Estados personalizados

Defines tus propios estados para cada tipo de registro, de modo que cada entidad pueda seguir un ciclo de vida que coincida con tu forma real de trabajar. Los estados también gobiernan varios comportamientos en otras partes de Ceum: las columnas del kanban, la lógica de vencimiento, la página de alertas y los seguimientos de clientes.

Los estados, los tipos de tarea y los tipos de relación se apoyan todos en un mismo sistema de configuración compartido, así que el editor, la ordenación, el color, la activación/desactivación y el comportamiento de reasignar antes de eliminar funcionan igual en los tres casos.

Dónde configurarlos

Cada tipo de registro tiene su propia página de estados, todas con el mismo editor:

• Clientes — Estados de cliente.
• Proyectos — Estados de proyecto.
• Tareas — Estados de tarea.
• Facturas — Estados de factura.

Campos básicos (todos los tipos de registro)

Cada estado tiene:

• ID del estado — un identificador corto usado en exportaciones e importaciones (p. ej. proposal, paid). Puedes cambiarlo, pero cada uno debe ser único dentro de su tipo de registro.
• Nombre — la etiqueta visible.
• Descripción — texto de ayuda opcional.
• Color — color opcional para las insignias y las columnas del kanban.
• Orden — posición en los desplegables, los filtros de listas y las columnas del kanban.
• Activado — cuando está desactivado, el estado se oculta de los selectores pero se conserva para los registros que ya lo usan.

Opciones por tipo de registro

Algunos indicadores solo importan en ciertos registros:

• Estado final (proyectos, tareas, facturas) — marca el estado como el final del recorrido. Cada tipo de registro lo expresa a su manera, así que el interruptor se llama de forma distinta según la página de estados en la que estés:

  Tipo de registro	El interruptor dice
  Facturas	Estado liquidado
  Proyectos	Estado finalizado
  Tareas	Estado resuelto

  Es un único ajuste con un único significado, y afecta a:

  • La visibilidad de las columnas del kanban para las tareas (consulta Kanban de tareas).
  • La lógica de vencimiento: una factura liquidada o una tarea resuelta nunca está vencida.
  • La página de alertas: los registros en un estado final no se muestran, tanto si estaban vencidos como si estaban marcados.
  • Solo en facturas: mover una a un estado liquidado propone registrar la transacción de ingreso correspondiente. Consulta Flujo de facturación.

  Los estados de cliente no tienen interruptor de estado final: usan requiere acción, más abajo.

• Pendientes (proyectos, tareas) — marca el estado como una cola de baja prioridad. Afecta a los valores predeterminados del kanban y a los filtros predeterminados de la página de listas. No exime de nada respecto a las alertas: una tarea en Pendientes con la fecha límite pasada sigue estando vencida.

• Requiere acción (clientes) — cuando un cliente se pone en este estado, su próxima fecha de seguimiento se rellena automáticamente según los días de acción.

• Días de acción (clientes) — cuántos días desde hoy se programa el seguimiento.

• Supresión de acción (clientes) — silencia la alerta de seguimiento incluso después de que la fecha haya pasado. Úsala para estados terminales como «Perdido» para que no sigan importunando la página de Alertas.

Valores predeterminados

Cada tipo de registro empieza con un conjunto sensato que puedes editar, reordenar, recolorear, renombrar o desactivar:

• Clientes — Posible cliente, Contactado, Descubrimiento, Activo, Completado, Inactivo.
• Proyectos — Pendientes, Propuesta, Activo, Entregado, Cerrado.
• Tareas — Pendientes, Por hacer, Planificación, En curso, Revisión, Hecho.
• Facturas — Borrador, Enviada, Pagada.

Estos valores predeterminados vienen de tu plantilla inicial y se aplican una sola vez, al crear tu cuenta. Ceum nunca vuelve a aplicarlos: un valor predeterminado que elimines sigue eliminado, y un estado que renombres, recolorees o reordenes conserva tu versión. Lo único que devuelve los valores predeterminados son tus propias acciones explícitas: Restaurar predeterminados en una lista de estados, cambiar de plantilla inicial o restablecer todos tus datos.

Alcance por proyecto (estados de tarea)

Los estados de tarea pueden restringirse a proyectos concretos. De forma predeterminada, un estado de tarea está disponible para todos los proyectos; en el editor de estados puedes desactivar Disponible para todos los proyectos y elegir una lista de proyectos permitidos, de modo que el estado solo se ofrezca en las tareas de esos proyectos. (Los estados de cliente, proyecto y factura son siempre globales; solo los estados de tarea pueden limitarse por proyecto, ya que únicamente las tareas pertenecen a proyectos.)

• Los formularios de tarea solo ofrecen estados válidos. El selector de estado de una tarea muestra los estados que están dentro del alcance de cada proyecto al que la tarea está vinculada; una tarea sin proyecto solo puede usar estados de todos los proyectos.
• Varios proyectos necesitan un estado común. Un estado restringido debe abarcar todos los proyectos de una tarea con varios proyectos. Si no hay un estado común, el cambio se bloquea con una explicación.
• Reducir el alcance está protegido. Quitar un proyecto (o desactivar todos los proyectos) mientras las tareas de los proyectos excluidos siguen usando el estado bloquea el guardado y solicita una breve reasignación para reasignar primero esas tareas a otro estado y luego aplicar el nuevo alcance. Ampliarlo siempre es seguro.
• La edición masiva y el kanban respetan el alcance. Las ediciones masivas omiten las filas cuyo estado no es válido para sus proyectos (con un resumen), y un tablero kanban solo muestra las columnas de estado disponibles en al menos uno de los proyectos que abarca.

Flujos de trabajo

Añadir un estado

Abre la página de estados del tipo de registro, añade una fila, rellena el nombre y el color, elige los indicadores correctos y guarda. El nuevo estado está disponible de inmediato en todos los lugares donde se usa.

Renombrar un estado

Edita el nombre. Los registros se refieren al estado por su ID, no por su nombre, así que renombrar no rompe nada: el nuevo nombre se propaga a cada lugar donde aparece el estado.

Reordenar

Arrastra las filas al orden que quieras. Las columnas del kanban y los desplegables adoptan el nuevo orden.

Desactivar un estado

Desactiva el interruptor Activado. Los registros que ya están en ese estado lo conservan; el estado simplemente desaparece de los selectores.

Eliminar un estado

Un estado que no usa ningún registro se elimina tras una confirmación. Un estado que todavía usan registros no se puede eliminar hasta que esos registros se hayan movido a otro estado: al eliminarlo se abre la pantalla de reasignación. Consulta Reasignar registros al eliminar un estado o un tipo. Hay un recuento particular de los estados: el estado de una tarea cuenta solo las tareas de nivel superior, porque una subtarea toma el estado de su tarea padre. Y sea cual sea el uso, el último estado activo de un tipo de registro no se puede eliminar nunca: siempre tiene que quedar al menos uno para los registros nuevos.

Consejos y casos límite

• Los ID de estado están delimitados por tipo de registro. Un estado de proyecto active y un estado de cliente active son estados distintos.
• Pendiente y el estado final son mutuamente excluyentes. Un estado es una cola de trabajo sin empezar o el final del recorrido, nunca ambos. Al activar el segundo aparece un aviso en la sección Comportamiento del editor de estados y el guardado se bloquea hasta que desactives uno.
• Estado predeterminado. Los nuevos registros eligen el primer estado activado si no seleccionas ninguno.
• Marca exactamente un estado final por tipo de registro para que la lógica de vencimiento funcione como se espera. Ceum no lo obliga, pero el comportamiento de las alertas y del vencimiento lo da por hecho.

En el móvil

No está disponible en la aplicación móvil: gestiónalo desde la aplicación web.