Laskutusprosessi

Tämä artikkeli käy läpi laskun tyypillisen elinkaaren sovelluksessa, kertaluonteisesta määrityksestä silmukan sulkemiseen maksun jälkeen.

1. Valmistele

Ennen ensimmäisen laskusi antamista:

• Brändi- ja laskutustiedot – avaa Brändilaskutus ja täytä yrityksesi nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, osoite, yhteystiedot ja (valinnaisesti) logo. Katso Brändilaskutus.
• Laskupohja – avaa laskupohja -sivu. Järkevä oletus luodaan sinulle ensimmäisellä käynnilläsi; säädä värejä, nimiketekstejä ja asettelua ja tallenna sitten. Katso Laskupohja.
• Tilat – määritä elinkaaresi Laskutilat -sivulla (katso Mukautetut tilat). Merkitse vähintään yksi lopullinen tila suoritetuksi – näin Ceum tietää, että lasku on maksettu.
• Oletusverokanta – aseta se kohdassa Brändi ja laskutus; se esitäyttää uusien laskurivien verokannan.
• Laskutusvaluutta – sekin kohdassa Brändi ja laskutus. Tässä valuutassa laskut laaditaan, ja se on eri asia kuin Yleisten asetusten näyttövaluutta. Yksittäiset asiakkaat ja projektit voivat korvata sen Plus- ja Pro-tilauksissa.
• Sähköpostipohjat – avaa sähköpostipohjat -sivu ja mukauta laskun lähetyspohja. Käytettävissä olevia muuttujia ovat asiakkaan nimi, laskunumero, summa, valuutta, eräpäivä ja oma nimesi. Mukauta erääntyneen muistutuksen pohja samalla tavalla; se tarjoaa myös myöhässä olevien päivien muuttujan.

2. Luo lasku

Avaa uusi lasku -lomake ja täytä:

• Laskun tiedot – laskunumero (kirjanpitoviitteesi), antopäivä, eräpäivä, tila, valuutta ja tyyppi (full tai proforma). Valuutta alkaa arvosta Automaattinen ja seuraa valitsemaasi asiakasta tai projektia; selite nimeää kummasta se tuli. Valitse koodi itse, jos haluat kiinnittää sen.
• Asiakastiedot – valitse asiakas. Laskutuskentät (yrityksen nimi, Y-tunnus, pankkitiedot, asiakkaan osoite, asiakkaan sähköposti) kopioidaan asiakkaalta, kun luot laskun. Voit ohittaa minkä tahansa niistä laskukohtaisesti.
• Laskurivit – jokaisella rivillä on kuvaus, summa, valinnainen määrä ja yksikköhinta, valinnainen vero (kiinteä summa) tai verokanta (prosenttiosuus) sekä valinnainen tehtävälinkki. Tehtävän valitseminen esitäyttää kuvauksen ja vaihtaa rivin laskuttamaan aikaa: tunnit tulevat tehtävän seuratusta ajasta ja hinta tuntihinnastasi. Katso Laskut.
• QR-koodin tiedot – valinnainen; näkyy PDF-tiedostossa, jos pohjasi QR-koodiosio on käytössä.
• Tunnisteet – valinnaiset.

Tallenna. Lasku saa tunnuksen kuten I-7.

3. Esikatsele PDF

Tietosivu näyttää reaaliaikaisen PDF-esikatselun käyttäen oletuslaskupohjaasi ja todellisia bränditietojasi. Jos haluat esikatsella eri pohjaa, vaihda oletuksesi siihen tilapäisesti.

4. Luo ja tallenna PDF

Käytä Vie PDF -toimintoa tietosivulla. Jokainen vienti tallentaa laskun täsmälleen sellaisena kuin se oli sillä hetkellä, joten myöhemmät muokkaukset eivät koskaan muuta aiempaa vientiä. Tallennetut viennit pysyvät ladattavissa tietosivulta, ja voit viedä uudelleen aina kun tarvitset tuoreen kopion.

5. Lähetä sähköpostitse

Käytä tietosivulla Sähköposti-toimintoa. Editori avautuu laskun lähetyspohjalla ladattuna ja sen muuttujat täytettynä laskusta. Voit liittää joko jo viemäsi PDF:n tai paikan päällä luodun tuoreen. Lähetetyt sähköpostit kirjataan Sähköpostilokit -sivulle.

6. Seuraa tilaa

Kun lasku etenee työnkulussasi (tyypillisesti Luonnos → Lähetetty → Maksettu tai vastaava), päivitä tila tietosivulta tai luettelosta. Jokainen tilan muutos kirjataan Entiteetin muutoslokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.

7. Merkitse lasku suoritetuksi

Siirrä lasku suoritetuksi merkittyyn päätöstilaan. Kun se on suoritettu, lasku:

• Lakkaa näkymästä erääntyneiden tarkistuksissa.
• Lakkaa nousemasta esiin Hälytyksissä – myös liputettujen laskujen alta, jos olit liputtanut sen.
• Pysyy luettelossa (suodata tilan mukaan löytääksesi suoritetut).

Tulon kirjaaminen

Laskun merkitseminen suoritetuksi kysyy, kirjataanko vastaava tulotilitapahtuma. Vahvistus näkyy siellä, missä muutoksen teet – laskulomakkeella, luettelon tilasolussa, lisätietosivun tilarivillä ja joukkomuokkauksessa – ja siinä on valintaruutu:

• Vahvista tallentaa laskun sen mukaan, mitä valintaruutu sanoo.
• Peruuta ei tallenna mitään ja jättää sinut muokkaukseen, joten voit valita toisen tilan.

Valintaruutu lähtee asetuksesta Kirjaa tulo, kun lasku merkitään suoritetuksi kohdassa Brändi ja laskutus → Maksut ja laskutus, mutta vastauksesi valintaikkunassa voittaa kyseisen laskun kohdalla. Joukkomuokkauksessa vastaat kerran koko erälle, ja tarkistusvaihe kertoo, kuinka moneen laskuun se pätee.

Tilitapahtuma johdetaan laskusta: sen kokonaissumma (jaettuna nettoon ja veroon, kun rivit sisältävät veroa), valuutta, asiakas ja projekti sekä tunnisteet, kuvauksena laskun numero ja päivämääränä tämä päivä. Muokkaa sitä jälkikäteen kuten mitä tahansa tilitapahtumaa, jos maksu saapui eri päivänä tai eri summalla.

Lasku kirjaa enintään yhden suoritustilitapahtuman. Siirto pois suoritetusta tilasta ja takaisin ei kirjaa toista – poista tilitapahtuma, jos haluat perua kirjauksen.

MCP-työkalut ja CLI eivät koskaan näytä vahvistusta. Ne noudattavat asetusta sellaisenaan.

8. Erääntyminen ja muistutukset

Lasku lasketaan erääntyneeksi, kun sen eräpäivä on ohitettu eikä se ole suoritetussa tilassa. Erääntyneet laskut korostetaan punaisella luettelossa, ja ne nousevat esiin Hälytyksissä sekä hälytyskellossa.

Lähettääksesi muistutuksen käytä Sähköposti-toimintoa ja lataa erääntyneen muistutuksen pohja; myöhässä olevien päivien arvo täytetään laskun eräpäivästä. Muistutukset ovat aina jotain, jonka lähetät itse – Ceum ei lähetä niitä aikataulutetusti.

9. Peruuta tai mitätöi

Sisäänrakennettua mitätöintitilaa ei ole. Mitätöidäksesi laskun:

• Luo ”Mitätöity”-tila, jossa suoritettu on päällä (jotta se jätetään pois erääntyneistä). Jätä tulon valintaruutu tyhjäksi, kun siirrät laskun siihen – mitätöityä laskua ei koskaan maksettu.
• Siirrä lasku siihen.
• Lisää valinnaisesti laskuun selittävä huomautusmerkintä.

Voit myös poistaa laskun kokonaan sen tietosivulta. Laskun poistaminen poistaa myös sen viennit ja sähköpostiliitteet.

Laskutus tehtävistä ja seuratusta ajasta

Sen sijaan että kokoaisit laskun kenttä kerrallaan, voit aloittaa itse työstä. Luo lasku ottaa valinnan tehtäviä tai aikakirjauksia, ratkaisee kenelle asiakkaalle se kuuluu, ja avaa tämän lomakkeen valmiiksi täytettynä – yksi rivi tehtävää kohti, seuratut tunnit määränä ja ratkaistu tuntihinta yksikköhintana. Mitään ei tallenneta ennen kuin tallennat lomakkeen. Katso Laskutus tehtävistä ja seuratusta ajasta.

Mobiilissa

• Näytä, luo ja muokkaa laskuja – luettelo ja lomake ovat käytettävissä natiivin päivämäärä- ja valitsinohjaimien kanssa.
• Lähetä lasku sähköpostitse – liitä jo viety laskun PDF lähtevään sähköpostiin.
• Pohjan muokkaus on vain verkossa – laskupohjan suunnittelu (värit, asettelu, nimikkeet) ei ole käytettävissä mobiilisovelluksessa – hallitse verkkosovelluksesta. Myös PDF-esikatselu ja -vienti pysyvät verkossa.