Tilaukset

Tilaukset seuraavat mitä tahansa, mikä toistuu aikataulun mukaan — SaaS-palveluja, toistuvia laskuja tai toistuvia tuloja kuten kuukausiveloituksia. Jokaisella tilauksella on tyyppi — kulu (oletus) tai tulo — ja jokainen uusiutuminen kirjaa kyseisen tyypin tapahtuman (transaction) automaattisesti näkyen Kalenterissa. Samaa uusiutumista ei koskaan kirjata kahdesti.

Mitä voit tehdä

Selaa kaikkea Tilaukset -sivulla, joka näyttää tilastokortit ja suodattimet, ja lisää uusi tilaus milloin tahansa. Avaa tilaus muokataksesi sitä, tai keskeytä se kytkemällä Aktiivinen pois päältä.

Voit päivittää useita tilauksia kerralla joukkomuokkaus -sivulla (katso Joukkomuokkaus), tuoda merkintöjä tiedostosta tuonnin kautta (katso Tuonti CSV:stä) ja ladata tietosi viennit -sivulta (katso Tietojen vienti). Nähdäksesi, mitä tilauksesi maksavat normalisoituna kuukausi- tai vuositasolle, avaa Tilausten erittelyt.

Kentät, jotka täytät

Nimi — pakollinen palvelun tai tuotteen nimi, enintään 255 merkkiä.
Kustannus — pakollinen, ei-negatiivinen luku.
Tyyppi — income tai expense; oletus on kulu. Määrää sen tapahtuman (transaction) tyypin, jonka kukin uusiutuminen kirjaa.
Laskutusjakso — pakollinen: weekly, monthly, quarterly tai yearly.
Laskutuksia jaksossa — kokonaisluku 1–52; oletus on 1. Käytä esimerkiksi arvoa 2 kirjataksesi kahdesti jaksossa.
Laskutuspäivä — pakollinen ankkuripäivä. Seuraava uusiutuminen lasketaan tästä, ja kukin uusiutuminen siirtää ankkuria eteenpäin.
Valuutta — oletuksena työtilasi valuutta.
Muistiinpanot — valinnaiset, enintään 10 000 merkkiä; näytetään harmaana alaotsikkona luettelossa.
Aktiivinen — valitsin, päällä oletuksena. Vain aktiiviset tilaukset uusiutuvat.
Tunnisteet — valinnaiset.

Tilauksilla ei ole asiakaskenttää — ne ovat itsenäisiä.

Luettelo

Luettelo näyttää nämä sarakkeet:

Palvelu — nimi; muistiinpanot näkyvät toisella rivillä.
Kustannus — muotoiltu valuutta kohdistetuin desimaalein, vihreä tulolle ja punainen kululle.
Tyyppi — tulo- tai kulumerkki. Piilotettu oletuksena; ota se käyttöön sarakkeiden valitsimesta (katso Sarakkeiden mukauttaminen).
Jakso — laskutusjakson nimike.
Tila — aktiivinen- tai ei-aktiivinen-merkki.
Laskutuspäivä — seuraava uusiutuminen, korostettuna kun se erääntyy tämän kalenterikuukauden aikana (piilotettu kapeilla näytöillä).
Tunnisteet.

Voit suodattaa nimen, laskutusjakson, tilan, tunnisteiden ja "erääntyy tässä kuussa" -merkin mukaan. Yläosan tilastokortit näyttävät aktiivisten tilausten kokonaismäärän, kuukausivastaavan kustannuksen (vuosisummat jaettuna 12:lla) ja tässä kuussa erääntyvän kokonaismäärän.

Työnkulut

Lisää tilaus

Avaa uusi tilaus -lomake.
Syötä nimi, kustannus, laskutusjakso, laskutuksia jaksossa ja laskutuspäivä.
Valitse valuutta ja lisää valinnaisesti muistiinpanoja ja tunnisteita.
Tallenna. Se on aktiivinen oletuksena ja uusiutuu seuraavana aikataulutettuna päivänä.

Keskeytä tilaus

Kytke Aktiivinen pois päältä. Tilaus pysyy luettelossa (ja voit edelleen suodattaa sen mukaan), mutta se ei uusiudu. Kytke se takaisin päälle jatkaaksesi.

Joukkomuokkaus

Muokkaa mitä tahansa: nimi, kustannus, tyyppi, laskutusjakso, laskutuksia jaksossa, laskutuspäivä, valuutta, tunnisteet ja aktiivinen. Kentät, joihin et koske, pysyvät ennallaan.

Poista tilaus

Käytä Poista-painiketta tilauksen muokkaussivulla ja vahvista sitten. Tilauksen poistaminen ei poista jo kirjattuja uusiutumistapahtumia (transactions) — ne pysyvät kirjanpidossasi.

Miten uusiutumiset toimivat

Kun tilaus on aktiivinen ja sen laskutuspäivä koittaa, Ceum kirjaa sille automaattisesti tapahtuman (transaction) — kulun kulutilauksille, tulon tulotilauksille. Tapahtuma päivätään uusiutumispäivälle, kuvataan muodossa <palvelu> (<jakso>) ja käyttää tilauksen kustannusta ja valuuttaa. Sen jälkeen seuraava laskutuspäivä siirtyy eteenpäin yhdellä jaksolla.

Samaa uusiutumista ei koskaan kirjata kahdesti. Jos tilaus jäi väliin joksikin aikaa — vaikkapa se oli toimettomana kolme kuukautta — Ceum kuroo kiinni kirjaamalla kunkin väliin jääneen uusiutumisen päivämääräjärjestyksessä, joten näet kolme erillistä tapahtumaa yhden yhdistetyn veloituksen sijaan.

Kalenterinäkyvyys

Tilaukset näkyvät uusiutumistunnisteina Kalenterissa, kun "Näytä tilausten uusiutumiset" on kytketty päälle kalenteriasetuksissa (se on päällä oletuksena). Voit muuttaa tunnisteen väriä siellä myös.

Tuonti ja vienti

Tuonti — hyväksyy CSV-, XLS- tai XLSX-tiedostoja. Sarakkeet: Service, Tags, Cost, Type, Currency, Billing Date, Period, Times per Period, Active. Type on valinnainen ja hyväksyy arvon income tai expense; tyhjä solu oletetaan kuluksi. Rivi, joka jo vastaa olemassa olevaa tilausta, päivittää sen; muutoin luodaan uusi.
Vienti — CSV, XLS tai PDF. Sarakkeet: service, tags, cost, type, currency, date, period, times per period, active — kaikki yhdeksän oletuksena, tässä järjestyksessä.

Vinkkejä ja erikoistapauksia

Ei asiakaslinkkiä. Jos tarvitset asiakasnäkymän toistuviin tuloihin, käytä Tunnistetta asiakasta kohden.
Menneet uusiutumiset on selvitetty. Kun uusiutuminen on kirjattu, tilauksen muokkaaminen ei jälkikäteen muuta jo tapahtuneita tapahtumia.
Keskeyttäminen ei poista historiaa. Aiemmat uusiutumistapahtumat pysyvät kirjanpidossasi.
Kiinnikurominen tapahtuu päivämääräjärjestyksessä. Kolme kuukautta toimettomana ollut tilaus tuottaa kolme tapahtumaa, ei yhtä yhdistettyä veloitusta.

Mobiilissa

Natiivit valitsimet — kustannus käyttää numeronäppäimistöä, laskutuspäivä alustan päivämäärävalitsinta, ja tyyppi ja tila ovat segmentoituja valitsimia.
Vain luku offline-tilassa — voit selata ja avata tilauksia offline-tilassa, mutta uuden luominen on poissa käytöstä, kunnes muodostat yhteyden uudelleen. Katso Offline-tuki.
Uusiutumiset kirjautuvat edelleen automaattisesti palvelinpuolella, täsmälleen kuten verkossa; joukkomuokkaus ja tuonti/vienti tapahtuvat verkkosovelluksesta.