Ceum uchovává historii na třech různých místech. Každé z nich zachycuje jiný druh změny a společně odpovídají na otázku „kdo nebo co toto změnil a kdy?“
Tři místa
1. Protokol změn jednotlivé položky
U klientů, projektů, úkolů a faktur se každá podstatná změna pole zaznamenává spolu s hodnotami před změnou a po ní a s informací, kdo ji provedl. Viz Protokol změn entity.
- Kde ho najdete – otevřete položku a použijte její akci Protokol změn.
- Co se zaznamenává – pouze pole, která se skutečně změnila, s jejich starými a novými hodnotami.
- Kdo změnu provedl – buď vy (prostřednictvím aplikace), nebo externí nástroj jednající vaším jménem pomocí tokenu.
- Jak dlouho se uchovává – neomezeně. Odstraní se, pokud smažete samotnou položku nebo pokud ji za vás odstraní uchovávání dat.
2. Historie verzí dokumentů
U dokumentů se při každém uložení nového obsahu předchozí obsah archivuje jako verze. Úpravy pouze názvu, štítků nebo odkazů verzi nevytvářejí. Viz Verzování dokumentů.
- Kde ji najdete – otevřete dokument a zobrazte jeho historii.
- Co se zaznamenává – úplný obsah každé starší verze, nikoli rozdíl po jednotlivých polích.
- Kdo změnu provedl – nezaznamenává se; verze zachycují pouze obsah.
- Jak dlouho se uchovává – platí dva stropy a rozhoduje ten přísnější: dokument si ponechá 50 nejnovějších verzí a každá verze se uchovává po dobu okna daného tarifem (uchovávání dat). V rámci toho můžete starší verzi obnovit, aniž byste přišli o současnou.
3. Protokol událostí MCP pro externí nástroje
Každá změna provedená externím nástrojem připojeným prostřednictvím MCP tokenů aplikace se zaznamenává sem. Viz Relace a události MCP.
- Kde ho najdete – stránka Události MCP.
- Co se zaznamenává – který nástroj jednal, který token použil, kterou položku ovlivnil a jaké podrobnosti odeslal.
- Kdo změnu provedl – vždy externí nástroj jednající vaším jménem, identifikovaný názvem svého tokenu. Tokeny se spravují v sekci Integrace a MCP.
- Jak dlouho se uchovává – neomezeně. Akce pouze pro čtení se nezaznamenávají.
Které zkontrolovat
- „Co jsem u tohoto klienta minulý týden provedl?“ – otevřete protokol změn klienta.
- „Co bylo v tomto dokumentu napsáno, než jsem ho přepsal?“ – otevřete historii dokumentu.
- „Co změnil můj připojený nástroj?“ – filtrujte protokol Události MCP podle názvu tokenu.
- „Kdo provedl právě tuto úpravu?“ – začněte u protokolu změn jednotlivé položky; ten vám prozradí, zda jste to byli vy, nebo externí nástroj, takže budete vědět, zda se vyplatí prozkoumat protokol událostí MCP.
Tipy a okrajové případy
- Transakce, předplatná, časové záznamy a položky rychlého seznamu nemají protokol změn jednotlivé položky. Jejich úpravy se na žádném z těchto tří míst nesledují. Pokud o nich potřebujete pevný záznam, exportujte je pravidelně.
- Hromadné úpravy vytvoří jeden záznam na položku, nikoli jednu sloučenou událost.
- Názvy tokenů zůstávají i po jejich zrušení. Starší události MCP stále zobrazují původní název tokenu.
- Verze dokumentů neuvádějí, kdo je napsal. Pokud u dokumentů potřebujete autorství, zaznamenejte ho jinde.