Una página de lista muestra un tipo de registro. Una vista combinada muestra varios a la vez, anidados: clientes y, bajo cada cliente, sus proyectos, sus documentos y sus facturas. Describes la forma una vez, la guardas y ahí sigue la próxima vez.
Tu cuenta empieza con dos vistas: Resumen de clientes y Trabajo de proyectos.
De qué se compone una vista
Una vista es una pila de hasta cuatro niveles, de fuera hacia dentro. El nivel superior son los registros desde los que parte la vista. Cada nivel inferior se alcanza a través de una relación: «los proyectos de este cliente», «las tareas de este proyecto».
En una vista pueden aparecer ocho tipos de registro: clientes, proyectos, tareas, documentos, facturas, transacciones, registros de tiempo y suscripciones. Cualquiera de ellos puede encabezar una vista. Por debajo del nivel superior eliges entre los tipos que realmente están relacionados con el nivel de encima — los registros de tiempo cuelgan de las tareas, por ejemplo, y las suscripciones de las transacciones.
Un nivel puede contener más de un conjunto de registros, hasta cuatro. Eso es lo que permite que un cliente se despliegue en sus proyectos y en sus documentos, uno al lado del otro, sin obligarte a elegir. Cada conjunto se carga y se pagina por separado, y recibe su propia fila de encabezado con los nombres de sus columnas, porque un proyecto y un documento no tienen los mismos campos y un encabezado compartido tendría que mentir sobre uno de los dos.
Cada conjunto también se puede agrupar por uno de sus campos antes de listarse. Agrupar transacciones por tipo, por ejemplo, convierte una lista larga en una fila de Ingresos y otra de Gastos, y cada una se abre a sus propios registros. Las agrupaciones se apilan hasta tres niveles: agrupa por tipo y después por cliente y obtendrás clientes dentro de cada una de las dos filas.
Filtrar una capa
Cada conjunto de registros tiene su propio filtro, y un filtro es un árbol de condiciones, no una lista plana. Eliges Todas las condiciones o Cualquier condición para un grupo, y puedes anidar un grupo dentro de otro.
Ahí está la diferencia con los filtros de una página de lista, donde las condiciones de columnas distintas siempre se combinan con y. Aquí puedes pedir «el estado es Activo o la fecha límite es anterior al fin de mes», algo que una página de lista no puede expresar en absoluto.
Una condición es un campo, una forma de comparar y un valor. Hay catorce comparaciones en total, y a cada campo se le ofrecen las que tienen sentido para él: un texto puede contener algo o empezar por algo, los números y las fechas pueden ser mayores, menores o estar entre dos valores, y un estado o una etiqueta puede ser uno de un conjunto. Dos comparaciones —está vacío y no está vacío— no llevan ningún valor.
Un conjunto sin condiciones lo muestra todo, que no es lo mismo que un grupo sin condiciones dentro. Vaciar un grupo lo elimina.
Un filtro admite como mucho 64 condiciones y grupos contados en conjunto, anidados como mucho cuatro niveles. Pasado cualquiera de esos límites la vista se rechaza en lugar de guardarse, porque un árbol de reglas de ese tamaño se compila en una consulta que nadie quiere esperar.
Pestañas
Las vistas abiertas son pestañas en la parte superior de la página.
- + inicia una vista nueva. Es un borrador: vive solo en este navegador y aparece marcada en la barra de pestañas hasta que la guardas.
- Guardar vista convierte el borrador en una vista guardada. A partir de ahí queda almacenada en tu cuenta y llega a todos tus dispositivos. El botón está en la página de estructura, que es donde se escribe una vista.
- × cierra una pestaña. Cerrar una vista guardada no la elimina: la vista sigue en tu cuenta.
- Abrir vista enumera todas las vistas guardadas que no están abiertas — como una tabla en la que puedes buscar y ordenar, con la descripción de cada vista y cuándo cambió por última vez, para distinguir dos vistas de nombre parecido antes de abrir ninguna. Es de donde vuelve una que cerraste, y donde se elimina una definitivamente.
Haz clic derecho en una pestaña para cambiarle el nombre, cerrarla o moverla a izquierda o derecha. Cambiar el nombre de una vista guardada lo cambia en todas partes; cambiar el de un borrador solo afecta aquí. También puedes moverla con Alt y la flecha izquierda o derecha con la pestaña enfocada, y solo se mueven las vistas guardadas: un borrador no tiene posición que conservar.
Cada pestaña tiene su propia dirección, así que una vista se puede guardar en marcadores, y un enlace a ella te abre la misma vista en otro dispositivo. Las filas que tenías abiertas se recuerdan por pestaña, así que mirar la pestaña de al lado y volver deja el árbol como lo dejaste. Cambiar la estructura de una vista vuelve a cerrarlo, porque las filas que estaban abiertas pueden no existir en la nueva forma.
Cómo se cargan las filas
Una vista carga un nivel cada vez. Al abrir la página solo se carga el nivel superior; un nivel inferior se carga cuando despliegas la fila que tiene encima, y cada nivel se pagina de forma independiente. Una rama que nunca abres no cuesta nada.
El nivel superior se pagina como cualquier otra tabla de la aplicación: un selector de páginas debajo de las filas, que respeta el tamaño de página que hayas fijado para las listas. Un nivel inferior es un conjunto de filas abierto dentro de una fila superior, así que crece en lugar de renovarse: Mostrar N más añade el siguiente lote debajo, y lo que ya estabas leyendo se queda donde está.
De ahí se siguen dos cosas, y las dos son fáciles de malinterpretar:
Una fila puede quedarse vacía. Un cliente cuyos proyectos no pasen el filtro aparece igualmente y se despliega sin mostrar nada. Esa es la respuesta honesta —«este cliente no tiene proyectos que cumplan tus reglas»— en lugar de quitar el cliente y dejarte preguntándote adónde ha ido.
Un nivel anidado puede tener más filas que el nivel superior. Un proyecto puede estar vinculado a varios clientes, así que aparece bajo cada uno de ellos. Sumar un nivel y compararlo con el de encima no cuadrará, y no pasa nada cuando no cuadra.
Trabajar con una fila
Una fila de una vista es el registro en sí, y todo lo que puedes hacer con él en su propia página de lista puedes hacerlo aquí.
Su nombre lo abre. Al hacer clic en el nombre de la primera columna llegas a la página de ese registro. Los nombres dentro de una celda también son enlaces —los proyectos de una tarea, el cliente de una factura— y cuando no caben todos, +2 abre el resto.
Las celdas se dibujan como las dibuja la propia página del registro. Un importe en la moneda en la que se facturó en lugar de un número a secas; una fecha en tu formato; un estado como su distintivo de color; las etiquetas con sus colores.
Puedes editar sobre la marcha. Pasa el cursor por una celda y aparece un lápiz; Intro o la marca de verificación guarda, Esc o la cruz descarta. Un campo que no tiene lápiz en su propia página de lista tampoco lo tiene aquí: un total que se calcula a partir de sus líneas se sigue calculando y no se escribe.
Haz clic derecho en una fila para obtener el mismo menú que ese registro tiene en su página de lista: abrir, duplicar, marcar, eliminar y los demás. Hagas lo que hagas ahí, la vista se pone al día sola.
Las filas de grupo no tienen nada de esto. Un grupo representa varios registros, así que no hay nada que abrir, editar ni eliminar.
Ordenar
Haz clic en el encabezado de una columna para ordenar por ella: una vez ascendente, otra descendente y una tercera para quitar el orden. La primera columna, la que lleva el nombre de cada registro, también se ordena.
El orden se aplica al conjunto de registros entero, no solo a la rama en la que hiciste clic. Las facturas de un cliente y las de otro son el mismo conjunto, así que se mueven juntas; ordenadas por separado, dos partes de la misma página se contradirían.
El orden vive en la dirección de la página, no en la vista. Así que puedes guardarlo en marcadores y enviárselo a alguien, y te acompaña de una pestaña a otra, pero no cambia la vista ni mueve la copia de nadie más.
Lo que una vista no hace
Una vista no contiene ningún registro. Es una descripción de qué leer, así que eliminarla no cambia nada en los clientes, proyectos o facturas que mostraba, y editar una celda en una vista edita el registro, no la vista.
Exportar una vista
Exportar convierte la vista en pantalla en un archivo: la pestaña que estás viendo, guardada o no, así que nunca tienes que guardar una vista solo para obtener un archivo, y en el orden en el que la hayas ordenado.
El archivo lleva una hoja por conjunto de registros, porque un nivel de clientes y uno de documentos no comparten columnas y una sola tabla tendría que etiquetar mal uno de ellos. El anidamiento se conserva como sangría: un proyecto queda sangrado bajo su cliente, en el orden en que aparece en pantalla. Lleva las columnas que lleva la vista, así que el archivo coincide con lo que estabas leyendo.
Un CSV solo contiene la primera hoja, porque el formato no admite una segunda. Elige Excel o PDF para conservar la vista entera. Una vista muy grande se rechaza en lugar de recortarse: acota sus filtros e inténtalo de nuevo.