Upozornění

Stránka Upozornění je jediné místo, kde lze vidět vše, co právě vyžaduje pozornost. Shromáždí faktury, úkoly, klienty a projekty s využitím téže logiky pro splatnost a označení, jaká platí i jinde v aplikaci – takže není potřeba spravovat nic navíc.

Každá kategorie se počítá napříč celým účtem, nikoli jen z řádků, které jsou zrovna na obrazovce. Proto počet na zvonku, nadpisy v rozbalovací nabídce i stránka ukazují stejné číslo.

Osm kategorií

Faktury po splatnosti – po datu splatnosti a dosud nikoli v uhrazeném stavu. Jsou to tytéž faktury, které seznam faktur zvýrazňuje červeně.
Označené faktury – faktury, které jste označili a které dosud nejsou zaplacené.
Klienti vyžadující akci – klienti, jejichž stav je označen jako vyžaduje akci a jejichž příští následný kontakt se blíží (do 3 dnů, zobrazeno žlutě), je po termínu (v minulosti, zobrazeno červeně) nebo nikdy nebyl naplánován (zobrazeno žlutě – potřebuje datum). Následný kontakt vzdálený více než 3 dny se zatím nezobrazí. Stavy se zapnutým potlačením akce se zde nikdy neukáží.
Úkoly po termínu – po termínu a nikoli ve vyřešeném stavu.
Označené úkoly – úkoly, které jste označili a které nejsou ve vyřešeném stavu.
Označené nebo ukončené projekty – projekty, které jste označili, a projekty, jejichž datum ukončení uplynulo – v obou případech pouze dokud ještě nejsou v dokončeném stavu.
Projekty pod dohledem rozpočtu – projekty, které vyčerpaly 80 % nebo více svého rozpočtu. Žlutě od 80 %, červeně jakmile je rozpočet zcela vyčerpán. Zobrazují se jen projekty s nastaveným rozpočtem, a to pouze dokud nejsou v dokončeném stavu.
Blížící se cíle času – aktivní cíle sledování času, jejichž období se chýlí ke konci a cíl stále není splněn. Cíl se ozve, jakmile zbývá poslední pětina jeho období, nebo v rámci vlastního předstihu připomenutí, pokud jste jej nastavili, a to pouze dokud jsou jeho připomenutí zapnutá. Tato kategorie je vždy žlutá, nikdy červená: na hranici období se cíl restartuje s plným cílem, takže z nesplněného období se stává fakt, nikoli něco, co řešit – zaznamená se místo toho do historie cíle.

Každá kategorie se zobrazí jako vlastní tabulka. Prázdné kategorie se neobjeví, takže vidíte jen to, co skutečně existuje. (Tabulka faktur po splatnosti vynechává sloupec stavu – faktura po splatnosti je z definice nezaplacená. Obě tabulky označených položek naopak přidávají sloupec popis označení, protože každý jejich řádek nese označení.)

Dvě věci stojí za pozornost, pokud jde o to, které úkoly se počítají:

Podúkoly upozorňují jako každý jiný úkol. Podúkol po termínu nebo označený se zobrazí sám za sebe, nikoli složený do svého nadřazeného úkolu.
Backlog je také stav. Úkol odložený v Backlogu s termínem v minulosti je po termínu. Vyňaty jsou pouze stavy označené jako koncové – u úkolů vyřešený.
Úkoly, jejichž všechny propojené projekty jsou v dokončeném stavu, vypadnou – stejně jako je skrývá seznam úkolů.

Rozvržení stránky

Hledání – jediné pole, které filtruje napříč všemi kategoriemi podle názvu, čísla, popisu a dalších údajů.
Tabulky – jedna pro každou neprázdnou kategorii, každá s vlastními relevantními sloupci (číslo faktury, klient, datum splatnosti, počet dnů po splatnosti a tak dále).
Rozbalitelné řádky – otevřete řádek a zobrazíte více podrobností přímo na místě.
Prázdný stav – „Vše je aktuální“, když není co zobrazit.

Kliknutím na řádek otevřete detail dané položky.

Stránka zobrazí nejvýše 200 řádků na kategorii. Nad tento počet to výslovně uvede – „Zobrazeno prvních 200 z 412“ – místo aby oříznutá tabulka působila jako celek. Zúžením hledání se dostanete ke zbytku.

Zvonek upozornění

V horní navigaci je ikona zvonku upozornění s počtem všech položek napříč zapnutými kategoriemi. Kliknutím na něj zobrazíte stručný souhrn s jediným odkazem Zobrazit vše (v záhlaví rozbalovací nabídky) na stránku Upozornění.

Rozbalovací nabídka je letmý pohled, nikoli seznam: každá kategorie má vlastní nadpis se skutečným počtem, prvních pět řádků a řádek „+N dalších“, pokud existují další. U označených řádků se pod nimi zobrazuje popis označení, takže důvod označení uvidíte, aniž byste položku otevírali.

Závažnost je všude barevně odlišena jednotně – červená pro položky po splatnosti nebo naléhavé, žlutá pro následný kontakt s klientem, který se blíží nebo není naplánován, a pro projekt, který se ke svému rozpočtu blíží, ale ještě jej nepřekročil – takže zvonek, stránka upozornění i řádky seznamu se vždy shodují. Ostatní stránky se seznamy odznaky upozornění nenesou; položky po splatnosti a označené se tam místo toho zvýrazňují barevným levým akcentem.

Upozornění a váš tarif

V tarifu, který upozorňování nezahrnuje, není zvonek, není stránka Upozornění a není barevný levý akcent na řádcích seznamů ani na kartách kanbanu – akcent je součástí upozornění a jeho zobrazení bez místa, kam navázat, by vyvolalo jen otázku, na kterou aplikace nedokáže odpovědět.

Dvě věci zůstávají v každém tarifu, protože popisují samotnou položku, místo aby na ni upozorňovaly: ikona označení na označeném řádku nebo kartě a data splatnosti, která zůstávají červená všude, kde se objeví. Dlaždice Upozorňující položky na přehledu je omezena tarifem jako ostatní: pojmenuje tarif, který ji zahrnuje, a odkáže přímo na stránku tarifu. Viz Tarif a fakturace.

Nastavení upozornění

Nastavení upozornění určuje, co zobrazuje zvonek, rozbalovací nabídka, stránka upozornění a indikátory na postranním panelu – na webu se nachází v Nastavení notifikací, na mobilu pod Nastavení → Upozornění. Tato nastavení ovlivňují pouze tyto indikátory – nikdy nemění vložené poznámky o splatnosti, ohraničení karet kanbanu ani barevné akcenty řádků v seznamech. (Tarif ano: viz Upozornění a váš tarif výše.)

Zapnout upozornění – hlavní přepínač. Když je vypnutý, zvonek i indikátory na postranním panelu zmizí a otevření stránky Upozornění zobrazí krátké upozornění „upozornění jsou vypnuta“ s odkazem zpět sem.
Zobrazit počet na odznaku – když je zapnuto, indikátory zobrazují odznak s číslem; když je vypnuto, jen prostou tečku. (Tečky jsou tišší alternativou.)
Přepínače podle kategorie – vypnutím Klientů, Projektů, Úkolů, Faktur nebo Cílů sledování času daný typ položky vyřadíte z počtu na zvonku, z rozbalovací nabídky i ze stránky upozornění. Přepínače platí pro celý typ položky, nikoli pro jednotlivou kategorii, takže vypnutí Úkolů odebere úkoly po termínu i označené úkoly a vypnutí Projektů odebere označené, ukončené i překročené projekty najednou.
Běžící časovač – zobrazuje zelenou/červenou tečku běžícího časovače u položky Sledování času na postranním panelu. Widget časovače v horní liště se zobrazuje vždy bez ohledu na tento přepínač.

Vše je ve výchozím stavu zapnuto, s počtem na odznacích.

Jak se upozornění odstraní

Není zde žádné tlačítko pro zavření ani „označit jako vyřízené“ – s jednou výjimkou uvedenou níže. Upozornění se odstraní samo ve chvíli, kdy se podkladová položka změní:

Faktura přejde do uhrazeného stavu nebo se její datum splatnosti posune dopředu.
Úkol přejde do vyřešeného stavu nebo se jeho termín posune dopředu.
Změní se stav klienta nebo se datum jeho následného kontaktu posune o více než 3 dny dopředu.
Projekt přejde do dokončeného stavu nebo se jeho datum ukončení posune dopředu.
Rozpočet projektu se zvýší nad vyfakturovanou částku, nebo se zcela zruší.
Z faktury, úkolu nebo projektu se odebere označení.

Dokončení položky odstraní její upozornění bez ohledu na to, zda na ní označení zůstává – označení na položce zůstane, jen přestane vyžadovat pozornost. Barevný akcent řádku v seznamech zmizí s ním.

Výjimkou jsou upozornění na rozpočet, která lze ztlumit u jednotlivého projektu, aniž byste měnili cokoli dalšího. Upravte projekt a zapněte Ztlumit upozornění na rozpočet: projekt se přestane objevovat v sekci „Projekty pod dohledem rozpočtu“, ale zachová si rozpočet, ukazatel průběhu i upozornění na označení a datum ukončení. Je to pro projekt, u kterého jste rozpočet překročili vědomě a nepotřebujete to připomínat. Zrušení rozpočtu zruší i ztlumení, takže další rozpočet nastavený u tohoto projektu bude opět slyšet.

Protože stránka čte přímo z vašich živých dat, oprava podkladové položky ji ze stránky okamžitě odstraní.

Tipy a okrajové případy

Stavy řídí každou kategorii. Položky v koncovém stavu nikdy neupozorňují – ani kvůli splatnosti, ani kvůli označení. Viz Vlastní stavy.
Potlačení akce ztiší šum. Stavy jako „Ztracený“ by obvykle měly mít zapnuté potlačení akce, aby se přestaly zobrazovat v sekci „Klienti vyžadující akci“.
Žádné odložení. Model je jednoduchý: opravte to, nebo změňte stav. Upozornění nelze odložit na později – ztlumení upozornění na rozpočet projektu je trvalé nastavení daného projektu, nikoli odložení.
Upozornění na rozpočet počítají fakturaci, ne platbu. Projekt se dostane pod dohled rozpočtu, jakmile je proti němu vyfakturováno dost, bez ohledu na to, zda klient zaplatil. Viz Projekty.
Hledání zasahuje napříč kategoriemi. Napište jméno klienta a zobrazíte naráz jeho faktury po splatnosti, označené faktury i úkoly po termínu.

Na mobilu

Mobilní aplikace zviditelní stejné kategorie a řídí se stejným nastavením Upozornění. V záhlaví se nachází barevně odlišený zvonek upozornění s počtem; klepnutím na něj otevřete seznam upozornění. K upozorněním se lze dostat také z panelu přejetím od pravého okraje (když je nastaven jako jeho cíl) nebo z hamburgerové nabídky – viz Mobilní navigace. Seznam je pouze pro zobrazení, s obnovením přetažením; klepnutím na položku otevřete její detail. Každá sekce zobrazí nejvýše 50 řádků a při větším počtu uvede „zobrazeno 50 ze 137“. Když jsou upozornění vypnutá, obrazovka upozornění zobrazí krátké upozornění s odkazem do nastavení upozornění.