Laskutusprosessi

Tämä artikkeli käy läpi laskun tyypillisen elinkaaren Ceumissa, kertaluonteisesta määrityksestä silmukan sulkemiseen maksun jälkeen.

1. Valmistele

Ennen ensimmäisen laskusi antamista:

• Brändi- ja laskutustiedot — avaa Brändilaskutus ja täytä yrityksesi nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, osoite, yhteystiedot ja (valinnaisesti) logo. Katso Brändilaskutus.
• Laskupohja — avaa laskupohja -sivu. Järkevä oletus luodaan sinulle ensimmäisellä käynnilläsi; säädä värejä, nimiketekstejä ja asettelua ja tallenna sitten. Katso Laskupohja.
• Tilat — määritä elinkaaresi Laskutilat -sivulla (katso Mukautetut tilat). Merkitse vähintään yksi lopullinen tila valmiiksi — näin Ceum tietää, että lasku on maksettu.
• Oletusverokanta ja -valuutta — aseta nämä kohdassa Yleiset asetukset; molemmat käytetään oletuksina lomakkeella.
• Sähköpostipohjat — avaa sähköpostipohjat -sivu ja mukauta laskun lähetyspohja. Käytettävissä olevia muuttujia ovat asiakkaan nimi, laskunumero, summa, valuutta, eräpäivä ja oma nimesi. Mukauta erääntyneen muistutuksen pohja samalla tavalla; se tarjoaa myös myöhässä olevien päivien muuttujan.

2. Luo lasku

Avaa uusi lasku -lomake ja täytä:

• Laskun tiedot — laskunumero (kirjanpitoviitteesi), antopäivä, eräpäivä, tila, valuutta ja tyyppi (full tai proforma).
• Asiakastiedot — valitse asiakas. Laskutuskentät (yrityksen nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, asiakkaan osoite, asiakkaan sähköposti) kopioidaan asiakkaalta, kun luot laskun. Voit ohittaa minkä tahansa niistä laskukohtaisesti.
• Rivierittelyt — jokaisella rivillä on kuvaus, summa, valinnainen vero (kiinteä summa) tai verokanta (prosenttiosuus) sekä valinnainen tehtävälinkki. Tehtävän valitseminen esitäyttää kuvauksen.
• QR-koodin tiedot — valinnainen; näkyy PDF-tiedostossa, jos pohjasi QR-koodiosio on käytössä.
• Tunnisteet — valinnaiset.

Tallenna. Lasku saa tunnuksen kuten I-7.

3. Esikatsele PDF

Tietosivu näyttää reaaliaikaisen PDF-esikatselun käyttäen oletuslaskupohjaasi ja todellisia bränditietojasi. Jos haluat esikatsella eri pohjaa, vaihda oletuksesi siihen tilapäisesti.

4. Luo ja tallenna PDF

Käytä Vie PDF -toimintoa tietosivulla. Jokainen vienti tallentaa laskun täsmälleen sellaisena kuin se oli sillä hetkellä, joten myöhemmät muokkaukset eivät koskaan muuta aiempaa vientiä. Tallennetut viennit pysyvät ladattavissa tietosivulta, ja voit viedä uudelleen aina kun tarvitset tuoreen kopion.

5. Lähetä sähköpostitse

Käytä tietosivulla Sähköposti-toimintoa. Editori avautuu laskun lähetyspohjalla ladattuna ja sen muuttujat täytettynä laskusta. Voit liittää joko jo viemäsi PDF:n tai paikan päällä luodun tuoreen. Lähetetyt sähköpostit kirjataan Sähköpostilokit -sivulle.

6. Seuraa tilaa

Kun lasku etenee työnkulussasi (tyypillisesti Luonnos → Lähetetty → Maksettu tai vastaava), päivitä tila tietosivulta tai luettelosta. Jokainen tilan muutos kirjataan Entiteetin muutoslokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.

7. Merkitse maksetuksi

Siirrä lasku valmiiksi merkittyyn tilaan. Kun se on valmis, lasku:

• Lakkaa näkymästä erääntyneiden tarkistuksissa.
• Lakkaa nousemasta esiin Hälytyksissä.
• Pysyy luettelossa (suodata tilan mukaan löytääksesi maksetut).

Ceum ei automaattisesti luo tulotapahtumaa (transaction) laskun tultua maksetuksi — kirjaa maksu itse, jos haluat sen kirjanpitoosi.

8. Erääntyminen ja muistutukset

Lasku lasketaan erääntyneeksi, kun sen eräpäivä on ohitettu eikä se ole valmiissa tilassa. Erääntyneet laskut korostetaan punaisella luettelossa, ne saavat hälytysmerkin ja nousevat esiin Hälytyksissä.

Lähettääksesi muistutuksen käytä Sähköposti-toimintoa ja lataa erääntyneen muistutuksen pohja; myöhässä olevien päivien arvo täytetään laskun eräpäivästä. Muistutukset ovat aina jotain, jonka lähetät itse — Ceum ei lähetä niitä aikataulutetusti.

9. Peruuta tai mitätöi

Sisäänrakennettua mitätöintitilaa ei ole. Mitätöidäksesi laskun:

• Luo "Mitätöity"-tila, jossa valmis on päällä (jotta se jätetään pois erääntyneistä).
• Siirrä lasku siihen.
• Lisää valinnaisesti laskuun selittävä huomautusmerkintä.

Voit myös poistaa laskun kokonaan sen tietosivulta. Laskun poistaminen poistaa myös sen viennit ja sähköpostiliitteet.

Mobiilissa

• Näytä, luo ja muokkaa laskuja — luettelo ja lomake ovat käytettävissä natiivin päivämäärä- ja valitsinohjaimien kanssa.
• Lähetä lasku sähköpostitse — liitä jo viety laskun PDF lähtevään sähköpostiin.
• Pohjan muokkaus on vain verkossa — laskupohjan suunnittelu (värit, asettelu, nimikkeet) ei ole käytettävissä mobiilisovelluksessa — hallitse verkkosovelluksesta. Myös PDF-esikatselu ja -vienti pysyvät verkossa.