Sähköpostin avulla voit laatia ja lähettää viestejä asiakkaille, liittää laskuja tai muita tiedostoja, täyttää mallimuuttujia ja säilyttää täydellisen lokin kaikesta lähettämästäsi. Jokainen viesti toimitetaan Ceumin sähköpostipalvelun kautta ja tallennetaan sähköpostilokiisi toimitustilansa kanssa.
Mitä voit tehdä
Avaa Sähköposti selataksesi sähköpostilokia jokaisesta lähettämästäsi viestistä, laatiaksesi uuden viestin tai avataksesi sähköpostimallisi tarkastellaksesi ja muokataksesi niitä.
Viestin laatiminen
Laatimissivulla on:
- Asiakas — pakollinen. Asiakkaan valitseminen täyttää Vastaanottaja-kentän automaattisesti heidän sähköpostillaan.
- Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio — vastaanottajakentät.
- Aihe — tukee mallimuuttujia, jotka kirjoitetaan muodossa
{{name}}. - Viesti — monirivinen, samalla muuttujakorvauksella.
- Liitteet — tiedostoja tai laskuja; katso alla.
Kun kirjoitat, aihe ja viesti tarkistetaan: mikä tahansa {{variable}}, joka ei kuulu nykyiseen malliin, varoittaa sinua ennen lähetystä.
Mallit ja muuttujat
Sisäänrakennettuja malleja on viisi, kullakin oma kiinteä muuttujajoukko:
- Viesti asiakkaalle — asiakkaan nimi, viestisi, oma nimesi.
- Lähetä lasku — asiakkaan nimi, laskun numero, summa, valuutta, eräpäivä, oma nimesi.
- Erääntymismuistutus — sama kuin Lähetä lasku, lisäksi myöhässäolopäivät.
- Projektisähköposti — asiakkaan nimi, projektin nimi, viestisi, oma nimesi.
- Tehtäväsähköposti — asiakkaan nimi, tehtävän nimi, projektin nimi, viestisi, oma nimesi.
Voit muokata kunkin mallin oletussanamuotoa sähköpostimallit -sivulla, mutta kullekin saatavilla olevat muuttujat ovat kiinteät.
Liitteet
Voit liittää:
- Tiedoston — minkä tahansa lähettämäsi tiedoston, kuten PDF-, kuva-, Word- tai Excel-dokumentin.
- Olemassa olevan lasku-PDF:n — käyttää uudelleen laskun jo luotua PDF:ää.
- Tuoreen luodun lasku-PDF:n — luo uuden PDF:n laskusta paikan päällä.
Kun liität laskun, vastaanottajan on vastattava laskun asiakkaan sähköpostia — lomake estää ristiriidan, jotta et lähetä laskua väärälle henkilölle.
Sähköpostiloki
Sähköpostiloki listaa jokaisen viestin vastaanottajineen, aiheineen, päivämäärineen, toimitustiloineen ja malleineen. Voit suodattaa tilan, mallin, päivämäärävälin tai vapaan tekstin perusteella vastaanottajan, aiheen ja viestin poikki. Laajenna rivi nähdäksesi renderöidyn viestin ja ladataksesi sen liitteet. Lokitut sähköpostit tulevat esiin myös globaalissa haussa.
Pikalähetys kohteesta
Sähköposti-valinta asiakkaalta, laskulta, projektilta tai tehtävältä avaa laatimislomakkeen valmiiksi täytettynä:
- Asiakkaalta — Viesti asiakkaalle -malli, asiakkaan nimi täytettynä.
- Laskulta — Lähetä lasku- tai Erääntymismuistutus-malli (eräpäivän mukaan valittuna), laskun numero, summa, valuutta ja eräpäivä täytettyinä, ja lasku jonossa liitteenä.
- Projektilta — Projektisähköposti-malli, projektin nimi täytettynä.
- Tehtävältä — Tehtäväsähköposti-malli, tehtävän ja projektin nimet täytettyinä.
Vinkkejä ja erikoistapauksia
- Jokainen lähetys lokitetaan. Lähetetty viesti toimitetaan ja tallennetaan sähköpostilokiisi toimitustilansa kanssa; epäonnistunut lähetys näyttää virheen lokirivillään.
- Mallimuuttujat ovat kiinteät. Jos tarvitset lisää dynaamista sisältöä, kirjoita se suoraan viestiin tai laadi ilman mallia.
- Laskuliitteet tarkistavat asiakkaan sähköpostin. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostia tallennettuna, et voi lähettää hänelle laskua ennen kuin lisäät sellaisen.
Lähetysrajat
Karkaavan tai vahingossa tapahtuvan joukkolähetyksen estämiseksi jokaisella tilillä on katto sille, kuinka monta sähköpostia se voi lähettää liukuvan aikaikkunan sisällä:
- Oletusraja — 20 sähköpostia 24 tunnissa, mitattuna liukuvana ikkunana (viimeiset 24 tuntia juuri nyt -hetkestä), ei kiinteänä kalenteripäivänä.
- Elävä laskuri — vain onnistuneesti lähetetyt viestit lasketaan rajaa kohti.
- Kun saavutat rajan — laatimissivulla näkyy banneri, joka selittää rajan, ja Lähetä-painike on poissa käytöstä. Kun vanhemmat viestit ikääntyvät pois 24 tunnin ikkunasta, kapasiteettia vapautuu jälleen ja voit lähettää uudelleen.
- Tilikohtaiset ohitukset — ylläpitäjä voi nostaa tai laskea sekä globaalia oletusta että yksittäisen käyttäjän rajaa tai kytkeä rajoituksen kokonaan pois.
Jos lähetys hylätään rajan ylittämisen vuoksi, näet virheen, joka selittää, kuinka suuren osan kiintiöstäsi olet käyttänyt.
Vastaanottajan muutokset
Asiakkaan valitseminen täyttää Vastaanottaja-kentän hänen tallennetulla sähköpostillaan. Jos sitten muutat Vastaanottaja-kentän toiseen osoitteeseen, varoitus ilmestyy, jotta tahaton vastaanottajan vaihto ei jää huomaamatta — viesti on silti lähetettävissä, varoitus on vain muistutus.
Mobiilissa
Mobiilisovellus kattaa lukemisen ja lähettämisen:
- Lue loki ja laadi — selaa lähetettyjä sähköposteja, avaa yksi sen renderöityjen tietojen ja liitteiden vuoksi ja laadi uusi viesti mallin valinnalla, asiakasvastaanottajan automaattitäytöllä, laiteen tiedosto- ja lasku-PDF-liittein ja samalla lähetyskiintiöbannerilla.
- Mallit ovat vain luku — voit soveltaa mallia laatiessasi, mutta mallien luominen, muokkaaminen ja poistaminen on vain verkossa.