Jakolinkki antaa kenelle tahansa vain luku -näkymän yhteen työtilasi kohteeseen — Ceum-tiliä ei tarvita. Linkit luodaan aina jaettavasta kohteesta, ei koskaan Jaettu data -sivulta, joka vain listaa ja hallinnoi jo olemassa olevia. Katsoja näkee vain jaetun sisällön sekä teeman ja tiiviin näkymän valinnat; mitään ei voi muokata.
Jakolinkit ovat käytettävissä Plus- ja Pro-tilauksissa. Sinulla voi olla enintään 50 aktiivista linkkiä kerrallaan; vanhentunut tai peruutettu linkki vapauttaa paikan.
Mitä voi jakaa
Avaa kohde ja paina sivun otsikossa Jaa:
- Lasku — laskun tietosivulla. Näyttää laskun tiedot, laskurivit, asiakastiedot ja maksutiedot, jotka näkyvät myös laskun PDF:ssä.
- Dokumentti — dokumentin tietosivulla. Näyttää dokumentin sisällön, kuvauksen, tunnisteet sekä liitettyjen asiakkaiden ja projektien nimet. Versiohistoria ja aiemmat viennit pysyvät yksityisinä.
- Tapahtuma — tapahtumataulukon rivitoiminnoista tai otsikosta tapahtumaa muokattaessa. Näyttää päivämäärän, kuvauksen, summan, tulo/meno-tyypin, verojaon jos sen teit, tunnisteet ja kuittikuvan jos sellainen on liitetty. Liitetyn asiakkaan, projektin tai tehtävän nimet kulkevat mukana; itse tietueet eivät.
- Tehtävä — tehtävän tietosivulla tai kanban-taululta avatun tehtävän toimintovalikosta. Näyttää tehtävän kuvauksen, päivämäärät, tilan, prioriteetin, tyypin, tunnisteet, projektit ja alitehtävät. Kommentit, suhteet ja aikakirjaukset pysyvät yksityisinä.
- Kanban-taulu — kanban-sivulla, valittuna olevalle taululle. Jokainen taululla näkyvä tehtävä on katsottavissa linkin kautta, myös sen vain luku -tiedot napsauttamalla.
- Kalenteri — kalenterin työkalurivistä. Katso Kalenterin jakaminen alempaa.
- Luodut tiedostot — mistä tahansa vientilistasta sekä laskun tai dokumentin vientiosiosta. Jaettavana on valmis tiedosto itse: vastaanottaja saa kortin, jossa on tiedoston nimi, koko ja luontiaika sekä latauspainike. Katso Tietojen vienti.
Jakamisikkunassa on kaksi valinnaista asetusta:
- Vanhenee — päivämäärä ja kellonaika, jonka jälkeen linkki lakkaa toimimasta. Nimenomainen vanheneminen voidaan asettaa enintään 90 päivän päähän. Jätä tyhjäksi, jos linkki ei vanhene; vanhenemista voi muuttaa myöhemmin.
- Lähetä sähköpostiin — osoite, johon linkki lähetetään heti luonnin jälkeen.
Luonnin jälkeen koko linkki näytetään kerran — kopioi se siinä vaiheessa. Jatkossa tallessa on vain lyhyt tunnisteosa, joten kadonnutta linkkiä ei voi palauttaa; luo sen sijaan uusi.
Kalenterin jakaminen
Kalenterilinkki on ainoa, joka ei osoita yhteen tietueeseen, ja ainoa, joka määritellään luontihetkellä. Ikkuna kysyy, mitä linkin tulee näyttää:
- Tapahtumat, tehtävät ja tilausten uusiutumiset — kukin merkintäryhmä kulkee mukana vain, jos jätät sen päälle.
- Tehtävien projektirajaus — samat kaksi valintaa, joita oma kalenterisi käyttää: ovatko kaikki projektit mukana ja tulevatko projektittomat tehtävät mukaan.
Merkkien värit ja mahdollinen projektisuodatin otetaan kalenteriasetuksistasi sellaisina kuin ne ovat linkkiä luotaessa. Säätä ei jaeta koskaan, eikä myöskään tuotujen kalenterien tapahtumia.
Valintasi jäädytetään linkkiin. Omien kalenteriasetusten muuttaminen jälkikäteen ei muuta sitä, mitä olemassa oleva linkki näyttää, eikä valintoja voi enää muokata — jonkun postilaatikossa jo olevan linkin laajentaminen olisi muutos, jota et mitenkään näkisi. Jos haluat jakaa toisin, peruuta linkki ja luo uusi.
Vastaanottaja näkee yhden kuukauden kerrallaan ja voi selata taakse- ja eteenpäin enintään kolme vuotta kumpaankin suuntaan tästä päivästä. Ruudukko piirretään sinun aikavyöhykkeessäsi, joten merkinnät osuvat niille päiville, joilla sinä ne näet.
Mitä taulun jako näyttää
Taulun jako heijastaa aina taulun nykyistä kokoonpanoa. Taululle myöhemmin tulevat tehtävät näkyvät linkin kautta; taululta poistuvat tehtävät — kun niiden tilasarake piilotetaan, tyyppi suodatetaan pois, projektisuodatin muuttuu tai valmiiden tehtävien säilytysaika päättyy — lakkaavat näkymästä heti, myös tietonäkymänsä osalta.
Linkkien hallinta
Jakolinkit-sivu listaa jokaisen linkin tyypin, jaetun kohteen, tilan (aktiivinen, vanhentunut tai peruutettu), vanhenemisen ja viimeisimmän katseluajan kera. Lista tukee tavallista suodatusta ja sivutusta.
Linkille on kaksi toimintoa:
- Muokkaa vanhenemista — aseta, siirrä tai poista vanhenemisaika.
- Peruuta — poista linkki pysyvästi käytöstä. Linkkiä käyttävät menettävät pääsyn heti. Peruutusta ei voi kumota; uuden linkin voi aina luoda.
Valitse rivien valintaruuduilla useita linkkejä ja peruuta ne kerralla. Jo peruutettuja linkkejä ei voi valita. Katso Joukkomuokkaus.
Kun linkki lakkaa toimimasta
Virheellisen, vanhentuneen tai peruutetun linkin avaaja näkee neutraalin "ei enää käytettävissä" -sivun — ei koskaan osittaisia tietoja. Sama sivu tulee näkyviin, kun kalenterilinkkiä selataan sen kattamien kuukausien ulkopuolelle.
Linkit keskeytyvät automaattisesti myös silloin, kun omistajan tilaus ei sisällä jakamista (tai jaettua ominaisuutta, kuten kanbania); ne alkavat toimia uudelleen päivityksen jälkeen ilman uudelleenluontia.