Un enlace compartido ofrece a cualquier persona una vista de solo lectura de un elemento de tu espacio de trabajo, sin necesidad de cuenta de Ceum. Los enlaces se crean siempre desde el elemento que compartes, nunca desde la página Datos compartidos, que solo lista y gestiona los que ya existen. Quien lo abre ve solo el contenido compartido, con los conmutadores de tema y vista compacta; no hay ningún control para modificar nada.
Los enlaces compartidos están disponibles en los planes Plus y Pro. Puedes tener hasta 50 enlaces activos a la vez; un enlace caducado o revocado libera un espacio.
Qué se puede compartir
Abre el elemento y pulsa Compartir en la cabecera de la página:
- Factura — en la página de detalle de la factura. Muestra los datos de la factura, los conceptos, los datos del cliente y los datos de pago que también aparecen en el PDF.
- Documento — en la página de detalle del documento. Muestra el contenido, la descripción, las etiquetas y los nombres de los clientes y proyectos vinculados. El historial de versiones y las exportaciones anteriores permanecen privados.
- Transacción — desde las acciones de fila en la tabla de transacciones, o desde la cabecera al editarla. Muestra la fecha, la descripción, el importe, el tipo ingreso/gasto, el desglose de impuestos si lo hiciste, las etiquetas y la imagen del recibo si hay uno adjunto. Los nombres del cliente, proyecto o tarea vinculados viajan con ella; los registros en sí, no.
- Tarea — en la página de detalle de la tarea, o desde el menú de acciones de una tarea abierta desde un tablero kanban. Muestra la descripción, las fechas, el estado, la prioridad, el tipo, las etiquetas, los proyectos y las subtareas. Los comentarios, las relaciones y los registros de tiempo permanecen privados.
- Tablero kanban — en la página de kanban, para el tablero seleccionado. Toda tarea visible en el tablero puede verse a través del enlace, incluido su detalle de solo lectura al hacer clic.
- Calendario — desde la barra de herramientas del calendario. Consulta Compartir un calendario más abajo.
- Archivos generados — desde cualquier lista de exportaciones y desde la sección de exportaciones de una factura o un documento. Se comparte el archivo terminado: quien recibe el enlace ve una tarjeta con el nombre del archivo, su tamaño y cuándo se generó, y un botón de descarga. Consulta Exportar datos.
El diálogo de compartir ofrece dos ajustes opcionales:
- Caduca — fecha y hora a partir de la cual el enlace deja de funcionar. Una caducidad explícita puede fijarse como máximo a 90 días vista. Déjalo vacío para un enlace sin caducidad; la caducidad se puede cambiar después.
- Enviar por correo — dirección a la que se envía el enlace justo después de crearlo.
Tras la creación, el enlace completo se muestra una sola vez: cópialo en ese momento. Después solo se conserva un prefijo corto de identificación, así que un enlace perdido no se puede recuperar; crea uno nuevo en su lugar.
Compartir un calendario
El enlace de calendario es el único que no apunta a un solo registro y el único que se configura al crearlo. El diálogo pregunta qué debe mostrar:
- Eventos, tareas y renovaciones de suscripción — cada familia de entradas viaja solo si la dejas activada.
- Alcance de proyectos en las tareas — los mismos dos controles que usa tu propio calendario: si se incluyen todos los proyectos y si acompañan las tareas sin proyecto.
Los colores de las etiquetas y cualquier filtro de proyectos se toman de tu configuración de calendario tal como está en el momento de crear el enlace. El tiempo meteorológico nunca se comparte, ni tampoco los eventos de calendarios importados.
Lo que elijas queda congelado en el enlace. Cambiar después tu propia configuración de calendario no altera lo que muestra un enlace existente, y las opciones ya no se pueden editar: ampliar un enlace que ya está en el buzón de alguien es un cambio que no podrías ver. Para compartir de otra forma, revoca el enlace y crea uno nuevo.
Quien lo recibe ve un mes cada vez y puede avanzar y retroceder, hasta tres años a cada lado de hoy. La cuadrícula se dibuja en tu zona horaria, así que las entradas caen en los días en los que tú las ves.
Qué expone compartir un tablero
Un tablero compartido refleja siempre la configuración actual del tablero. Las tareas que entran después en el tablero pasan a ser visibles a través del enlace; las que salen — porque se oculta su columna de estado, se filtra su tipo, cambia el filtro de proyectos o vence la ventana de retención de tareas terminadas — dejan de ser accesibles de inmediato, incluida su vista de detalle.
Gestionar los enlaces
La página Enlaces compartidos lista cada enlace con su tipo, el elemento compartido, el estado (activo, caducado o revocado), la caducidad y la última visualización. La lista admite el filtrado y la paginación habituales.
Hay dos acciones por enlace:
- Editar caducidad — establecer, mover o quitar la fecha de caducidad.
- Revocar — desactivar el enlace de forma permanente. Quien lo use pierde el acceso de inmediato. La revocación no se puede deshacer; siempre se puede crear un enlace nuevo.
Selecciona varios enlaces con las casillas de las filas para revocarlos a la vez. Los enlaces ya revocados no se pueden seleccionar. Consulta Edición masiva.
Cuando un enlace deja de funcionar
Quien abra un enlace no válido, caducado o revocado verá una página neutra de «ya no está disponible», nunca datos parciales. La misma página aparece cuando un enlace de calendario avanza más allá de los meses que cubre.
Los enlaces también se suspenden automáticamente mientras el plan del propietario no incluya compartir (o la función compartida, como kanban); vuelven a funcionar tras una mejora del plan, sin necesidad de recrearlos.