Este artículo recorre el ciclo de vida típico de una factura en Ceum, desde la configuración inicial única hasta el cierre del ciclo tras el pago.
1. Preparación
Antes de emitir tu primera factura:
- Marca e información de facturación — abre Facturación con marca y rellena el nombre de tu empresa, el NIF, los datos bancarios, la dirección, el contacto y (opcionalmente) un logotipo. Consulta Facturación con marca.
- Plantilla de factura — abre la página de la plantilla de factura. En tu primera visita se crea una plantilla predeterminada razonable; ajusta los colores, los textos de las etiquetas y el diseño, y luego guarda. Consulta Plantilla de factura.
- Estados — define tu ciclo de vida en la página Estados de factura (consulta Estados personalizados). Marca al menos un estado como Liquidado: así sabe Ceum que la factura está pagada.
- Tipo impositivo predeterminado — configúralo en Marca y facturación; rellena el tipo impositivo de los conceptos nuevos.
- Moneda de facturación — también en Marca y facturación. Es la moneda en la que se emiten las facturas, y es distinta de la moneda de visualización de los Ajustes generales. Cada cliente y proyecto puede cambiarla en los planes Plus y Pro.
- Plantillas de correo — abre la página de plantillas de correo y personaliza la plantilla de envío de facturas. Entre las variables disponibles están el nombre del cliente, el número de factura, el importe, la moneda, la fecha de vencimiento y tu nombre. Personaliza la plantilla de recordatorio de impago de la misma manera; además ofrece una variable con los días de retraso.
2. Crear la factura
Abre el formulario de nueva factura y rellena:
- Información de la factura — número de factura (tu referencia contable), fecha de emisión, fecha de vencimiento, estado, moneda y tipo (
fulloproforma). La moneda empieza en Automático y sigue al cliente o proyecto que elijas; la etiqueta nombra de cuál viene. Elige un código tú mismo para fijarla. - Información del cliente — elige un cliente. Los campos de facturación (nombre de empresa, NIF, datos bancarios, dirección del cliente, correo del cliente) se copian del cliente al crear la factura. Puedes sobrescribir cualquiera de ellos por factura.
- Conceptos — cada línea tiene una descripción, un importe, una cantidad y un precio unitario opcionales, un impuesto opcional (un importe fijo) o un tipo de impuesto (un porcentaje) y un enlace opcional a una tarea. Al elegir una tarea se rellena automáticamente la descripción y la línea pasa a facturarse por tiempo, tomando sus horas del tiempo registrado en la tarea y su tarifa de tu tarifa por hora. Consulta Facturas.
- Datos del código QR — opcional; aparece en el PDF si la sección de código QR de tu plantilla está activada.
- Etiquetas — opcional.
Guarda. La factura recibe un identificador como I-7.
3. Previsualizar el PDF
La página de detalle muestra una vista previa en vivo del PDF usando tu plantilla de factura predeterminada y tus datos de marca reales. Para previsualizar otra plantilla, cámbiala temporalmente como predeterminada.
4. Generar y guardar el PDF
Usa la acción Exportar PDF en la página de detalle. Cada exportación captura la factura exactamente como estaba en ese momento, de modo que las ediciones posteriores nunca cambian una exportación anterior. Tus exportaciones guardadas siguen disponibles para descargar desde la página de detalle, y puedes volver a exportar siempre que necesites una copia nueva.
5. Enviar por correo
Desde la página de detalle, usa Correo. El editor se abre con la plantilla de envío de facturas cargada y sus variables rellenadas a partir de la factura. Puedes adjuntar un PDF que ya hayas exportado o uno nuevo generado en el momento. Los correos enviados se registran en la página Registros de correo.
6. Hacer seguimiento del estado
A medida que la factura avanza por tu flujo (normalmente Borrador → Enviada → Pagada o similar), actualiza el estado desde la página de detalle o desde la lista. Cada cambio de estado se registra en el Registro de cambios de entidad junto con quién lo hizo y cuándo.
7. Liquidar la factura
Mueve la factura a un estado marcado como el estado final liquidado. Una vez liquidada, la factura:
- Deja de aparecer en las comprobaciones de impago.
- Deja de mostrarse en Alertas — incluido bajo «facturas marcadas», si la habías marcado.
- Permanece en la lista (filtra por estado para encontrar las liquidadas).
Registrar el ingreso
Liquidar una factura pregunta si registrar la transacción de ingreso correspondiente. La confirmación aparece allí donde hagas el cambio — el formulario de la factura, la celda de estado de la lista, la fila de estado de la página de detalle y la edición masiva — y lleva una casilla:
- Confirmar guarda la factura según lo que diga la casilla.
- Cancelar no guarda nada y te deja en la edición, para que elijas otro estado.
La casilla parte de Registrar el ingreso al liquidar una factura, en Marca y facturación → Pagos y facturación, pero tu respuesta en el diálogo manda para esa factura. En la edición masiva respondes una vez para todo el lote, y el paso de revisión dice a cuántas facturas se aplica.
La transacción se deriva de la factura: su total (dividido en base e impuesto cuando las líneas llevan impuesto), su moneda, su cliente y proyecto, y sus etiquetas, descrita por el número de factura y con fecha de hoy. Edítala después como cualquier otra transacción si el pago llegó otro día o por otro importe.
Una factura registra como mucho una transacción de liquidación. Sacarla de un estado liquidado y volver a meterla no registra una segunda: borra la transacción si quieres deshacer el registro.
Las herramientas MCP y la CLI nunca muestran la confirmación. Siguen el ajuste por su cuenta.
8. Vencimiento y recordatorios
Una factura se considera vencida cuando ha pasado su fecha de vencimiento y no está en un estado Liquidado. Las facturas vencidas se resaltan en rojo en la lista y se muestran en Alertas y en la campana de alertas.
Para enviar un recordatorio, usa Correo y carga la plantilla de recordatorio de impago; el valor de días de retraso se rellena a partir de la fecha de vencimiento de la factura. Los recordatorios siempre los envías tú mismo: Ceum no los envía de forma programada.
9. Cancelar o anular
No hay un estado de anulación integrado. Para anular una factura:
- Crea un estado «Anulada» con Liquidado activado (para que quede excluida del impago). Deja la casilla del ingreso sin marcar al mover una factura ahí: una factura anulada nunca se cobró.
- Mueve la factura a ese estado.
- Opcionalmente, añade a la factura una nota explicativa.
También puedes eliminar una factura directamente desde su página de detalle. Al eliminar una factura también se eliminan sus exportaciones y los archivos adjuntos de correo.
Facturar desde tareas y tiempo registrado
En vez de construir la factura campo a campo, puedes partir del propio trabajo. Crear factura toma una selección de tareas o de registros de tiempo, resuelve a qué cliente pertenece y abre este formulario ya relleno: una línea por tarea, las horas registradas como cantidad y la tarifa por hora resuelta como precio unitario. No se guarda nada hasta que guardas el formulario. Consulta Facturar a partir de tareas y del tiempo registrado.
En el móvil
- Ver, crear y editar facturas — la lista y el formulario están disponibles, con controles nativos de fecha y selección.
- Enviar una factura por correo — adjunta a un correo saliente un PDF de factura ya exportado.
- La edición de plantillas es solo web — el diseño de la plantilla de factura (colores, diseño, etiquetas) no está disponible en la aplicación móvil; gestiónalo desde la aplicación web. La vista previa y la exportación del PDF también permanecen en la web.