Faktury

Faktury představují částky, které vám klienti dluží. Každá faktura má vlastní stav, položky, datum vystavení, datum splatnosti, volitelné platební údaje v QR kódu a vykresluje se do brandovaného PDF pomocí nakonfigurované Šablony faktury.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své faktury na stránce Faktury s filtry pro klienta, stav, časové rozmezí a částku. Vytvořte novou fakturu pomocí formuláře se třemi částmi: informace o faktuře, informace o klientovi a položky. Otevřete fakturu, abyste viděli její náhled PDF a mohli ji exportovat nebo odeslat e-mailem, upravit ji nebo otevřít její úplnou historii změn. Vzhled PDF si přizpůsobte na stránce Šablona faktury (viz Šablona faktury) a faktury importujte ze souboru na stránce Import faktur (viz Import CSV).

Pole, která vyplňujete

Informace o faktuře:

Číslo faktury — povinný volný text s účetní referencí (např. INV-2024-001). Nemusí být jedinečné.
Datum vystavení — ve výchozím nastavení dnešní den.
Datum splatnosti — povinné; musí být v den vystavení nebo později.
Stav — povinný, čerpaný z Vlastních stavů, nakonfigurovaný v sekci Stavy faktur.
Měna — ve výchozím nastavení měna vašeho pracovního prostoru; lze ji přepsat u jednotlivé faktury.
Částka — převzata z položek.
Typ faktury — full nebo proforma.
Data QR kódu — volitelný platební odkaz nebo bankovní URI; zobrazí se na PDF.
Projekt — volitelný; filtruje dostupné úkoly při přidávání položek.
Štítky — volitelné.

Informace o klientovi (zachycené u jednotlivé faktury):

Klient — volitelný. Po nastavení se níže uvedená kontaktní a fakturační pole předvyplní z klienta v okamžiku vytvoření faktury.
E-mail klienta, adresa klienta, název společnosti, DIČ, název banky, bankovní účet, směrový kód banky — zachyceny přímo na faktuře. Pozdější úpravy klienta nemění existující faktury.

Vaše vlastní freelancerské údaje pocházejí z Brandovaného fakturování a jsou ve formuláři jen pro čtení.

Každá faktura získá ID jako I-7. Nezaměňujte ho s číslem faktury, které zadáváte — ID je vlastní reference Ceumu, zatímco číslo faktury je vaše účetní reference.

Položky

Každá položka má:

Popis — povinný.
Částka — povinná hodnota v měně.
Daň — volitelná pevná částka, nebo
Sazba daně — volitelné procento, které daň vypočítá z částky.
Úkol — volitelný odkaz. Pokud vyberete úkol, popis se automaticky vyplní z názvu úkolu.

Položky můžete přidávat, odebírat a měnit jejich pořadí.

Postupy

Vystavení faktury

Otevřete formulář nové faktury.
Nastavte číslo faktury, datum splatnosti a stav. Pokud jste nakonfigurovali výchozí šablonu, náhled PDF ji během psaní zohledňuje.
Vyberte klienta. Fakturační pole klienta se vyplní za vás.
Přidejte položky. U každé položky použijte výběr úkolu k opětovnému využití názvů úkolů.
Uložte. Nová faktura získá další ID (I-N).

Export PDF

Na stránce s detaily použijte Exportovat PDF k vygenerování nového PDF a jeho uchování na faktuře, nebo Exportovat pro e-mail k vygenerování za běhu bez jeho uchování. Předchozí exporty zůstávají na faktuře a lze je znovu stáhnout.

Odeslání e-mailem

Na stránce s detaily použijte akci E-mail. Tím se sestaví E-mail pomocí šablony faktury, připojí se buď nové PDF, nebo uložený export a zaznamená se záznam do e-mailového protokolu.

Označení jako zaplaceno

Vyberte stav označený jako dokončený — obvykle „Zaplaceno“. Jakmile je faktura dokončena, již není označena jako po splatnosti.

Smazání faktury

Na stránce s detaily faktury nebo na stránce úprav použijte tlačítko Smazat a poté potvrďte. Smazání je trvalé — viz Tipy a hraniční případy.

Postup podle stavu

Stavy faktur pocházejí z Vlastních stavů. Nastavení dokončený označuje stav jako „hotový“ — obvykle „Zaplaceno“. Faktura se počítá jako po splatnosti, když uplynulo její datum splatnosti a její stav není dokončený. Faktury po splatnosti se v seznamu zobrazují červeně a objevují se v Upozorněních.

Žádné výchozí stavy nejsou k dispozici; nastavte si vlastní na stránce Stavy faktur.

PDF

Vygenerované PDF se skládá z:

Záhlaví s volitelným logem (umístění a velikost ze šablony).
Informací o vaší společnosti z Brandovaného fakturování.
Fakturačních údajů klienta zachycených na faktuře.
Detailů faktury (číslo, datum vystavení, datum splatnosti, stav, částka).
Položek se sloupci popisu, částky a daně.
Poznámek.
Platebních údajů (banka, daň, směrový kód) — lze je vypnout.
Volitelného QR kódu (pozici řídí šablona).
Textu zápatí.

Šablona řídí barvy, text popisků, které sekce se zobrazí a kde věci sedí. Každý uložený export zachycuje fakturu přesně tak, jak vypadala při vygenerování, takže PDF zůstane přesné, i když fakturu později upravíte.

Jak se propojuje se zbytkem Ceumu

Klienti — propojení s klientem je volitelné. Smazání klienta ponechá fakturu na místě, ale odebere její propojení s tímto klientem. Fakturační pole zůstanou, protože byla zachycena na faktuře.
Projekty — propojení s projektem je volitelné. Smazání projektu ponechá fakturu na místě, ale odebere její propojení.
Štítky — sdílené se systémem štítků napříč celým Ceumem.
E-mail — faktury se napojují na editor e-mailů s připojeným PDF a zpětným propojením na e-mail.
Protokol změn — každá změna je zachycena.

Import a export

Import — naimportujte faktury ze souboru CSV na stránce Import faktur. Sloupce zahrnují ID, číslo faktury, klienta, datum vystavení, datum splatnosti, částku, měnu, stav, poznámky a štítky. Viz Import CSV.
Export — řádky faktur lze exportovat do formátu CSV nebo XLSX z akcí na stránce seznamu; export jednotlivé faktury jako PDF je samostatný postup.
Hromadná úprava není pro faktury k dispozici.

Tipy a hraniční případy

Zachycené fakturační údaje zůstávají. Úprava klienta poté, co jste vystavili fakturu, nemění fakturační blok na existujícím PDF — to je záměrné.
ID vs. číslo faktury. ID je vlastní reference Ceumu; číslo faktury je to, co uvádíte na dokumentu. Při filtrování použijte to, co je vám bližší.
Smazání je trvalé. Smazání faktury odebere i její e-mailové přílohy a uložené exporty.
Stav po splatnosti se počítá, neukládá. Stav se automaticky nestane „po splatnosti“ — faktura je pouze vizuálně označena, dokud stav neposunete dál.

Na mobilu

Faktury vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu; řádky seznamu respektují kompaktní hustotu a úpravy provedené offline se zařadí do fronty a odešlou po obnovení připojení — viz Offline podpora.
Fakturu exportujte do PDF a předejte ji přes nativní panel sdílení. Přizpůsobení Šablony faktury je dostupné pouze na webu.