Los documentos son notas en Markdown que puedes almacenar, vincular a cualquier número de clientes y proyectos, etiquetar y exportar como PDF. Cada vez que cambias el contenido, la versión anterior se archiva automáticamente para que puedas consultarla o restaurarla — consulta Versionado de documentos.
Qué puedes hacer
Examina todos tus documentos en la página Documentos con búsqueda de texto y filtros por etiqueta, y crea un nuevo documento en cualquier momento. Abre un documento para leer su contenido completo y usa las acciones que hay allí para editarlo, ver su historial de versiones, exportarlo a PDF o eliminarlo.
Cada documento recibe un ID como D-7. Puedes cambiar el prefijo de letra en Ajustes generales.
Cuántos documentos puede contener una cuenta también depende del plan. Al alcanzar el límite no puedes crear otro hasta que elimines uno o subas de plan — Plan y facturación indica el límite de cada uno.
Campos que rellenas
- Nombre — obligatorio, el título del documento.
- Contenido — texto en Markdown obligatorio.
- Descripción — resumen opcional, que se muestra sobre el contenido en la página de detalle.
- Clientes — vínculos opcionales; el documento aparece entonces en los documentos relacionados de cada cliente vinculado.
- Proyectos — vínculos opcionales; el documento aparece en los documentos relacionados de cada proyecto vinculado.
- Etiquetas — opcionales, compartidas con el resto de Etiquetas.
Escribir en el editor
El editor tiene dos modos: un editor de texto enriquecido WYSIWYG (el predeterminado) y un área de texto Markdown sin formato. Cambia entre ellos con el conmutador de la barra de herramientas del editor — escribe de forma visual, o baja al código Markdown cuando lo necesites. En cualquier caso, el contenido se almacena como Markdown. No hay comandos de barra, contenido multimedia incrustado ni subida de imágenes. El contenido es obligatorio; todo lo demás es opcional.
La lista
La lista de documentos muestra el ID, el nombre (con la descripción como subtítulo), los clientes, los proyectos, las etiquetas y la fecha de última actualización. Las columnas de clientes y proyectos enumeran cada entidad vinculada como enlaces en los que puedes hacer clic, con un desbordamiento «+N» cuando hay más de los que caben. Puedes buscar por nombre, descripción y contenido, y filtrar por etiquetas (un documento debe llevar todas las etiquetas que elijas). Elige 50, 100 o 200 documentos por página.
La lista no ofrece filtros directos por cliente o proyecto — para ver los documentos de un cliente o proyecto concreto, abre ese cliente o proyecto y usa su lista de documentos relacionados.
La página de detalle
La página de detalle de un documento muestra el título, la descripción, todos los clientes y proyectos vinculados como nombres en los que puedes hacer clic, las etiquetas, la hora de última actualización y el contenido completo. Una sección de exportaciones a PDF enumera los PDF que hayas generado. Desde aquí puedes Editar, ver el Historial, Eliminar o Cerrar.
Flujos de trabajo
Crear un documento
- Abre el formulario de nuevo documento.
- Introduce un nombre y escribe el contenido como Markdown.
- Opcionalmente, vincula uno o más clientes y proyectos, y añade etiquetas.
- Guarda. El documento recibe el siguiente ID.
Actualizar un documento
Usa Editar, haz tus cambios y guarda. Si el contenido cambió realmente, la versión anterior se archiva antes de que el nuevo contenido ocupe su lugar. Editar solo el nombre, la descripción, los clientes, los proyectos o las etiquetas no crea una nueva versión.
Exportar a PDF
Usa la acción Exportar PDF en la página de detalle. Cada exportación captura el documento exactamente como estaba en ese momento — nombre, contenido, etiquetas y clientes/proyectos vinculados — de modo que las ediciones posteriores nunca cambian una exportación pasada. La sección de exportaciones enumera cada PDF con su tamaño y su fecha; descárgalos o elimínalos individualmente. El PDF contiene el texto del documento tal como estaba cuando se generó; no incluye ningún historial de versiones.
Cómo se conecta con el resto de Ceum
- Clientes y proyectos — un documento se vincula a cualquier número de clientes y proyectos (todos opcionales). Aparece en los documentos relacionados de cada cliente y proyecto vinculado. Si eliminas uno de esos clientes o proyectos, el documento permanece — solo pierde ese vínculo.
- Etiquetas — compartidas con el sistema de etiquetado de todo Ceum.
- Historial — las ediciones de documentos se registran mediante instantáneas de versión, no mediante el Registro de cambios de entidades general; consulta Versionado de documentos.
Consejos y casos límite
- La eliminación es permanente. Eliminar un documento también elimina su historial de versiones y los PDF exportados — no hay papelera.
- Los documentos se almacenan como Markdown. Puedes editarlos visualmente en el modo de texto enriquecido o en Markdown sin formato, pero no hay contenido multimedia incrustado ni subidas de imágenes independientes.
- El versionado solo se ejecuta con los cambios de contenido. Renombrar, reetiquetar o revincular un documento no crea una instantánea de versión.
- No hay registro de cambios a nivel de campo. Para los documentos, la cronología de versiones es la superficie del historial — no hay un rastro de auditoría de quién cambió qué.
En el móvil
- Crea y edita documentos en un formulario nativo de hoja inferior. Los documentos en caché se pueden leer sin conexión, pero crear y editar requieren conexión: solo las transacciones y los registros de tiempo se pueden cambiar sin conexión. Consulta Soporte sin conexión.
- Puedes leer un documento y exportarlo a PDF (compartido a través de la hoja de compartir nativa), pero el historial de versiones y la restauración solo están disponibles en la web.