Laskut

Laskut edustavat summia, jotka asiakkaasi ovat sinulle velkaa. Jokaisella laskulla on mukautettu tila, rivikohteet, laatimispäivä, eräpäivä, valinnainen QR-koodin maksutieto, ja se renderöityy brändätyksi PDF:ksi käyttäen määrittämääsi Laskupohjaa.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkia laskujasi Laskut-sivulla suodattimilla asiakkaalle, tilalle, päivämääräväille ja summalle. Luo uusi lasku lomakkeella, jossa on kolme osiota: laskun tiedot, asiakastiedot ja rivikohteet. Avaa lasku nähdäksesi sen PDF-esikatselun sekä viedäksesi tai lähettääksesi sen sähköpostitse, muokataksesi sitä tai avataksesi sen täyden muutoshistorian. Mukauta PDF:n ulkoasua Laskupohja-sivulla (katso Laskupohja) ja tuo laskuja tiedostosta Laskujen tuonti -sivulla (katso Tuonti CSV:stä).

Kentät, jotka täytät

Laskun tiedot:

Laskun numero — pakollinen vapaatekstinen kirjanpitoviite (esim. INV-2024-001). Ei tarvitse olla yksilöllinen.
Laatimispäivä — oletuksena tämä päivä.
Eräpäivä — pakollinen; oltava laatimispäivänä tai sen jälkeen.
Tila — pakollinen, peräisin Mukautetuista tiloista, määritetty kohdassa Laskutilat.
Valuutta — oletuksena työtilasi valuutta; korvaa se laskukohtaisesti.
Summa — otetaan rivikohteista.
Laskun tyyppi — full tai proforma.
QR-koodin tiedot — valinnainen maksulinkki tai pankin URI; näytetään PDF:llä.
Projekti — valinnainen; suodattaa käytettävissä olevat tehtävät, kun lisäät rivikohteita.
Tunnisteet — valinnaiset.

Asiakastiedot (taltioitu laskukohtaisesti):

Asiakas — valinnainen. Kun asetettu, alla olevat yhteys- ja laskutuskentät esitäytetään asiakkaasta sillä hetkellä, kun luot laskun.
Asiakkaan sähköposti, asiakkaan osoite, yrityksen nimi, verotunnus, pankin nimi, pankkitili, pankin reititys — taltioitu itse laskuun. Myöhemmät muokkaukset asiakkaaseen eivät muuta olemassa olevia laskuja.

Omat freelancer-tietosi tulevat kohdasta Brändilaskutus, ja ne ovat lomakkeella vain luku -muodossa.

Jokainen lasku saa tunnuksen, kuten I-7. Älä sekoita sitä syöttämääsi laskun numeroon — tunnus on Ceumin oma viite, kun taas laskun numero on sinun kirjanpitoviitteesi.

Rivikohteet

Jokaisella rivikohteella on:

Kuvaus — pakollinen.
Summa — pakollinen valuutta-arvo.
Vero — valinnainen kiinteä summa, tai
Verokanta — valinnainen prosentti, joka laskee veron summasta.
Tehtävä — valinnainen linkki. Jos valitset tehtävän, kuvaus täyttyy automaattisesti tehtävän nimestä.

Voit lisätä, poistaa ja järjestellä rivikohteita.

Työnkulut

Laskun laatiminen

Avaa uuden laskun lomake.
Aseta laskun numero, eräpäivä ja tila. Jos olet määrittänyt oletuspohjan, PDF-esikatselu heijastaa sitä kirjoittaessasi.
Valitse asiakas. Asiakkaan laskutuskentät täytetään puolestasi.
Lisää rivikohteet. Käytä kunkin kohteen tehtävävalitsinta tehtävänimien uudelleenkäyttöön.
Tallenna. Uusi lasku saa seuraavan tunnuksen (I-N).

PDF:n vienti

Käytä tietosivulla Vie PDF -toimintoa luodaksesi tuoreen PDF:n ja säilyttääksesi sen laskulla, tai Vie sähköpostiin luodaksesi yhden lennossa säilyttämättä sitä. Aiemmat viennit säilyvät laskulla ja ne voidaan ladata uudelleen.

Lähetys sähköpostitse

Käytä tietosivulla Sähköposti-toimintoa. Tämä laatii Sähköpostin käyttäen laskupohjaa, liittää joko tuoreen PDF:n tai tallennetun viennin ja tallentaa merkinnän sähköpostilokiin.

Maksetuksi merkitseminen

Valitse valmis-merkitty tila — tyypillisesti "Maksettu". Kun lasku on valmis, sitä ei enää merkitä myöhässä olevaksi.

Laskun poistaminen

Käytä Poista-painiketta laskun tietosivulla tai sen muokkaussivulla ja vahvista sitten. Poisto on pysyvä — katso Vinkit ja erikoistapaukset.

Tilan työnkulku

Laskutilat tulevat kohdasta Mukautetut tilat. valmis-asetus merkitsee tilan "valmiiksi" — yleensä "Maksettu". Lasku lasketaan myöhässä olevaksi, kun sen eräpäivä on ohittunut eikä sen tila ole valmis. Myöhässä olevat laskut näkyvät punaisina luettelossa ja nousevat esiin kohdassa Hälytykset.

Valmiita oletustiloja ei ole; määritä omasi Laskutilat-sivulla.

PDF

Luotu PDF koostuu seuraavista:

Otsikko, jossa valinnainen logo (sijoittelu ja koko pohjasta).
Yritystietosi kohdasta Brändilaskutus.
Laskuun taltioidut asiakkaan laskutustiedot.
Laskun tiedot (numero, laatimispäivä, eräpäivä, tila, summa).
Rivikohteet, joissa kuvaus-, summa- ja verosarakkeet.
Muistiinpanot.
Maksutiedot (pankki, vero, reititys) — voidaan kytkeä pois.
Valinnainen QR-koodi (sijainnin ohjaa pohja).
Alatunnisteteksti.

Pohja ohjaa värejä, otsikkotekstiä, mitkä osiot näkyvät ja missä asiat sijaitsevat. Jokainen tallennettu vienti taltioi laskun täsmälleen sellaisena kuin se oli luotaessa, joten PDF pysyy paikkansapitävänä, vaikka muokkaisit laskua myöhemmin.

Miten se liittyy muuhun Ceumiin

Asiakkaat — asiakaslinkki on valinnainen. Asiakkaan poistaminen jättää laskun paikoilleen, mutta poistaa sen linkin kyseiseen asiakkaaseen. Laskutuskentät säilyvät, koska ne taltioitiin laskuun.
Projektit — projektilinkki on valinnainen. Projektin poistaminen jättää laskun paikoilleen, mutta poistaa sen linkin.
Tunnisteet — jaettu Ceumin laajuisen tunnistejärjestelmän kanssa.
Sähköposti — laskut kytkeytyvät sähköpostieditoriin, PDF liitettynä ja linkitettynä takaisin sähköpostiin.
Muutosloki — jokainen muutos taltioidaan.

Tuonti ja vienti

Tuonti — tuo laskut CSV-tiedostosta Laskujen tuonti -sivulla. Sarakkeet sisältävät tunnuksen, laskun numeron, asiakkaan, laatimispäivän, eräpäivän, summan, valuutan, tilan, muistiinpanot ja tunnisteet. Katso Tuonti CSV:stä.
Vienti — laskurivit voidaan viedä CSV- tai XLSX-muotoon luettelosivun toiminnoista; yksittäisen laskun vieminen PDF:nä on erillinen prosessi.
Joukkomuokkaus ei ole käytettävissä laskuille.

Vinkit ja erikoistapaukset

Taltioitu laskutus pysyy. Asiakkaan muokkaaminen sen jälkeen, kun olet laatinut laskun, ei muuta olemassa olevan PDF:n laskutuslohkoa — se on tarkoituksellista.
Tunnus vs. laskun numero. Tunnus on Ceumin oma viite; laskun numero on se, jonka laitat dokumenttiin. Käytä kumpaa tahansa tutumpaa suodattaessasi.
Poisto on pysyvä. Laskun poistaminen poistaa myös sen sähköpostiliitteet ja tallennetut viennit.
Myöhässä on laskettu, ei tallennettu. Tila ei muutu automaattisesti "myöhässä olevaksi" — lasku vain merkitään visuaalisesti, kunnes edistät tilaa.

Mobiilissa

Luo ja muokkaa laskuja natiivissa pohjalevylomakkeessa; luettelorivit noudattavat kompaktia tiheyttä, ja offline-tilassa tehdyt muokkaukset asetetaan jonoon ja lähetetään, kun yhteys palautuu — katso Offline-tuki.
Vie lasku PDF-muotoon ja luovuta se natiivin jakolevyn kautta. Laskupohjan mukauttaminen on vain verkossa.