Sähköpostin avulla voit laatia ja lähettää viestejä asiakkaille, liittää laskuja tai muita tiedostoja, täyttää mallimuuttujia ja säilyttää täydellisen lokin kaikesta lähettämästäsi. Jokainen viesti toimitetaan sovelluksen sähköpostipalvelun kautta ja tallennetaan sähköpostilokiisi toimitustilansa kanssa.
Mitä voit tehdä
Avaa Sähköposti selataksesi sähköpostilokia jokaisesta lähettämästäsi viestistä, laatiaksesi uuden viestin tai avataksesi sähköpostimallisi tarkastellaksesi ja muokataksesi niitä.
Viestin laatiminen
Laatimissivulla on:
- Asiakas – pakollinen. Asiakkaan valitseminen täyttää Vastaanottaja-kentän automaattisesti hänen ensisijaisella sähköpostillaan. Jos asiakkaalla on useita osoitteita, Vastaanottaja-kentästä tulee ehdotuskenttä, jossa ne kaikki näkyvät, joten laskutuspostilaatikkoon vaihtaa yhdellä klikkauksella.
- Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio – vastaanottajakentät.
- Aihe – tukee mallimuuttujia, jotka kirjoitetaan muodossa
{{name}}. - Viesti – monirivinen, samalla muuttujakorvauksella.
- Liitteet – tiedostoja tai laskuja; katso alla.
Kun kirjoitat, aihe ja viesti tarkistetaan: mikä tahansa {{variable}}, joka ei kuulu nykyiseen malliin, varoittaa sinua ennen lähetystä.
Mallit ja muuttujat
Viisi sisäänrakennettua mallia tuottaa sanamuodot – yksi tavalliselle viestille asiakkaalle, yksi laskun lähettämiseen, yksi erääntyneen laskun muistuttamiseen sekä yksi projektille ja yksi tehtävälle. Kullakin on oma kiinteä {{muuttuja}}-paikkamerkkijoukkonsa, ja kunkin sanamuodon voi kirjoittaa uudelleen sähköpostimallit -sivulla. Mistä malli koostuu, mitä muuttujia se hyväksyy ja miten malli valitaan lähetettäessä, käydään läpi artikkelissa Sähköpostimallit ja sähköpostiloki.
Liitteet
Voit liittää:
- Tiedoston – minkä tahansa lähettämäsi tiedoston, kuten PDF-, kuva-, Word- tai Excel-dokumentin.
- Olemassa olevan lasku-PDF:n – käyttää uudelleen laskun jo luotua PDF:ää.
- Tuoreen luodun lasku-PDF:n – luo uuden PDF:n laskusta paikan päällä.
Kun liität laskun, vastaanottajan on vastattava laskun asiakkaan sähköpostia – lomake estää ristiriidan, jotta et lähetä laskua väärälle henkilölle.
Sähköpostiloki
Jokainen viesti kirjataan sähköpostilokiin vastaanottajineen, aiheineen, päivämäärineen, toimitustilineen ja malleineen, riippumatta siitä toimitettiinko se vai ei. Sähköpostimallit ja sähköpostiloki käy läpi, mitä rivi sisältää, millä sitä voi suodattaa, mitä laajentaminen näyttää, miten rivit viedään ja kuinka kauan merkinnät säilyvät.
Pikalähetys kohteesta
Sähköposti-valinta asiakkaalta, laskulta, projektilta tai tehtävältä avaa laatimislomakkeen valmiiksi täytettynä:
- Asiakkaalta – Viesti asiakkaalle -malli, asiakkaan nimi täytettynä.
- Laskulta – Lähetä lasku- tai Erääntymismuistutus-malli (eräpäivän mukaan valittuna), laskun numero, summa, valuutta ja eräpäivä täytettyinä, ja lasku jonossa liitteenä.
- Projektilta – Projektisähköposti-malli, projektin nimi täytettynä.
- Tehtävältä – Tehtäväsähköposti-malli, tehtävän ja projektin nimet täytettyinä.
Vinkkejä ja erikoistapauksia
- Jokainen lähetys lokitetaan. Lähetetty viesti toimitetaan ja tallennetaan sähköpostilokiisi toimitustilansa kanssa; epäonnistunut lähetys näyttää virheen lokirivillään.
- Mallimuuttujat ovat kiinteät. Jos tarvitset lisää dynaamista sisältöä, kirjoita se suoraan viestiin tai laadi ilman mallia.
- Laskuliitteet tarkistavat asiakkaan sähköpostin. Jos asiakkaalla ei ole sähköpostia tallennettuna, et voi lähettää hänelle laskua ennen kuin lisäät sellaisen.
Lähetysrajat
Karkaavan tai vahingossa tapahtuvan joukkolähetyksen estämiseksi jokaisella tilillä on katto sille, kuinka monta sähköpostia se voi lähettää liukuvan aikaikkunan sisällä:
- Oma rajasi – tilauksesi määrää sen: 10 sähköpostia Starter-, 50 Plus- ja 100 Pro-tilauksessa. Free-tilauksen raja on 0, joten Free-tilillä ei voi lähettää sähköpostia lainkaan.
- Ikkuna – liukuva 24 tuntia (viimeiset 24 tuntia juuri nyt -hetkestä), ei kiinteä kalenteripäivä.
- Elävä laskuri – vain onnistuneesti lähetetyt viestit lasketaan rajaa kohti.
- Kun saavutat rajan – laatimissivulla näkyy banneri, joka selittää rajan, ja Lähetä-painike on poissa käytöstä. Kun vanhemmat viestit ikääntyvät pois 24 tunnin ikkunasta, kapasiteettia vapautuu jälleen ja voit lähettää uudelleen.
- Tilikohtaiset ohitukset – Ceum-tuki voi asettaa yksittäiselle tilille rajan, joka korvaa tilauksen rajan.
Jos lähetys hylätään rajan ylittämisen vuoksi, näet virheen, joka selittää, kuinka suuren osan kiintiöstäsi olet käyttänyt.
Vastaanottajan muutokset
Asiakkaan valitseminen täyttää Vastaanottaja-kentän hänen ensisijaisella osoitteellaan, ja hänen muut osoitteensa tarjotaan ehdotuksina, jos niitä on. Vastaanottaja pysyy kummassakin tapauksessa vapaana tekstikenttänä – kertaluonteinen vastaanottaja on aina sallittu.
Jos muutat Vastaanottaja-kentän osoitteeseen, jota asiakkaalla ei ole tallennettuna, varoitus ilmestyy, jotta tahaton vastaanottajan vaihto ei jää huomaamatta – viesti on silti lähetettävissä, varoitus on vain muistutus. Asiakkaan oman osoitteen valitseminen ei aiheuta varoitusta.
Yksi tapaus on tiukempi: kun mukana on lasku-PDF, vastaanottajan on oltava jokin kyseisen laskun asiakkaan omista osoitteista – mikä tahansa niistä, ei vain ensisijainen. Lähetys kenelle tahansa muulle hylätään.
Mobiilissa
Mobiilisovellus kattaa lukemisen ja lähettämisen:
- Lue loki ja laadi – selaa lähetettyjä sähköposteja, avaa yksi sen renderöityjen tietojen ja liitteiden vuoksi ja laadi uusi viesti mallin valinnalla, asiakasvastaanottajan automaattitäytöllä (ja valitsimella asiakkaan muihin osoitteisiin), laiteen tiedosto- ja lasku-PDF-liittein ja samalla lähetyskiintiöbannerilla.
- Mallit ovat vain luku – voit soveltaa mallia laatiessasi, mutta mallien luominen, muokkaaminen ja poistaminen on vain verkossa.