Listasivu näyttää yhden tietuelajin. Yhdistelmänäkymä näyttää useita kerralla, sisäkkäin: asiakkaat ja kunkin asiakkaan alla sen projektit, dokumentit ja laskut. Kuvaat rakenteen kerran, tallennat sen, ja seuraavalla kerralla se on valmiina.
Tili alkaa kahdella näkymällä: Asiakaskatsaus ja Projektityö.
Mistä näkymä koostuu
Näkymä on enintään neljän tason pino, ulkoa sisään. Ylin taso on ne tietueet, joista näkymä lähtee. Jokaiseen alempaan tasoon päästään suhteen kautta: ”tämän asiakkaan projektit”, ”tämän projektin tehtävät”.
Näkymässä voi esiintyä kahdeksaa tietuelajia: asiakkaat, projektit, tehtävät, dokumentit, laskut, tilitapahtumat, aikakirjaukset ja tilaukset. Mikä tahansa niistä voi aloittaa näkymän. Ylimmän tason alapuolella valitset niistä lajeista, jotka todella liittyvät yllä olevaan tasoon – aikakirjaukset riippuvat esimerkiksi tehtävistä ja tilaukset tilitapahtumista.
Yksi taso voi sisältää useamman kuin yhden tietuejoukon – enintään neljä. Juuri siksi asiakas laajenee sekä projekteikseen että dokumenteikseen rinnakkain, ilman että sinun tarvitsee valita. Jokainen joukko haetaan ja sivutetaan erikseen, ja saa oman otsikkorivinsä sarakkeidensa nimillä – projektilla ja dokumentilla ei ole samoja kenttiä, ja yksi yhteinen otsikko joutuisi valehtelemaan toisesta.
Jokaisen joukon voi myös ryhmitellä jonkin kenttänsä mukaan ennen listausta. Tilitapahtumien ryhmittely tyypin mukaan muuttaa yhden pitkän listan Tulot-riviksi ja Menot-riviksi, joista kumpikin avautuu omiin tietueisiinsa. Ryhmittelyt kerrostuvat enintään kolmeen tasoon: ryhmittele tyypin ja sitten asiakkaan mukaan, ja saat asiakkaat kummankin rivin sisään.
Kerroksen suodattaminen
Jokaisella tietuejoukolla on oma suodattimensa, ja suodatin on ehtojen puu, ei litteä lista. Valitset ehtoryhmälle Kaikki ehdot tai Mikä tahansa ehto, ja voit sijoittaa ryhmän toisen sisään.
Tässä on ero listasivun suodattimiin, joissa eri sarakkeiden ehdot yhdistyvät aina ja-sanalla. Täällä voit pyytää ”tila on Aktiivinen tai määräaika on ennen kuun loppua”, mitä listasivu ei pysty ilmaisemaan lainkaan.
Ehto on kenttä, vertailutapa ja arvo. Vertailuja on kaikkiaan neljätoista, ja kullekin kentälle tarjotaan ne, jotka sille käyvät järkeen: teksti voi sisältää jotain tai alkaa jollain, luvut ja päivämäärät voivat olla suurempia, pienempiä tai väliltä, ja tila tai tunniste voi olla yksi joukosta. Kaksi vertailua – on tyhjä ja ei ole tyhjä – eivät ota arvoa lainkaan.
Joukko ilman ehtoja näyttää kaiken, mikä ei ole sama asia kuin ryhmä, jonka sisällä ei ole ehtoja. Ryhmän tyhjentäminen poistaa sen.
Yksi suodatin sisältää enintään 64 ehtoa ja ryhmää yhteenlaskettuna, sisäkkäin enintään neljä tasoa. Kumman tahansa rajan yli näkymää ei tallenneta vaan se hylätään, koska sen kokoinen sääntöpuu kääntyy kyselyksi, jota kukaan ei halua odottaa.
Välilehdet
Avoimet yhdistelmänäkymät ovat välilehtiä sivun yläreunassa.
- + aloittaa uuden näkymän. Se on luonnos: se elää vain tässä selaimessa, ja se on merkitty välilehtipalkkiin, kunnes tallennat sen.
- Tallenna näkymä muuttaa luonnoksen tallennetuksi näkymäksi. Siitä eteenpäin se on tilillä ja saatavilla jokaisella laitteella. Painike on rakennesivulla, jossa näkymä kirjoitetaan.
- × sulkee välilehden. Tallennetun näkymän sulkeminen ei poista sitä – näkymä säilyy tilillä.
- Avaa näkymä listaa jokaisen tallennetun näkymän, joka ei ole jo auki – taulukkona, jota voi hakea ja järjestää ja jossa näkyy kunkin kuvaus ja viimeisin muutosaika, joten kaksi samannimistä erottaa jo ennen avaamista. Sieltä suljettu näkymä palaa, ja sieltä sen myös poistaa lopullisesti.
Napsauta välilehteä hiiren oikealla painikkeella nimetäksesi sen uudelleen, sulkeaksesi sen tai siirtääksesi sitä vasemmalle tai oikealle. Tallennetun näkymän uudelleennimeäminen nimeää sen kaikkialla; luonnoksen uudelleennimeäminen muuttaa vain tätä. Siirtää voi myös Alt-näppäimellä ja vasemmalla tai oikealla nuolella, kun välilehti on kohdistettuna, ja vain tallennetut yhdistelmänäkymät siirtyvät – luonnoksella ei ole paikkaa, jonka se säilyttäisi.
Jokaisella välilehdellä on oma osoitteensa, joten näkymän voi lisätä kirjanmerkkeihin, ja linkki siihen avaa saman näkymän toisella laitteella. Avatut rivit muistetaan välilehdittäin, joten viereisen välilehden vilkaisu ja paluu jättää puun sellaisena kuin sen jätit. Näkymän rakenteen muuttaminen sulkee sen taas, koska avatut rivit eivät välttämättä ole olemassa uudessa muodossa.
Miten rivit latautuvat
Näkymä hakee yhden tason kerrallaan. Sivua avattaessa latautuu vain ylin taso; sen alapuolinen taso haetaan, kun laajennat sen yläpuolisen rivin, ja jokainen taso sivutetaan erikseen. Haara, jota et koskaan avaa, ei maksa mitään.
Ylin taso sivutetaan kuten jokainen muu taulukko sovelluksessa: rivien alla on sivuvalitsin, joka noudattaa listoille asettamaasi sivukokoa. Sen alapuolinen taso on rivijoukko, joka avataan ylemmän rivin sisään, joten se kasvaa sen sijaan että vaihtuisi – Näytä N lisää lisää seuraavan erän alle, ja se mitä jo luit pysyy paikallaan.
Tästä seuraa kaksi asiaa, ja molemmat on helppo lukea väärin:
Rivi voi jäädä tyhjäksi. Asiakas, jonka projektit eivät läpäise suodatinta, näkyy silti ja laajenee tyhjään. Se on rehellinen vastaus – ”tällä asiakkaalla ei ole sääntöjäsi vastaavia projekteja” – sen sijaan että asiakas katoaisi ja jäisit miettimään, minne se meni.
Sisäkkäisellä tasolla voi olla enemmän rivejä kuin sen yläpuolisella. Projekti voi olla kytketty useaan asiakkaaseen, joten se näkyy kunkin alla. Tason laskeminen yhteen ja vertaaminen yläpuoliseen ei täsmää, eikä mikään ole vialla, kun se ei täsmää.
Rivin käsittely
Näkymän rivi on itse tietue, ja kaiken sen, minkä sille voi tehdä sen omalla listasivulla, voi tehdä myös täällä.
Nimi avaa sen. Ensimmäisen sarakkeen nimeä napsauttamalla pääset tietueen omalle sivulle. Myös solujen sisällä olevat nimet ovat linkkejä – tehtävän projektit, laskun asiakas – ja kun soluun ei mahdu niitä kaikkia, +2 avaa loput.
Solut piirretään niin kuin tietueen oma sivu ne piirtää. Summa siinä valuutassa, jolla se laskutettiin, pelkän luvun sijaan; päivämäärä sinun valitsemassasi muodossa; tila värillisenä tilamerkkinä; tunnisteet väreineen.
Voit muokata paikan päällä. Vie osoitin solun päälle, niin kynä ilmestyy; Enter tai valintamerkki tallentaa, Esc tai rasti hylkää. Kentällä, jolla ei ole kynää omalla listasivullaan, ei ole sitä täälläkään – summa, joka lasketaan riveistään, lasketaan edelleen eikä sitä kirjoiteta.
Napsauta riviä hiiren oikealla painikkeella, niin saat saman valikon kuin tietueella on listasivullaan: avaa, monista, liputa, poista ja muut. Teitpä siellä mitä tahansa, näkymä päivittyy itsestään.
Ryhmäriveillä ei ole mitään näistä. Ryhmä edustaa useaa tietuetta, joten siinä ei ole mitään avattavaa, muokattavaa tai poistettavaa.
Järjestäminen
Napsauta sarakeotsikkoa, niin rivit järjestyvät sen mukaan – kerran nousevaan järjestykseen, toisen kerran laskevaan ja kolmannen kerran järjestys poistuu. Myös ensimmäinen sarake, se jossa on kunkin tietueen nimi, järjestyy.
Järjestys koskee koko tietuejoukkoa, ei vain sitä haaraa, jota napsautit. Yhden asiakkaan laskut ja toisen asiakkaan laskut ovat samaa joukkoa, joten ne liikkuvat yhdessä; erikseen järjestettyinä saman sivun kaksi osaa olisivat keskenään eri mieltä.
Järjestys on sivun osoitteessa eikä näkymässä. Sen voi siis lisätä kirjanmerkkeihin ja lähettää toiselle, ja se seuraa välilehdeltä toiselle – mutta se ei muuta näkymää, eikä kenenkään muun kopio siirry.
Mitä näkymä ei tee
Näkymä ei sisällä yhtään tietuetta. Se on kuvaus siitä, mitä luetaan, joten sen poistaminen ei muuta mitään näyttämissään asiakkaissa, projekteissa tai laskuissa – ja solun muokkaaminen näkymässä muokkaa tietuetta, ei näkymää.
Näkymän vienti
Vie tekee näytöllä olevasta näkymästä tiedoston – siitä välilehdestä, jota katsot, tallennetusta tai tallentamattomasta, joten näkymää ei tarvitse tallentaa vain tiedoston vuoksi – ja siinä järjestyksessä, johon sen järjestit.
Tiedostossa on yksi taulukko kutakin tietuejoukkoa kohden, koska asiakkaiden taso ja dokumenttien taso eivät jaa sarakkeita ja yksi taulukko joutuisi nimeämään toisen väärin. Sisäkkäisyys säilyy sisennyksenä: projekti on sisennettynä asiakkaansa alle, samassa järjestyksessä kuin näytöllä. Tiedosto sisältää ne sarakkeet, jotka näkymäkin, joten se vastaa lukemaasi.
CSV sisältää vain ensimmäisen taulukon, koska muoto ei tunne toista. Valitse Excel tai PDF, jos haluat koko näkymän. Hyvin suuri näkymä hylätään eikä katkaista; rajaa sen suodattimia ja yritä uudelleen.