsoa Historiaa, Poistaa tai Sulkea.
Työnkulut
Dokumentin luominen
- Avaa uuden dokumentin lomake.
- Anna nimi ja kirjoita sisältö Markdownina.
- Linkitä valinnaisesti yksi tai useampi asiakas ja projekti sekä lisää tunnisteita.
- Tallenna. Dokumentti saa seuraavan tunnuksen.
Dokumentin päivittäminen
Käytä Muokkaa, tee muutoksesi ja tallenna. Jos sisältö todella muuttui, aiempi versio arkistoidaan ennen kuin uusi sisältö ottaa sen paikan. Pelkän nimen, kuvauksen, asiakkaiden, projektien tai tunnisteiden muokkaaminen ei luo uutta versiota.
Vienti PDF-muotoon
Käytä Vie PDF -toimintoa tietosivulla. Jokainen vienti taltioi dokumentin täsmälleen sellaisena kuin se oli sillä hetkellä – nimi, sisältö, tunnisteet ja linkitetyt asiakkaat/projektit – joten myöhemmät muokkaukset eivät koskaan muuta aiempaa vientiä. Vientiosio luettelee jokaisen PDF:n kokoineen ja päivämäärineen; lataa tai poista niitä yksitellen. PDF sisältää dokumenttitekstin sellaisena kuin se oli luotaessa; se ei sisällä versiohistoriaa.
Miten se liittyy muuhun sovellukseen
- Asiakkaat ja projektit – dokumentti linkittyy mihin tahansa määrään asiakkaita ja projekteja (kaikki valinnaisia). Se näkyy kunkin linkitetyn asiakkaan ja projektin liittyvissä dokumenteissa. Jos poistat yhden noista asiakkaista tai projekteista, dokumentti säilyy – se vain menettää kyseisen yhden linkin.
- Tunnisteet – jaettu sovelluksen laajuisen tunnistejärjestelmän kanssa.
- Historia – dokumenttimuokkauksia seurataan versiotilannekuvilla, ei yleisen Entiteetin muutoslokin kautta; katso Dokumenttien versiointi.
Vinkit ja erikoistapaukset
- Poisto on pysyvä. Dokumentin poistaminen poistaa myös sen versiohistorian ja viedyt PDF-tiedostot – roskakoria ei ole.
- Dokumentit tallennetaan Markdownina. Voit muokata niitä visuaalisesti rikastekstitilassa tai raakana Markdownina, mutta upotettua mediaa tai erillisiä kuvien lähetyksiä ei ole.
- Versiointi tapahtuu vain sisältömuutoksissa. Dokumentin uudelleennimeäminen, tunnisteiden muuttaminen tai uudelleenlinkittäminen ei luo versiotilannekuvaa.
- Ei kenttätason muutoslokia. Dokumenteille versioaikajana on historiapinta – kuka-muutti-mitä-auditointijälkeä ei ole.
Mobiilissa
- Luo ja muokkaa dokumentteja natiivissa pohjalevylomakkeessa. Välimuistissa olevat dokumentit pysyvät luettavina offline-tilassa, mutta luominen ja muokkaus vaativat yhteyden – offline-tilassa voi muuttaa vain tilitapahtumia ja aikakirjauksia. Katso Offline-tuki.
- Voit lukea dokumentin ja viedä sen PDF-muotoon (jaettu natiivin jakolevyn kautta), mutta versiohistoria ja palautus ovat vain verkossa.