Dokumenty

Dokumenty jsou poznámky v Markdownu, které lze ukládat, propojit s libovolným počtem klientů a projektů, opatřit štítky a exportovat do PDF. Pokaždé, když změníte obsah, se předchozí verze automaticky archivuje, takže se k ní můžete vrátit nebo ji obnovit – viz Verzování dokumentů.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své dokumenty na stránce Dokumenty s textovým vyhledáváním a filtry podle štítků a kdykoli vytvořte nový dokument. Otevřením dokumentu si zobrazíte jeho celý obsah a poté pomocí dostupných akcí dokument upravíte, zobrazíte historii verzí, exportujete do PDF nebo smažete.

Každý dokument získá ID ve tvaru D-7. Písmennou předponu lze změnit v Obecném nastavení.

Kolik dokumentů může účet obsahovat, je rovněž omezeno tarifem. Dosažení limitu zablokuje vytvoření dalšího, dokud jeden nesmažete nebo nepřejdete na vyšší tarif – Tarif a fakturace uvádí limit pro každý z nich.

Pole, která vyplníte

Název – povinný, titul dokumentu.
Obsah – povinný text v Markdownu.
Popis – volitelné shrnutí, zobrazené nad obsahem na stránce s podrobnostmi.
Klienti – volitelná propojení; dokument se poté objeví v souvisejících dokumentech každého propojeného klienta.
Projekty – volitelná propojení; dokument se objeví v souvisejících dokumentech každého propojeného projektu.
Štítky – volitelné, sdílené se zbytkem systému Štítky.

Psaní v editoru

Editor má dva režimy: WYSIWYG editor formátovaného textu (výchozí) a prosté pole pro Markdown. Mezi nimi přepínáte přepínačem v panelu nástrojů editoru – pište vizuálně, nebo se podle potřeby přepněte na zdrojový kód Markdownu. V obou případech se obsah ukládá jako Markdown. Žádné lomítkové příkazy, vložená média ani nahrávání obrázků nejsou k dispozici. Obsah je povinný; vše ostatní je volitelné.

Seznam

Seznam dokumentů zobrazuje ID, název (s popisem jako podtitulkem), klienty, projekty, štítky a datum poslední úpravy. Sloupce klientů a projektů uvádějí každou propojenou entitu jako klikací odkaz, přičemž při překročení dostupného místa se zobrazí přetečení „+N“. Vyhledávat lze v názvu, popisu a obsahu a filtrovat podle štítků (dokument musí nést všechny zvolené štítky). Zvolte 50, 100 nebo 200 dokumentů na stránku.

Seznam nenabízí filtry podle klienta ani projektu přímo – chcete-li zobrazit dokumenty konkrétního klienta nebo projektu, otevřete daného klienta či projekt a použijte jeho seznam souvisejících dokumentů.

Stránka s podrobnostmi

Stránka s podrobnostmi dokumentu zobrazuje titul, popis, všechny propojené klienty a projekty jako klikací názvy, štítky, čas poslední úpravy a celý obsah. Sekce PDF exportů uvádí všechna vygenerovaná PDF. Odtud můžete dokument Upravit, zobrazit Historii, Smazat nebo Zavřít.

Pracovní postupy

Vytvoření dokumentu

Otevřete formulář nového dokumentu.
Zadejte název a napište obsah v Markdownu.
Volitelně propojte jednoho či více klientů a projektů a přidejte štítky.
Uložte. Dokument získá další ID.

Aktualizace dokumentu

Použijte Upravit, proveďte změny a uložte. Pokud se obsah skutečně změnil, předchozí verze se před nahrazením novým obsahem archivuje. Úprava pouze názvu, popisu, klientů, projektů nebo štítků novou verzi nevytváří.

Export do PDF

Na stránce s podrobnostmi použijte akci Exportovat PDF. Každý export zachytí dokument přesně tak, jak vypadal v daném okamžiku – název, obsah, štítky a propojené klienty/projekty – takže pozdější úpravy nikdy nemění minulý export. Sekce exportů uvádí každé PDF s jeho velikostí a datem; jednotlivě je můžete stáhnout nebo smazat. PDF obsahuje text dokumentu tak, jak vypadal při vygenerování; neobsahuje žádnou historii verzí.

Jak to souvisí se zbytkem aplikace

Klienti a projekty – dokument se propojuje s libovolným počtem klientů a projektů (vše volitelné). Objevuje se v souvisejících dokumentech každého propojeného klienta a projektu. Pokud některého z těchto klientů nebo projektů smažete, dokument zůstane – jen přijde o dané jedno propojení.
Štítky – sdílené se systémem štítkování napříč celou aplikací.
Historie – úpravy dokumentů se sledují pomocí snímků verzí, nikoli prostřednictvím obecného Protokolu změn entity; viz Verzování dokumentů.

Tipy a okrajové případy

Smazání je trvalé. Smazáním dokumentu se odstraní také jeho historie verzí a exportovaná PDF – koš neexistuje.
Dokumenty se ukládají jako Markdown. Upravovat je můžete vizuálně v režimu formátovaného textu nebo v prostém Markdownu, ale nejsou k dispozici žádná vložená média ani samostatné nahrávání obrázků.
Verzování probíhá jen při změnách obsahu. Přejmenování, změna štítků ani úprava propojení dokumentu snímek verze nevytváří.
Žádný protokol změn na úrovni polí. U dokumentů slouží jako přehled historie časová osa verzí – neexistuje záznam o tom, kdo co změnil.

Na mobilu

Dokumenty vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu. Uložené dokumenty zůstávají offline čitelné, ale vytváření a úpravy vyžadují připojení – offline lze měnit jen transakce a časové záznamy. Viz Offline podpora.
Dokument si můžete přečíst a exportovat do PDF (sdíleného přes nativní panel sdílení), ale historie verzí a obnovení jsou dostupné pouze na webu.