Odkaz ke sdílení dává komukoli zobrazení jen pro čtení jedné věci z pracovního prostoru — účet Ceum není potřeba. Odkazy se vždy vytvářejí u sdílené položky, nikdy na stránce Sdílená data, která už existující odkazy jen vypisuje a spravuje. Návštěvník vidí pouze sdílený obsah a přepínače motivu a kompaktního zobrazení; nic nelze měnit.
Odkazy ke sdílení jsou dostupné v tarifech Plus a Pro. Najednou můžete mít až 50 aktivních odkazů; vypršelý nebo zrušený odkaz uvolní místo.
Co lze sdílet
Otevřete položku a v záhlaví stránky stiskněte Sdílet:
- Faktura — na stránce detailu faktury. Ukazuje údaje faktury, položky, údaje klienta a platební údaje, které se objevují i na PDF faktury.
- Dokument — na stránce detailu dokumentu. Ukazuje obsah dokumentu, popis, štítky a názvy připojených klientů a projektů. Historie verzí a dřívější exporty zůstávají soukromé.
- Transakce — z akcí řádku v tabulce transakcí nebo ze záhlaví při její úpravě. Ukazuje datum, popis, částku, typ příjem/výdaj, rozpad daně, pokud jste ho zadali, štítky a obrázek účtenky, pokud je připojená. Názvy připojeného klienta, projektu nebo úkolu jdou s ní; samotné záznamy nikoli.
- Úkol — na stránce detailu úkolu nebo z nabídky akcí úkolu otevřeného z kanbanové tabule. Ukazuje popis úkolu, termíny, stav, prioritu, typ, štítky, projekty a podúkoly. Komentáře, vazby a časové záznamy zůstávají soukromé.
- Kanbanová tabule — na stránce kanbanu, pro právě vybranou tabuli. Každý úkol viditelný na tabuli je přes odkaz k nahlédnutí, včetně detailu jen pro čtení po kliknutí.
- Kalendář — z panelu nástrojů kalendáře. Viz Sdílení kalendáře níže.
- Vygenerované soubory — z libovolného seznamu exportů a ze sekce exportů faktury nebo dokumentu. Sdílí se samotný hotový soubor: příjemce dostane kartu s názvem souboru, jeho velikostí, časem vygenerování a tlačítkem ke stažení. Viz Export dat.
Dialog sdílení nabízí dvě volitelná nastavení:
- Platnost do — datum a čas, po kterém odkaz přestane fungovat. Výslovná platnost může být nastavena nejvýše 90 dní dopředu. Ponechte prázdné pro odkaz bez platnosti; platnost lze později změnit.
- Odeslat na e-mail — adresa, na kterou se odkaz po vytvoření odešle.
Po vytvoření se celý odkaz zobrazí jednou — zkopírujte si ho hned. Poté se uchovává jen krátká identifikační předpona, ztracený odkaz proto nelze obnovit; místo toho vytvořte nový.
Sdílení kalendáře
Odkaz na kalendář jako jediný nemíří na jeden záznam a jako jediný se při vytváření nastavuje. Dialog se ptá, co má odkaz ukazovat:
- Události, úkoly a obnovy předplatných — každá skupina záznamů se přenese, jen když ji necháte zapnutou.
- Rozsah projektů u úkolů — stejné dvě volby, jaké používá váš vlastní kalendář: zda jsou zahrnuty všechny projekty a zda se přidají úkoly bez projektu.
Barvy štítků a případný filtr projektů se převezmou z nastavení kalendáře tak, jak vypadá ve chvíli vytvoření odkazu. Počasí se nikdy nesdílí a nesdílí se ani události z importovaných kalendářů.
Zvolené nastavení je na odkazu zmrazené. Pozdější změna vlastního nastavení kalendáře nemění, co existující odkaz ukazuje, a volby už nelze upravit — rozšíření odkazu, který někomu leží ve schránce, byste nijak nezaznamenali. Chcete-li sdílet jinak, odkaz zneplatněte a vytvořte nový.
Příjemce vidí vždy jeden měsíc a může listovat dozadu i dopředu, až tři roky na obě strany od dneška. Mřížka se vykresluje ve vašem časovém pásmu, takže záznamy padnou na dny, na kterých je vidíte vy.
Co sdílení tabule zpřístupňuje
Sdílení tabule vždy odráží její aktuální nastavení. Úkoly, které na tabuli později přibudou, se přes odkaz zobrazí; úkoly, které z ní zmizí — protože se skryje jejich stavový sloupec, odfiltruje typ, změní filtr projektů nebo uplyne doba uchování dokončených úkolů — přestanou být dostupné okamžitě, včetně svého detailu.
Správa odkazů
Stránka Odkazy ke sdílení uvádí každý odkaz s typem, sdílenou položkou, stavem (aktivní, prošlý nebo zneplatněný), platností a časem posledního zobrazení. Seznam podporuje běžné filtrování a stránkování.
Pro každý odkaz jsou k dispozici dvě akce:
- Upravit platnost — nastavit, posunout nebo zrušit datum ukončení platnosti.
- Zneplatnit — odkaz trvale vypnout. Kdokoli ho používá, okamžitě ztratí přístup. Zneplatnění nelze vrátit; nový odkaz lze vždy vytvořit.
Pomocí zaškrtávacích políček u řádků vyberte více odkazů a zneplatněte je naráz. Již zneplatněné odkazy nelze vybrat. Viz Hromadná úprava.
Když odkaz přestane fungovat
Návštěvník, který otevře neplatný, prošlý nebo zneplatněný odkaz, uvidí neutrální stránku „již není dostupné“ — nikdy částečná data. Stejná stránka se objeví, když se odkaz na kalendář dolistuje za měsíce, které pokrývá.
Odkazy se také automaticky pozastaví, dokud tarif vlastníka nezahrnuje sdílení (nebo sdílenou funkci, například kanban); po přechodu na vyšší tarif začnou znovu fungovat bez nutnosti je vytvářet znovu.