Faktury

Faktury představují částky, které vám klienti dluží. Každá faktura má vlastní stav, položky, datum vystavení, datum splatnosti, volitelné platební údaje v QR kódu a vykresluje se do brandovaného PDF pomocí nakonfigurované Šablony faktury.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své faktury na stránce Faktury s filtry pro klienta, stav, časové rozmezí a částku. Vytvořte novou fakturu pomocí formuláře se třemi částmi: informace o faktuře, informace o klientovi a položky. Otevřete fakturu, abyste viděli její náhled PDF a mohli ji exportovat nebo odeslat e-mailem, upravit ji nebo otevřít její úplnou historii změn. Vzhled PDF si přizpůsobte na stránce Šablona faktury (viz Šablona faktury) a faktury importujte ze souboru na stránce Import faktur (viz Import CSV).

Pole, která vyplňujete

Informace o faktuře:

Číslo faktury — povinný volný text s účetní referencí (např. INV-2024-001). Nemusí být jedinečné.
Datum vystavení — ve výchozím nastavení dnešní den.
Datum splatnosti — povinné; musí být v den vystavení nebo později.
Stav — povinný, čerpaný z Vlastních stavů, nakonfigurovaný v sekci Stavy faktur.
Měna — začíná na Automaticky, což sleduje řetězec značka → klient → projekt a pojmenuje úroveň, ze které měnu převzala. Výběr klienta nebo projektu ji přepočítá: klient s vlastní fakturační měnou má přednost před výchozím nastavením značky a projekt má přednost před svým klientem. Ruční výběr kódu měnu zafixuje a pozdější změny klienta nebo projektu se jí už nedotknou. Faktura vždy ukládá konkrétní měnu zachycenou při vytvoření — pozdější úprava klienta nikdy nepřepíše fakturu, kterou jste již vystavili.
Částka — převzata z položek.
Typ faktury — full nebo proforma.
Data QR kódu — volitelný platební odkaz nebo bankovní URI; zobrazí se na PDF.
Projekt — volitelný; filtruje dostupné úkoly při přidávání položek.
Štítky — volitelné.
Označeno + popis označení — volitelný přepínač, kterým fakturu vyznačíte k pozornosti. Označené faktury jsou v seznamu zvýrazněny a objevují se v Upozorněních, kde se popis zobrazí jako důvod. Označení je nezávislé na splatnosti — použijte je na cokoli, k čemu se vyplatí vrátit, třeba na spornou položku.

Informace o klientovi (zachycené u jednotlivé faktury):

Klient — volitelný. Po nastavení se níže uvedená kontaktní a fakturační pole předvyplní z klienta v okamžiku vytvoření faktury.
E-mail klienta, adresa klienta, název společnosti, DIČ, název banky, bankovní účet, směrový kód banky — zachyceny přímo na faktuře. Pozdější úpravy klienta nemění existující faktury.

Vaše vlastní freelancerské údaje pocházejí z Brandovaného fakturování a jsou ve formuláři jen pro čtení.

Každá faktura získá ID jako I-7. Nezaměňujte ho s číslem faktury, které zadáváte — ID je vlastní reference Ceumu, zatímco číslo faktury je vaše účetní reference.

Položky

Každá položka má:

Popis — povinný.
Částka — povinná hodnota v měně.
Daň — volitelná pevná částka, nebo
Sazba daně — volitelné procento, které daň vypočítá z částky.
Úkol — volitelný odkaz. Pokud vyberete úkol, popis se automaticky vyplní z názvu úkolu.

Položky můžete přidávat, odebírat a měnit jejich pořadí.

Postupy

Vystavení faktury

Otevřete formulář nové faktury.
Nastavte číslo faktury, datum splatnosti a stav. Pokud jste nakonfigurovali výchozí šablonu, náhled PDF ji během psaní zohledňuje.
Vyberte klienta. Fakturační pole klienta se vyplní za vás.
Přidejte položky. U každé položky použijte výběr úkolu k opětovnému využití názvů úkolů.
Uložte. Nová faktura získá další ID (I-N).

Export PDF

Na stránce s detaily použijte Exportovat PDF k vygenerování nového PDF a jeho uchování na faktuře, nebo Exportovat pro e-mail k vygenerování za běhu bez jeho uchování. Předchozí exporty zůstávají na faktuře a lze je znovu stáhnout.

Odeslání e-mailem

Na stránce s detaily použijte akci E-mail. Tím se sestaví E-mail pomocí šablony faktury, připojí se buď nové PDF, nebo uložený export a zaznamená se záznam do e-mailového protokolu.

Označení jako zaplaceno

Vyberte stav označený jako dokončený — obvykle „Zaplaceno“. Dokončená faktura přestane upozorňovat úplně: nepočítá se už jako po splatnosti a vypadne i z kategorie označených faktur, pokud jste ji označili.

Označení faktury

Použijte nabídku akcí v řádku nebo tlačítko Označit na stránce s detaily, čímž fakturu vyznačíte k pozornosti a volitelně doplníte důvod.

Smazání faktury

Na stránce s detaily faktury nebo na stránce úprav použijte tlačítko Smazat a poté potvrďte. Smazání je trvalé — viz Tipy a hraniční případy.

Postup podle stavu

Stavy faktur pocházejí z Vlastních stavů. Nastavení dokončený označuje stav jako „hotový“ — obvykle „Zaplaceno“. Faktura se počítá jako po splatnosti, když uplynulo její datum splatnosti a její stav není dokončený. Faktury po splatnosti se v seznamu zobrazují červeně a objevují se v Upozorněních.

Žádné výchozí stavy nejsou k dispozici; nastavte si vlastní na stránce Stavy faktur.

PDF

Vygenerované PDF se skládá z:

Záhlaví s volitelným logem (umístění a velikost ze šablony).
Informací o vaší společnosti z Brandovaného fakturování.
Fakturačních údajů klienta zachycených na faktuře.
Detailů faktury (číslo, datum vystavení, datum splatnosti, stav, částka).
Položek se sloupci popisu, částky a daně.
Poznámek.
Platebních údajů (banka, daň, směrový kód) — lze je vypnout.
Volitelného QR kódu (pozici řídí šablona).
Textu zápatí.

Šablona řídí barvy, text popisků, které sekce se zobrazí a kde věci sedí. Každý uložený export zachycuje fakturu přesně tak, jak vypadala při vygenerování, takže PDF zůstane přesné, i když fakturu později upravíte.

Jak se propojuje se zbytkem Ceumu

Klienti — propojení s klientem je volitelné. Smazání klienta ponechá fakturu na místě, ale odebere její propojení s tímto klientem. Fakturační pole zůstanou, protože byla zachycena na faktuře.
Projekty — propojení s projektem je volitelné. Smazání projektu ponechá fakturu na místě, ale odebere její propojení.
Štítky — sdílené se systémem štítků napříč celým Ceumem.
E-mail — faktury se napojují na editor e-mailů s připojeným PDF a zpětným propojením na e-mail.
Protokol změn — každá změna je zachycena.

Import a export

Import — naimportujte faktury ze souboru CSV na stránce Import faktur. Sloupce zahrnují ID, číslo faktury, klienta, datum vystavení, datum splatnosti, částku, měnu, stav, poznámky a štítky. Viz Import CSV.
Export — řádky faktur lze exportovat do CSV, XLS nebo PDF na stránce Exporty faktur; export jednotlivé faktury jako PDF z její stránky s detaily je samostatný postup.
Hromadná úprava — vyberte faktury v seznamu a upravte nebo smažte je najednou. Viz Hromadná úprava.

Tipy a hraniční případy

Zachycené fakturační údaje zůstávají. Úprava klienta poté, co jste vystavili fakturu, nemění fakturační blok na existujícím PDF — to je záměrné.
ID vs. číslo faktury. ID je vlastní reference Ceumu; číslo faktury je to, co uvádíte na dokumentu. Při filtrování použijte to, co je vám bližší.
Smazání je trvalé. Smazání faktury odebere i její e-mailové přílohy a uložené exporty.
Stav po splatnosti se počítá, neukládá. Neexistuje žádný stav „po splatnosti“, do kterého by šlo přejít — aplikace jej odvodí z data splatnosti a fakturu zvýrazňuje, dokud stav neposunete dál. To je něco jiného než přepínač Označeno, který nastavujete sami.

Množství a jednotková cena

Položka může uvést, jak se k částce došlo. Vyplňte množství a jednotkovou cenu a částka se stane jejich součinem, přepočítaným při každé úpravě kterékoli z nich a uzamčeným proti přímým zásahům — detail faktury i PDF pak pod popisem zobrazí rozpis. Jakmile jedno z obou vymažete, částka se vrátí k tomu, že ji píšete sami.

Položky vzniklé dřív, než tohle existovalo, a položky s pevnou částkou žádné z těchto polí nenesou a chovají se přesně jako dřív. Celková částka faktury je vždy součtem částek jednotlivých položek; nikde se dvojice nenásobí, aby vznikl součet.

Položky fakturované z naměřené práce dorazí s oběma poli vyplněnými — viz Fakturační postup.

Ve výchozím nastavení se dvojice zobrazuje jako malý řádek pod popisem. Zapněte Zobrazit sloupce množství a jednotkové ceny v Šabloně faktury, aby dostaly vlastní sloupce.

Fakturace položky podle času

Propojte položku s úkolem a začne se fakturovat podle času: množstvím se stanou hodiny převzaté ze zaznamenaného času úkolu a jednotkovou cenou vaše hodinová sazba, odvozená z projektu, pak z klienta a nakonec ze značky. Sloupce se jmenují Hodiny a Sazba, pokud takto účtuje každá oceněná položka faktury.

Tyto hodnoty se zachytí jednou, při vytvoření propojení. Dál se už nemění — faktura, kterou jste odeslali, se nesmí změnit jen proto, že někdo k úkolu zapsal další hodinu. Když se úkol posune dál, položka zobrazí upozornění a tlačítko obnovení; obnovením převezmete nové hodnoty.

Přepsat u položky umožní zadat hodiny ručně. Přepsaná položka si vaše číslo ponechá i po obnovení a přestane hlásit hodiny úkolu jako neaktuální.
Zaokrouhlit hodiny nad položkami zaokrouhlí každou časově fakturovanou položku na celých 15, 30 nebo 60 minut, nahoru nebo dolů. Nejprve ukáže tabulku před a po; zaokrouhlení se počítá jako ruční zadání hodin.
Položka, jejíž typ úkolu není označen jako fakturovatelný, zobrazí ikonu. Ve fakturaci vám to nebrání.
Pokud úkol smažete, položka zobrazí značku přerušeného propojení, ponechá si všechny hodnoty a zůstane upravitelná.

Poznámky

Faktura má dvě poznámky, obě pod štítky v pravém panelu.

Poznámka pro klienta se objeví na PDF faktury a na odkazu ke sdílení.
Interní poznámka je viditelná jen vám.

Když zachycený blok zaostane

Blok klienta, blok vaší firmy a každá položka propojená s úkolem se na fakturu zkopírují, místo aby se načítaly živě. Právě to drží odeslanou fakturu stabilní. Když se původní údaje změní, blok dostane výstražný rámeček a ikonu s vysvětlením; Synchronizovat u bloku nebo obnovení u položky převezme aktuální hodnoty. Nic se neobnovuje samo a nic se neuloží, dokud fakturu neuložíte.

Na mobilu

Faktury vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu; řádky seznamu respektují kompaktní hustotu. Uložené faktury zůstávají offline čitelné, ale vytváření, úpravy a mazání vyžadují připojení — offline lze měnit jen transakce a časové záznamy. Viz Offline podpora.
Fakturu exportujte do PDF a předejte ji přes nativní panel sdílení. Přizpůsobení Šablony faktury je dostupné pouze na webu.