Ajanseuranta kirjaa, mitä teit. Aikatavoite kertoo, mitä aioit tehdä: kolmekymmentä tuntia viikossa, kymmenen tuntia kuukaudessa Acmelle, neljäkymmentä tuntia ennen julkaisua. Ceum mittaa ensimmäistä jälkimmäistä vasten ja kertoo, missä mennään.
Tavoitteet ovat sivulla Aikatavoitteet, johon pääsee Ajanseuranta-sivulta.
Tavoitteen luominen
Tavoite tarvitsee nimen ja tuntitavoitteen. Kaikki muu rajaa sitä:
- Toistuu – Viikoittain, Kuukausittain tai Kertaluonteinen. Toistuva tavoite alkaa jokaisen jakson alussa alusta täytenä; kertaluonteinen kulkee antamiesi päivämäärien välillä.
- Päättyy – toistuva tavoite jatkuu loputtomiin, ellet anna sille arvoa kohtaan Viimeinen päivä. Silloin se jatkuu viimeiseen kokonaiseen jaksoon, joka päättyy tähän päivään mennessä, ja pysäyttää itsensä – kesken kuukautta pysäytetty kuukausitavoite sulkee siis edellisen kuukauden eikä enempää, koska osittainen kuukausi kokonaisen kuukauden tavoitetta vasten ilmoittaisi epäonnistumisesta, jota ei tapahtunut. Historia säilyy; siirrä päivää ja jatka tavoitetta.
- Lisää mitä lasketaan – oletuksena kaikkea kirjattua aikaa, tai rajattuna sillä, mitä pinoat. Katso Mitä tavoite laskee alta.
- Muistuta, kun määräaika lähestyy – katso Muistutukset alta.
- Sisällytä raporttisähköpostiini – katso Raportointi alta.
Viikot kulkevat maanantaista sunnuntaihin ja kuukaudet ovat kalenterikuukausia, molemmat sinun aikavyöhykkeessäsi, ei palvelimen. Jos vaihdat aikavyöhykettä asetuksissa, tulevat jaksot seuraavat sitä.
Mitä tavoite laskee
Tavoite laskee oletuksena jokaisen kirjatun tunnin. Rajaa sitä lisäämällä yksi tai useampi kriteeri. Kukin nimeää yhden asian:
| Kriteeri | Osuu |
|---|---|
| Asiakas | merkintöihin, jotka johtavat tuohon asiakkaaseen minkä tahansa tehtävä- ja projektiketjun kautta |
| Projekti | merkintöihin, jotka on liitetty tuon projektin tehtävään |
| Tehtävä | merkintöihin tuolla tehtävällä ja sen alitehtävillä – kokoava tehtävä ei itse pidä aikaa |
| Tunniste | merkintöihin, joilla on tuo tunniste. Merkinnän omat tunnisteet, ei sen tehtävän |
| Teksti | merkintöihin, joiden kuvaus sisältää kirjoittamasi tekstin, kirjainkoosta riippumatta |
Pinoa niitä vapaasti, minä tahansa lajien yhdistelmänä. Valitsimen alla olevat merkit ovat tuo joukko, ja sitä muokataan myöhemmin samoin kuin se rakennettiin – lisää uusi tai napsauta jonkin ×-merkkiä.
Mikä tahansa vai kaikki
Kahdesta kriteeristä ylöspäin valitset myös, miten ne yhdistyvät:
- Mikä tahansa (oletus) laskee merkinnän, joka vastaa vähintään yhtä niistä. ”Acme tai mikä tahansa laskutettavaksi merkitty” on tämä.
- Kaikki laskee vain merkinnän, joka vastaa jokaista niistä. ”Uudistukseen tehty työ, joka on myös merkitty laskutettavaksi” on tämä.
Ilman kriteerejä tai yhdellä kriteerillä molemmat asetukset valitsevat täsmälleen samat merkinnät – siksi valinta tarjotaan vasta toisesta kriteeristä alkaen.
Merkintä lasketaan kerran, vastasi se kuinka moneen kriteeriin tahansa. Tunti uudistuksen parissa, merkittynä laskutettavaksi ja kuvattuna ”suunnittelun katselmointi”, tuo kaikki kolme nimeävälle tavoitteelle yhden tunnin – ei kolmea.
Listan lukeminen
Jokaisella rivillä on edistymispalkki ja sen takana olevat luvut – kirjatut tunnit, tavoitetunnit ja prosentti. Prosenttia ei ole katkaistu: 140 prosentissa oleva tavoite kertoo sen, koska ylitys on todellinen tieto.
Palkki muuttuu keltaiseksi vasta, kun jakso on lopuillaan ja tavoite on yhä täyttymättä. Palkki, joka keltaisi pelkästä alituksesta, olisi keltainen koko viikon, joka viikko, eikä tarkoittaisi enää mitään. Tavoite, jonka muistutus on pois päältä, ei muutu keltaiseksi lainkaan – sama tarkistus ratkaisee palkin, kellon ja sähköpostin, joten tavoite, josta et halunnut muistutusta, pysyy hiljaa kaikkialla.
Rivin avaaminen näyttää nykyisen jakson päivämäärät, koko kriteerijoukon ja tavoitteen asetukset. Taulukossa kriteerit ovat Kerryttävät-sarakkeessa. Rivi näyttää niistä kaksi ja laskee loput sanoin – ”3 muuta” – sen sijaan että piilottaisi ne hallinnan taakse, koska taulukon rivillä on käytettävissä yhden rivin korkeus.
Tavoitteen keskeyttäminen
Tavoitteen, jota et juuri nyt tavoittele, voi keskeyttää. Se himmenee, järjestyy listan loppuun ja lakkaa hälyttämästä ja muistuttamasta – mutta sitä ei poisteta, ja sen historia säilyy koskemattomana. Voit jatkaa sitä milloin tahansa.
Keskeyttäminen ei estä jaksojen sulkeutumista. Keskeytetty viikkotavoite saa yhä joka viikko rivin historiaan sen mukaan, mitä satuit kirjaamaan. Keskeytys pysäyttää huomion, ei kirjanpitoa.
Ajastinsivulla
Ajanseuranta-sivun oikeanpuoleinen kortti vaihtaa Yhteensä- ja Tavoitteet-näkymän välillä. Tavoitteet-näkymä näyttää aktiiviset tavoitteesi palkkeineen, joten näet käynnissä olevan istunnon vaikutuksen poistumatta sivulta.
Muistutukset
Ota käyttöön Muistuta, kun määräaika lähestyy, niin Ceum lähettää sinulle kerran jaksossa sähköpostin, kun jakso on lähes kulunut eikä tavoite ole täyttynyt.
”Lähes kulunut” tarkoittaa oletuksena jakson viimeistä viidesosaa – noin puoltatoista päivää viikosta, noin kuutta päivää kuukaudesta. Murto-osa eikä kiinteä päivämäärä, koska kaksi päivää on iso osa viikon loppua ja tuskin kuukauden loppu. Jos haluat mieluummin kiinteän ennakon, anna tavoitteelle päivien määrä, niin sitä käytetään.
Saat enintään yhden muistutuksen tavoitetta ja jaksoa kohti, ja samana päivänä muistutuksen ansaitsevat tavoitteet saapuvat yhtenä sähköpostina, eivät useana.
Muistutukset näkyvät myös kellossa ja Hälytykset-sivulla niin kauan kuin määräaika on lähellä. Ne ovat aina varoitus, eivät koskaan kiireellinen tila – katso alta.
Täyttymätön tavoite ei ole epäonnistuminen
Mikään sovelluksessa ei merkitse täyttymätöntä tavoitetta punaisella, ja se on tarkoituksellista. Kun jakso päättyy, tavoite alkaa alusta täytenä. Punainen merkki joko istuisi rivillä, joka on sillä hetkellä täysin kunnossa, tai maalattaisiin jaksoon, jolle et voi enää tehdä mitään.
Vaje näkyy historiassa – tosiasiana sulkeutuneesta jaksosta, ei hälytyksenä siitä, jossa yhä olet.
Historia
Tavoitehistoria on merkintä jokaisesta sulkeutuneesta jaksosta: mikä tavoite, mikä jakso, kirjatut tunnit silloin voimassa ollutta tavoitetta vasten ja täyttyikö se.
Kaksi asiaa kannattaa tietää:
- Luvut on jäädytetty, ei laskettu uudelleen. Tavoitteen muuttaminen tänään ei muuta sitä, täyttyikö viime kuukausi.
- Merkintä ei ole välimuisti. Kun sulkeutuneen jakson takana olevat aikakirjaukset ovat poissa, jaksoa ei voi laskea uudelleen mistään – tilannekuva on ainoa kopio. Molemmat aikatavoitteet sisältävät tilaukset säilyttävät aikakirjaukset niin kauan kuin tilisi on olemassa, joten tämä ei ole vaara niissä pysyessäsi; siitä tulee sellainen, jos putoat maksuttomaan tilaukseen, joka säilyttää aikakirjaukset 365 päivää. Katso Poistoa lähestyvät kohteet.
Raportointi
Ota tavoitteelle käyttöön Sisällytä raporttisähköpostiini, niin sen sulkeutuneet jaksot ilmestyvät Ceum-raporttisähköpostiisi, rivi jaksoa kohti tunteineen ja lopputuloksineen.
Raportille ei ole erillistä ”viikoittain vai kuukausittain” -asetusta, koska tavoitteella on jo rytmi: viikkotavoite raportoi viikoittain, kuukausitavoite kuukausittain, ja molempia sisältävä tili kuulee kummastakin sitä mukaa kuin ne sulkeutuvat.
Sulkeutuneet tavoitejaksot näkyvät myös ajanseurannan raportit -sivulla sen jakson alla, johon olet siirtynyt. Raportointi kuuluu tilauksesi Raportit-ominaisuuteen.
Jos haluat lopettaa raporttisähköpostin kokonaan, poista Raporttisähköpostit käytöstä ilmoitusasetuksissa. Muistutussähköpostit ovat siellä oma kategoriansa, joten voit pitää toisen ja luopua toisesta.
Mobiilissa
Mobiilisovellus näyttää tavoitteesi edistymisineen ja sen, mitä kukin niistä laskee – siellä otsikkona on Laskee eikä Lisää mitä lasketaan – ja antaa keskeyttää tai jatkaa yhtä, eli ne päätökset, jotka teet juuri lukua katsoessasi. Tavoitteiden luonti ja muokkaus tapahtuu verkossa, koska tavoite asetetaan kerran ja sitä sitten seurataan.
Tavoitemuistutukset näkyvät mobiilin hälytysnäkymässä kaiken muun rinnalla.
Kuinka paljon kirjauksesta lasketaan
Jokainen aikakirjaus, joka menee päällekkäin tavoitteen jakson kanssa, tuo mukanaan sen osan, joka osuu sisään – sunnuntai-illasta maanantaihin kulkeva kirjaus lasketaan kumpaankin viikkoon sille kuuluvalta osalta. Käynnissä oleva ajastin lasketaan myös, ja se kasvaa katsoessasi.
Mitkä kirjaukset ovat kelvollisia, ratkaisevat tavoitteen kriteerit yllä.
Jos tavoitteen kriteerit kattavat poikkeuksellisen paljon kirjattua aikaa, Ceum voi kertoa, ettei se pysty mittaamaan sitä, sen sijaan että antaisi koko sivun odottaa. Tavoite näkyy silti; vain sen luvut jätetään näyttämättä.