Email te permite redactar y enviar mensajes a los clientes, adjuntar facturas u otros ficheros, rellenar variables de plantilla y conservar un registro completo de todo lo que has enviado. Cada mensaje se entrega a través del proveedor de correo de Ceum y queda registrado en tu registro de email junto con su estado de entrega.
Qué puedes hacer
Abre Email para examinar tu registro de email con cada mensaje que has enviado, redactar un nuevo mensaje o abrir tus plantillas de email para verlas y editarlas.
Redactar un mensaje
La página de redacción tiene:
- Cliente — obligatorio. Al elegir un cliente se rellena automáticamente el campo Para con su email principal. Cuando ese cliente tiene varias direcciones, Para pasa a ser un campo de sugerencias con todas ellas, así que cambias al buzón de facturación en un clic.
- Para, Cc, Cco — campos de destinatarios.
- Asunto — admite variables de plantilla escritas como
{{name}}. - Cuerpo — multilínea, con la misma sustitución de variables.
- Adjuntos — ficheros o facturas; ver más abajo.
A medida que escribes, se comprueban el asunto y el cuerpo: cualquier {{variable}} que no forme parte de la plantilla actual te avisa antes de enviar.
Plantillas y variables
Cinco plantillas integradas aportan el texto: una para un mensaje sin más a un cliente, otra para enviar una factura, otra para reclamar una vencida, y una para un proyecto y otra para una tarea. Cada una lleva su propio conjunto fijo de marcadores {{variable}} y cada una se puede reescribir en la página de plantillas de correo. De qué se compone una plantilla, qué variables admite y cómo se elige una al enviar se cubre en Plantillas de correo y registro de correo.
Adjuntos
Puedes adjuntar:
- Un fichero — cualquier fichero que subas, como un documento PDF, una imagen, un Word o un Excel.
- Un PDF de factura existente — reutiliza el PDF ya generado de la factura.
- Un PDF de factura recién generado — genera un nuevo PDF a partir de una factura en el momento.
Cuando adjuntas una factura, el destinatario debe coincidir con el email del cliente de la factura — el formulario bloquea cualquier discrepancia para que no envíes una factura a la persona equivocada.
El registro de email
Cada mensaje queda registrado en el registro de correo con su destinatario, asunto, fecha, estado de entrega y plantilla, se haya entregado o no. Plantillas de correo y registro de correo cubre qué contiene una fila, por qué puedes filtrarla, qué muestra al expandirla, cómo se exportan las filas y cuánto tiempo se conservan las entradas.
Envío rápido desde un elemento
Al elegir Email en un cliente, factura, proyecto o tarea se abre el formulario de redacción ya rellenado por ti:
- Desde un cliente — la plantilla Mensaje al cliente, con el nombre del cliente rellenado.
- Desde una factura — la plantilla Enviar factura o Recordatorio de vencimiento (elegida según la fecha de vencimiento), con el número de factura, el importe, la moneda y la fecha de vencimiento rellenados, y la factura puesta en cola como adjunto.
- Desde un proyecto — la plantilla Email de proyecto, con el nombre del proyecto rellenado.
- Desde una tarea — la plantilla Email de tarea, con los nombres de la tarea y del proyecto rellenados.
Consejos y casos límite
- Cada envío queda registrado. Un mensaje enviado se entrega y se registra en tu registro de email junto con su estado de entrega; un envío fallido muestra el error en su fila del registro.
- Las variables de plantilla son fijas. Si necesitas contenido dinámico adicional, escríbelo directamente en el cuerpo, o redacta sin plantilla.
- Los adjuntos de factura comprueban el email del cliente. Si un cliente no tiene un email registrado, no podrás enviarle una factura hasta que añadas uno.
Límites de envío
Para evitar envíos masivos descontrolados o accidentales, cada cuenta tiene un tope sobre cuántos emails puede enviar dentro de una ventana de tiempo móvil:
- Tu límite — lo fija tu plan: 10 correos en Starter, 50 en Plus y 100 en Pro. El límite del plan Free es 0, así que una cuenta Free no puede enviar correo en absoluto.
- La ventana — 24 horas flotantes (las últimas 24 horas desde ahora mismo), no un día natural fijo.
- Recuento en vivo — solo los mensajes enviados con éxito cuentan para el límite.
- Cuando alcanzas el límite — la página de redacción muestra un banner que explica el límite y el botón Enviar queda deshabilitado. A medida que los mensajes más antiguos salen de la ventana de 24 horas, se libera capacidad de nuevo y puedes volver a enviar.
- Excepciones por cuenta — el soporte de Ceum puede fijar un límite para una cuenta concreta, y ese límite sustituye al del plan.
Si un envío se rechaza por superar el límite, verás un error que explica qué parte de tu asignación has consumido.
Cambios de destinatario
Al elegir un cliente se rellena Para con su dirección principal, y sus otras direcciones se ofrecen como sugerencias cuando las tiene. Para sigue siendo un campo de texto libre en cualquier caso: un destinatario puntual siempre está permitido.
Si cambias Para a una dirección que el cliente no tiene registrada, aparece un aviso para que un cambio de destinatario no intencionado no pase desapercibido — el mensaje aún se puede enviar, el aviso es solo una advertencia. Elegir una de las direcciones del propio cliente no genera ningún aviso.
Un caso es más estricto: cuando hay un PDF de factura adjunto, el destinatario debe ser una de las direcciones del cliente de esa factura — cualquiera de ellas, no solo la principal. Un envío a otra persona se rechaza.
En el móvil
La aplicación móvil cubre la lectura y el envío:
- Leer el registro y redactar — examina los emails enviados, abre uno para ver su detalle renderizado y sus adjuntos, y redacta un nuevo mensaje con selección de plantilla, autorrelleno del cliente como destinatario (con un selector para las otras direcciones del cliente), adjuntos de ficheros del dispositivo y PDF de facturas, y el mismo banner de cuota de envío.
- Las plantillas son de solo lectura — puedes aplicar una plantilla al redactar, pero crear, editar y eliminar plantillas solo está disponible en la web.