Sledování času zachycuje čas, který strávíte prací. Můžete spustit živý časovač, zaznamenat záznamy ručně dodatečně, nebo nechat záznamy vytvářet automaticky pomocí Pomodoro relací. Každý záznam lze propojit s jedním či více úkoly (nebo s žádným) a opatřit štítky. Ať už je záznam propojen s jakkoli mnoha úkoly, stále jde o jeden záznam s jednou dobou trvání — jeho propojení s několika úkoly nikdy nenásobí sledovaný čas.
Co můžete dělat
Otevřete stránku Sledování času, na které spustíte, zastavíte a obnovíte živý časovač a procházíte dokončené záznamy. Právě běžící záznam je nahoře a ostatní jsou uvedeny níže s filtry. Na stránce hromadné úpravy můžete také hromadně upravit několik záznamů najednou, importovat záznamy ze souboru a exportovat data o čase. Souhrn toho, kam váš čas směřoval, omezený rozsahem dat, najdete v Statistikách sledování času; kontingenční zobrazení času podle názvu, štítku, projektu nebo úkolu napříč obdobím najdete v Reportech sledování času.
Pole, která vyplňujete
- Název — volitelný popisek záznamu.
- Čas zahájení — kdy práce začala.
- Čas ukončení — kdy skončila (běžící záznam jej zatím nemá).
- Úkoly — volitelné. Při úpravě záznamu jej můžete propojit s několika úkoly — každý přidejte z výběru, jeden odeberte pomocí × na jeho chipu. Spuštění nebo pokračování živého časovače připojí jediný úkol, abyste mohli začít; další propojíte otevřením záznamu poté. Propojení úkolu, který ještě nemá datum zahájení, nastaví jeho datum zahájení na okamžik, kdy sledovaná práce začala, takže se úkol objeví v kalendáři — viz Úkoly.
- Štítky — volitelné.
Současně může běžet pouze jeden časovač.
Běžící časovač
- Spustit — zahájí nový záznam měřený od této chvíle.
- Zastavit — ukončí běžící záznam a označí jej jako dokončený.
- Pokračovat — spustí nový záznam, který zkopíruje název a úkol z vašeho posledního dokončeného záznamu. Jde o nový záznam, nikoli o pokračování toho původního, ale běžící časovač zobrazuje nahromaděný součet pro daný název za dnešní den (dřívější stejnojmenné záznamy plus živý úsek), takže obnovená relace pokračuje v načítání nahoru, místo aby začala znovu od nuly. Najetím na časovač zobrazíte aktuální úsek samostatně.
- Kdykoli načíst znovu — uplynulý čas se počítá z času zahájení, takže opětovné načtení stránky nebo přepnutí zařízení naváže na časovač přesně tam, kde byl, bez odchylky.
- Napříč kartami a zařízeními — časovač zůstává synchronizovaný všude, kde je otevřený; spusťte jej na svém notebooku a sledujte, jak běží na telefonu. Viz Aktualizace v reálném čase.
Ruční zapsání záznamu
Ne každá práce probíhá, když běží časovač. Tlačítko + v horní liště otevře Nový časový záznam z libovolné stránky aplikace, takže práci můžete zapsat dodatečně, aniž byste nejdřív chodili do sledování času.
Dialog má stejná pole jako úprava existujícího záznamu: název, úkoly, štítky, čas zahájení a čas ukončení. Jedno pravidlo se liší — ruční záznam potřebuje čas ukončení. Je to záznam práce, která už skončila, takže není co by časovač později dokončil. Pokud chcete otevřený záznam, spusťte místo toho časovač.
Na dialog lze odkázat: dokud je otevřený, nese adresní řádek ?modal=time-entry, takže si jej můžete uložit do záložek nebo sdílet. Stejná adresa s připojeným záznamem (?modal=time-entry&modalId=…) místo toho otevře daný záznam k úpravě — přesně to použije proužek na časové ose statistik, když na něj kliknete.
Když se záznamy překrývají
Vaše časové záznamy se nesmí navzájem překrývat — dva záznamy nárokující si stejnou minutu by pokazily každý součet. Záznam, který končí přesně tam, kde další začíná, je v pořádku; odmítá se jen skutečné překrytí. Běžící časovač zabírá vše od svého začátku až do teď, takže dovnitř probíhající relace nelze ručně zapsat práci.
Když by uložení vytvořilo překrytí, dialog jej jen neodmítne. Pod poli otevře časovou osu dotčených dní, kde je každý záznam z těchto dní zobrazen jako dlaždice a překrývající se jsou zvýrazněné. Odtud můžete:
- Přetáhnout dlaždici a záznam přesunout, nebo tažením za okraj změnit, kdy začíná či končí.
- Odebrat dlaždici a záznam smazat.
- Obnovit a vrátit všechny změny, které jste u ostatních záznamů udělali. Pole vašeho vlastního záznamu zůstanou přesně tak, jak jste je nastavili, takže můžete pokračovat v úpravách.
Záznam, který ukládáte, se na časové ose objeví také, a jeho přesunutím se během tažení aktualizují pole začátku a konce — a naopak. Když jej přesunete na jiný den, časová osa se přizpůsobí.
Dokud dialog neuložíte, neuloží se nic. Když jej uložíte, použije se vše najednou: přesunuté záznamy, odebrané záznamy a nakonec váš vlastní. Pokud je některý z těchto zápisů odmítnut, dialog zůstane otevřený a oznámí vám, že část změny už byla uložena, takže v časové ose uvidíte, co zbývá, a můžete to zkusit znovu.
Seznam
Každý řádek zobrazuje čas zahájení, čas ukončení, název, dobu trvání, propojené úkoly a štítky. Sloupec úkolů uvádí každý propojený úkol jako klikatelný chip (s přetečením „+N“, pokud jich je několik) a označuje záznamy bez úkolu jako samostatné. Filtrovat můžete podle rozsahu dat, úkolu, stavu a štítků — záznam propojený s několika úkoly odpovídá filtru pro kterýkoli z nich. Záznamy jsou řazeny podle času zahájení, nejnovější první. Zvolte, kolik záznamů se zobrazí na stránku.
Stránku můžete připnout do režimu continuous (souvislý) nebo pomodoro pomocí přepínače. Souvislý režim zobrazuje váš jediný běžící záznam; režim pomodoro zobrazuje aktivní sekvenci soustředění a postup jejích kroků.
Graf na přehledu
Sloupcový graf na přehledu i na stránce sledování času sčítá dokončený čas podle data napříč rozsahem, který zvolíte. Aktualizuje se živě, jak se záznamy mění, takže vždy odráží vaši nejnovější práci. Na stránce sledování času graf zobrazíte nebo skryjete stiskem klávesy G.
Hromadná úprava
Když vyberete několik záznamů, můžete tato pole upravit společně:
- název
- čas zahájení
- čas ukončení
- úkol
- štítky
Čas ukončení musí u každého záznamu ve vašem výběru zůstat po čase zahájení.
Import a export
- Import — přeneste záznamy ze souboru; sloupce se namapují na pole záznamu. Viz Import CSV.
- Export — stáhněte data o čase jako CSV, XLS nebo PDF. Vyberte, které sloupce zahrnout, a rozsah dat. Exporty běží na pozadí a dokončené můžete stáhnout z historie exportů.
Integrace s Pomodoro
Sekvence pomodoro vytváří časové záznamy automaticky — jeden za každý produktivní krok, případně více, pokud v rámci kroku pozastavíte a budete pokračovat. Tyto záznamy odkazují zpět na sekvenci. Když sekvenci zahodíte, můžete tyto záznamy buď smazat, nebo je ponechat jako samostatné záznamy; viz Pomodoro relace.
Tipy a okrajové případy
- Pouze jeden časovač najednou. Spuštění nového časovače, zatímco již jeden běží, nejprve zastaví ten stávající.
- Obnovení vytvoří nový záznam. Obnovení není pokračováním — je to zcela nový záznam, který zkopíruje název a úkol. Váš celkový „čas na tomto úkolu“ je součtem několika záznamů.
- Propojení mnoha úkolů nikdy nezdvojnásobí váš čas. Záznam se do vašich součtů započítá jednou bez ohledu na to, na kolika úkolech je. Jediné místo, kde se čísla mohou sečíst výše, je rozpad, který seskupuje podle úkolu nebo projektu (například prostřednictvím agregace času v asistentovi), kde záznam na dvou úkolech přidá celou svou dobu trvání ke každému z nich — to je rozpad odpovídající na otázku „kolik času se dotklo každého úkolu“, nikoli rozdělení celkového součtu.
- Filtry se při změně spustí znovu. Změna filtru znovu načte seznam; živé aktualizace obnoví pouze řádky, které jsou již zobrazeny.
- Reportování podle štítků funguje. Použijte štítky jako
client-callnebodeep-work, abyste mohli graf na přehledu později rozdělit.
Fakturace naměřeného času
Vyberte záznamy v seznamu a v hromadném panelu se nabídne Vytvořit fakturu. Záznamy se seskupí podle úkolu — jeden fakturační řádek na úkol se sečtenými hodinami — protože fakturační řádek účtuje odvedenou práci, ne údaj na stopkách.
Fakturovat nelze dvě věci: záznam bez úkolu a úkol, jehož projekty nemají klienta. Obě jsou v dialogu uvedeny i s důvodem, nikoli potichu vynechány.
Záznam připojený k několika úkolům přispívá celou svou délkou každému z nich, stejně jako fungují součty po úkolech všude jinde. Řádky proto mohou dohromady vykázat víc hodin, než jste doopravdy odseděli — než potvrdíte, zkontrolujte hodiny po řádcích v dialogu.
Úplný přehled najdete ve Fakturačním postupu.
Na mobilu
Mobilní aplikace sleduje čas na vlastní záložce, s několika nativními prvky:
- Časovač Live Activity (iOS) — běžící časovač se zobrazuje na uzamčené obrazovce a v Dynamic Islandu, s ovládacími prvky Zastavit / Pokračovat, a běží dál, i když je aplikace na pozadí. Android zobrazuje totéž jako notifikace na popředí.
- Nativní výběry — úprava časů zahájení/ukončení záznamu používá systémový výběr data a času.
- Funguje offline — spouštění, zastavování a úprava záznamů offline se zařadí do fronty a odešle se po obnovení připojení, přičemž běžící časovač se promítá lokálně; viz Offline podpora.
- Reporty jsou nativně přepracované, nikoli webová mřížka — viz Reporty sledování času.