Tilitapahtumat

Tilitapahtumat ovat tasainen kirjanpito jokaisesta työtilasi tulosta ja kulusta. Jokaisella merkinnällä on tyyppi (tulo tai kulu), summa, päivämäärä ja valinnaiset linkit asiakkaaseen, projektiin ja tehtävään. Tunnisteet toimivat kategoriajärjestelmänäsi — erillistä ”kategoria”-käsitettä ei ole.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkea Tilitapahtumat -sivulla, joka avautuu monipuolisin suodattimin ja tulo/kulu-kaavioineen yläosassa, ja lisää uusi tilitapahtuma milloin tahansa. Erillistä tietosivua ei ole — avaa tilitapahtuma muokataksesi sitä. Luettelosta voit myös monistaa merkinnän (mikä esitäyttää lomakkeen) tai poistaa sen.

Voit muokata useita tilitapahtumia kerralla joukkomuokkaus -sivulla (katso Joukkomuokkaus), tuoda merkintöjä taulukkolaskennasta tuonnin kautta (katso Tuonti CSV:stä) ja ladata tietosi viennit -sivulta (katso Tietojen vienti).

Analyysiin on kaksi erillistä näkymää: Tilitapahtumien analyysi antaa päivämääräjaksoon rajatun erittelyn tuloistasi tai kuluistasi kuvauksen ja tunnisteen mukaan, kun taas Tilitapahtumaraportit asettelee samat tiedot jaksomatriisina (kuvaukset tai tunnisteet sivussa, viikot/kuukaudet/vuodet yläreunassa).

Kentät, jotka täytät

• Päivämäärä — pakollinen.
• Tyyppi — pakollinen: income tai expense.
• Kuvaus — pakollinen, enintään 1000 merkkiä. Haettavissa luettelon suodattimesta.
• Summa — pakollinen positiivinen luku, ja samalla kokonaissumma.
• Erittele nettoon ja veroon — valinnainen, oletuksena pois päältä. Rastita se kirjataksesi veroa edeltävän summan erikseen itse verosta. Katso Veron kirjaaminen alta.
• Valuutta — oletuksena työtilasi valuutta kohdasta Valuutan muotoilu.
• Tunnisteet — valinnaiset, ja ne toimivat myös kategoriasanastonasi.
• Asiakas — valinnainen linkki. Yhden valitseminen tyhjentää projekti- ja tehtävävalinnat, jos ne eivät täsmää.
• Projekti — valinnainen linkki; valitsin suodatetaan valitun asiakkaan mukaan.
• Tehtävä — valinnainen linkki; valitsin suodatetaan valitun projektin mukaan.

Luettelo

Luettelo näyttää nämä sarakkeet, joista useimmat ovat lajiteltavissa ja suodatettavissa:

• Päivämäärä — lajiteltava, päivämääräjakson suodattimella.
• Kuvaus — lajiteltava, tekstisuodattimella.
• Tyyppi — lajiteltava, monivalintasuodattimella tulolle ja kululle.
• Tunnisteet — suodata täsmäävien tunnisteiden mukaan.
• Asiakas — lajiteltava, suodata asiakkaan nimen mukaan.
• Summa — lajiteltava, oikealle kohdistettu, min/maks-jakson suodattimella.
• Nettosumma, Vero-%, Veron määrä — piilotettu oletuksena; ota ne käyttöön sarakeasetuksista (katso Sarakkeiden mukauttaminen). Netto ja vero ovat lajiteltavia, ja niissä on min/maks-jakson suodattimet. Ne pysyvät tyhjinä niissä tilitapahtumissa, joita et eritellyt.
• Toiminnot — monista (esitäyttää lomakkeen), muokkaa ja poista.

Luettelo avautuu suodattamattomana — käytä päivämääräjaksoa tai mitä tahansa muuta suodatinta rajataksesi sitä. Taulukon yläpuolella on tulo/kulu-palkkikaavio, jonka voit kytkeä; se seuraa aktiivista päivämääräjaksoa. Kun summat käyttävät sekoittuneita valuuttoja, ne muunnetaan näyttövaluuttaasi käyttäen Valuuttakursseja.

Työnkulut

Luo tilitapahtuma

1. Avaa uusi tilitapahtuma -lomake.
2. Aseta päivämäärä, tyyppi, kuvaus ja summa.
3. Valitse valinnaisesti asiakas; projekti- ja tehtävävalitsimet suodattuvat samalla.
4. Lisää tunnisteita tarpeen mukaan.
5. Tallenna. Jos uusi tilitapahtuma täsmää johonkin viidestä viimeisimmästä merkinnästäsi tyypin, päivämäärän, kuvauksen, summan ja valuutan osalta, Mahdollinen kaksoiskappale -valintaikkuna pyytää sinua vahvistamaan — valitse Tallenna silti säilyttääksesi sen tai Tarkista palataksesi takaisin ja säätääksesi. Tämä suojaus toimii vain luotaessa, ei koskaan muokattaessa.

Muokkaa joukkona

1. Valitse useita rivejä luettelosta.
2. Avaa joukkomuokkaus työkalupalkista.
3. Muokkaa mitä tahansa: päivämäärä, kuvaus, tyyppi, summa, valuutta, tunnisteet.
4. Vahvista. Kentät, joihin et koske, pysyvät ennallaan.

Käytä uudelleen monistamalla

Monista-toiminto esitäyttää luontilomakkeen olemassa olevasta merkinnästä — kätevä toistuviin kuluihin, joita ei kannata muuttaa Tilauksiksi.

Poista tilitapahtuma

Poista luettelon rivitoiminnoista tai käytä Poista-painiketta tilitapahtuman muokkaussivulla. Kummallakin tavalla vahvistat ensin; poisto on pysyvä — katso Vinkkejä ja erikoistapauksia.

Veron kirjaaminen

Oletuksena tilitapahtuman summa on yksinkertaisesti kokonaissumma, eikä verosta kirjata mitään. Rastita lomakkeelta Erittele nettoon ja veroon purkaaksesi sen osiin.

Erittelyn ollessa päällä syötät nettosumman (luvun ennen veroa) ja lisäksi joko verokannan tai veron määrän — toisen täyttäminen laskee toisen. Kokonaissumma lasketaan sitten puolestasi ja muuttuu vain luettavaksi; se on aina netto plus vero.

Ruudun rastittaminen tilitapahtumassa, jolla jo on summa, erittelee tuon kokonaissumman sen sijaan että lisäisi siihen: 121,00 kulu 21 %:n kannalla muuttuu 100,00 netoksi plus 21,00 veroksi, yhä 121,00 kaikkiaan. Verokanta esitäytetään laskutusasetustesi oletusverokannasta, ja voit muuttaa sitä tilitapahtumakohtaisesti. Rastin poistaminen säilyttää kokonaissumman ja tyhjentää erittelyn.

Erittely on valinnainen tilitapahtumakohtaisesti — kirjanpito, jossa erittelet vain osan merkinnöistä, toimii aivan hyvin. Tilitapahtumat, joita et erittele, laskevat koko summansa nettona ilman veroa, ja juuri se saa alla olevan Netto-näkymän kattamaan koko kirjanpitosi.

Sen valitseminen, mitä summat tarkoittavat

Sekä Analyysissä että Raporteissa on Brutto / Netto / Vero -valitsin:

• Brutto — summat sellaisina kuin ne on syötetty. Tämä on oletus ja vastaa sitä, miten nämä sivut toimivat ennen kuin erittelyä oli.
• Netto — summat ilman veroa.
• Vero — pelkkä vero. Tänne päätyvät vain ne tilitapahtumat, jotka todella erittelit, koska muilla ei ole veroa näytettäväksi.

Valitsemasi asetus siirtyy siltä sivulta luomaasi vientiin, ja luotu tiedosto kertoo, mitä perustetta se käytti.

Tuonti ja vienti

• Tuonti — pakolliset sarakkeet ovat Date, Description, Type ja Amount. Valinnaiset sarakkeet ovat Currency, Category/Tags (pilkuin erotettuna) sekä erittelysarakkeet Net Amount, Tax Rate ja Tax Amount. Otsikot täsmätään isojen ja pienten kirjainten suhteen riippumatta. Rivi lasketaan eritellyksi vain, jos se kantaa netto- tai veroarvoa; tyhjät solut tarkoittavat "ei eritelty" eivätkä nollaa, joten sekamuotoisen kirjanpidon vienti tuodaan takaisin muuttumattomana. Katso Tuonti CSV:stä.
• Vienti — valitse CSV, XLS tai PDF ja valitse mikä tahansa sarakkeiden osajoukko: date, type, description, amount, net amount, tax rate, tax amount, currency, tags, client, project, task. Kolme erittelysaraketta ovat oletuksena rastittamatta. Voit lisätä vientiin valinnaisen päivämääräjakson suodattimen. Kuittiliitteitä ei sisällytetä näihin vienteihin. Katso Tietojen vienti.

Miten se kytkeytyy muuhun Ceumiin

• Asiakkaat, projektit ja tehtävät — linkit ovat valinnaisia. Jos poistat linkitetyn asiakkaan, projektin tai tehtävän, linkki tyhjenee mutta tilitapahtuma pysyy kirjanpidossa.
• Tilaukset — jokainen uusiutuminen kirjaa automaattisesti kulutilitapahtuman, kuvattuna muodossa <palvelu> (<jakso>). Uusiutumiset kirjaavat erittelemättömän kulun; lisää erittely muokkaamalla tilitapahtumaa, jos tarvitset sitä. Katso Tilaukset.
• Laskutusasetukset — oletusverokanta, joka esitäyttää erittelyn, on sama jota laskusi käyttävät.
• Kojelauta — kojelaudan tulo/kulu-kaavio käyttää samoja tietoja muunnettuna näyttövaluuttaasi.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

• Poisto on pysyvä. Roskakoria ei ole. Voit poistaa joukkona joukkomuokkauksen valinnasta.
• Tunnisteet hoitavat kaksoistehtävää. Käytä pientä joukkoa kategoriasanastonasi (esimerkiksi ateriat, matkat, saas) ja varaa projekti- ja tehtävälinkit nimenomaiseen laskutuskontekstiin.
• Linkitetyn tietueen poistaminen vain tyhjentää linkin. Asiakkaan poistaminen ei poista siihen osoittaneita tilitapahtumia — ne pysyvät kirjanpidossa, vain linkittämättöminä.
• Ei kenttäkohtaista historiaa. Tilitapahtumia ei seurata siinä muutoslokissa, jota asiakkaat, projektit, tehtävät ja laskut käyttävät. Jos tarvitset historiaa, vie tiedot säännöllisesti.
• Monistaminen kuljettaa erittelyn mukanaan. Monistettu tilitapahtuma säilyttää netto/vero-erittelynsä, joten arvonlisäverollisen kulun toistaminen ei litistä sitä takaisin bruttosummaksi.
• Vero-näkymä kaventaa laskettavaa. Kun perusteena on Vero, analyysi laskee vain ne tilitapahtumat, jotka kantavat veroa — tilitapahtumien määrä ja päiväkeskiarvot kuvaavat tätä osajoukkoa, eivät koko kirjanpitoasi.
• Kaksoiskappaleiden suojaus on muistutus, ei este. Se vertaa vain viiteen viimeisimpään merkintääsi, joten kauempana taaksepäin oleva tarkoituksellinen toisto tallentuu ilman kehotetta — ja voit aina vahvistaa Tallenna silti aidolle saman päivän toistolle.

Mobiilissa

• Skannaa kuitti — luo tilitapahtuma valokuvasta. Kamera/dokumenttiskanneri lukee summan, päivämäärän, valuutan ja kuvauksen laitteella ja esitäyttää lomakkeen; tarkista ja tallenna. Katso Kuittien skannaus.
• Natiivit valitsimet — summa käyttää numeronäppäimistöä ja päivämäärä alustan päivämäärävalitsinta.
• Toimii offline-tilassa — offline-tilassa luomasi tai muokkaamasi tilitapahtumat asetetaan jonoon lähtevien laatikkoon ja synkronoidaan, kun muodostat yhteyden uudelleen. Katso Offline-tuki.
• Analyysit ja raportit ovat molemmat käytettävissä; sarakkeiden valitsin ja joukkomuokkaus eroavat verkosta.