Un enlace compartido ofrece a cualquier persona una vista de solo lectura de un elemento de tu espacio de trabajo, sin necesidad de cuenta de Ceum. Los enlaces se crean siempre desde el elemento que compartes, nunca desde la página Datos compartidos, que solo lista y gestiona los que ya existen. Quien lo abre ve solo el contenido compartido, con los conmutadores de tema y vista compacta; no hay ningún control para modificar nada.
Puedes tener hasta 50 enlaces activos a la vez; un enlace caducado o revocado libera un espacio.
Qué se puede compartir
Hay siete sitios desde los que compartir. Abre el elemento y pulsa Compartir en la cabecera de la página:
- Factura — en la página de detalle de la factura, o desde las acciones de fila en la tabla de facturas. Muestra los datos de la factura, los conceptos, los datos del cliente y los datos de pago que también aparecen en el PDF.
- Documento — en la página de detalle del documento. Muestra el contenido, la descripción, las etiquetas y los nombres de los clientes y proyectos vinculados. El historial de versiones y las exportaciones anteriores permanecen privados.
- Transacción — desde las acciones de fila en la tabla de transacciones, o desde la cabecera al editarla. Muestra la fecha, la descripción, el importe, el tipo ingreso/gasto, el desglose de impuestos si lo hiciste, las etiquetas y la imagen del recibo si hay uno adjunto. Los nombres del cliente, proyecto o tarea vinculados viajan con ella; los registros en sí, no.
- Tarea — en la página de detalle de la tarea, o desde el menú de acciones de una tarea abierta desde un tablero kanban. Muestra la descripción, las fechas, el estado, la prioridad, el tipo, las etiquetas, los proyectos y las subtareas. Los comentarios, las relaciones y los registros de tiempo permanecen privados.
- Tablero kanban — en la página de kanban, para el tablero seleccionado. Toda tarea visible en el tablero puede verse a través del enlace, incluido su detalle de solo lectura al hacer clic.
- Calendario — desde la barra de herramientas del calendario. Consulta Compartir un calendario más abajo.
- Exportación, PDF de factura y PDF de documento — tres archivos generados que comparten una misma forma: un archivo del historial de exportaciones de un elemento, un PDF de factura generado y un PDF de documento generado. Crea el enlace desde la lista de exportaciones, o desde la sección de exportaciones de una factura o un documento. Se comparte el archivo terminado: quien recibe el enlace ve una tarjeta con el nombre del archivo, su tamaño y cuándo se generó, y un botón de descarga. Consulta Exportar datos.
El diálogo de compartir ofrece dos ajustes opcionales:
- Establecer caducidad — viene activado de fábrica, con la Fecha de vencimiento puesta un mes natural por delante, porque una URL compartida es una credencial al portador que no puedes vigilar una vez enviada. Desactívalo para un enlace que no caduque. Una caducidad explícita puede fijarse como máximo a 90 días vista, y se puede cambiar después.
- Enviar por correo — una o varias direcciones a las que se envía el enlace justo después de crearlo. Cada destinatario recibe el mismo enlace, no uno propio.
Tras la creación, el enlace completo se muestra una sola vez: cópialo en ese momento. Después solo se conserva un prefijo corto de identificación, así que un enlace perdido no se puede recuperar; crea uno nuevo en su lugar.
Dónde vive el token
En el enlace que abres en un navegador, la parte que concede el acceso está en el fragmento de la URL: todo lo que va después del #. Un navegador nunca envía el fragmento a un servidor, así que el token se queda fuera de los registros de peticiones del servidor, fuera de los datos de trazado y fuera de la cabecera Referer que envía un navegador cuando quien mira sigue un enlace y sale de la página compartida. La página lo lee en local y pide el contenido con él.
La excepción es el canal de calendario al que se puede suscribir. Una aplicación de calendario descarga una URL simple y no ejecuta código, así que no puede sacar un token de un fragmento — ese canal lleva su token como parámetro de consulta, que sí llega al servidor. Se elimina de la línea del registro antes de escribirla, pero no está protegido por el fragmento.
En cualquiera de los dos casos el token es una credencial al portador: quien tenga la URL completa puede abrir el elemento compartido, sin iniciar sesión. Envíalo como enviarías una contraseña, ponle caducidad donde puedas y revócalo en cuanto haya cumplido su función.
Compartir un calendario
El enlace de calendario es el único que no apunta a un solo registro y el único que se configura al crearlo. El diálogo pregunta qué debe mostrar:
- Mostrar eventos, Mostrar tareas y Mostrar renovaciones de suscripciones — cada familia de entradas viaja solo si la dejas activada.
- Todos los proyectos e Incluir tareas sin proyecto — los mismos dos controles de tareas que usa tu propio calendario, mostrados bajo Mostrar tareas mientras está activado.
Los colores de las etiquetas y cualquier filtro de proyectos se toman de tu configuración de calendario tal como está en el momento de crear el enlace. El tiempo meteorológico nunca se comparte, ni tampoco los eventos de calendarios importados.
Lo que elijas queda congelado en el enlace. Cambiar después tu propia configuración de calendario no altera lo que muestra un enlace existente, y las opciones ya no se pueden editar: ampliar un enlace que ya está en el buzón de alguien es un cambio que no podrías ver. Para compartir de otra forma, revoca el enlace y crea uno nuevo.
Quien lo recibe ve un mes cada vez y puede avanzar y retroceder, hasta tres años a cada lado de hoy. La cuadrícula se dibuja en tu zona horaria, así que las entradas caen en los días en los que tú las ves.
Un calendario compartido también puede ofrecer un canal al que suscribirse, que está desactivado salvo que lo actives. Al activarlo se genera una segunda dirección junto al enlace de navegador, una a la que puede suscribirse una aplicación de calendario para que las entradas aparezcan en ella y se actualicen solas. Muestra las mismas entradas que el enlace de navegador, y revocar el enlace detiene ambos.
Qué expone compartir un tablero
Un tablero compartido refleja siempre la configuración actual del tablero. Las tareas que entran después en el tablero pasan a ser visibles a través del enlace; las que salen — porque se oculta su columna de estado, se filtra su tipo, cambia el filtro de proyectos o vence la ventana de retención de tareas resueltas — dejan de ser accesibles de inmediato, incluida su vista de detalle.
Gestionar los enlaces
La página Datos compartidos lista cada enlace con su tipo, el elemento compartido, el prefijo del token guardado, el estado (activo, caducado o revocado), la caducidad, la última visualización y cuántas veces se ha abierto. La lista admite el filtrado y la paginación habituales.
El recuento de visitas merece leerse. La última visualización se sobrescribe cada vez, así que un recuento que sube muy por encima del número de personas a las que enviaste el enlace es la única señal de que una URL se ha reenviado.
Hay dos acciones por enlace:
- Editar caducidad — establecer, mover o quitar la fecha de caducidad.
- Revocar — desactivar el enlace de forma permanente. Quien lo use pierde el acceso de inmediato. La revocación no se puede deshacer; siempre se puede crear un enlace nuevo.
Selecciona varios enlaces con las casillas de las filas para revocarlos a la vez. Los enlaces ya revocados no se pueden seleccionar. Consulta Edición masiva.
Cuando un enlace deja de funcionar
Quien abra un enlace no válido, caducado o revocado verá una página neutra de «ya no está disponible», nunca datos parciales. La misma página aparece cuando un enlace de calendario avanza más allá de los meses que cubre.
Los enlaces también se suspenden automáticamente mientras el plan del propietario no incluya compartir (o la función compartida, como kanban); vuelven a funcionar tras una mejora del plan, sin necesidad de recrearlos.