Klienti

Klienti jsou lidé a organizace, pro které pracujete. Většinu ostatních věcí v aplikaci – projekty, faktury, transakce, dokumenty – lze ke klientovi propojit. Záznam klienta zároveň sleduje informace o obchodním kanálu (odhadovaná hodnota, pravděpodobnost, zdroj) a harmonogram návazných kroků odvozený z jeho stavu.

Co můžete dělat

Procházejte všechny své klienty na stránce Klienti, kde lze sloupce řadit a filtrovat a řádky jsou zvýrazněny podle naléhavosti návazného kroku – žlutě, když se návazný krok blíží (do 3 dnů) nebo když není žádný naplánován, červeně, jakmile je po termínu. Vytvořte nového klienta pomocí dvousloupcového formuláře – kontaktní údaje vlevo, interní údaje vpravo – a průběžně přidávejte projekty přímo zde. Otevřete klienta a uvidíte jeho úplné kontaktní údaje, stav s naléhavostí návazného kroku, vložený seznam jeho projektů a související dokumenty. Odtud můžete upravit kterékoli pole nebo otevřít jeho úplnou historii úprav.

Každý klient získá identifikátor jako C-7, který se řadí číselně, takže C-10 následuje po C-9, a nikoli vedle C-1.

Pole, která vyplňujete

Sekce kontaktů:

Jméno – povinné, jedinečné v rámci pracovního prostoru (max. 255 znaků).
Společnost – volitelné (max. 255 znaků).
E-mail – volitelné; je-li zadán, ověřuje se jako e-mail. Jde o hlavní adresu klienta: použije ji akce pro odeslání pošty a zkopíruje ji faktura do svého bloku s údaji klienta.
Další e-maily – volitelné; jakékoli další adresy, které klient používá, například fakturační schránku. Každá se ověřuje stejně a adresa shodná s hlavní se vypustí. Seznamy i zobrazení podrobností ukazují všechny adresy a zbývající skryjí za tlačítko +n, které otevře úplný seznam.
Web – volitelné; můžete zadat samotnou doménu a https:// se doplní, pokud chybí (max. 2048 znaků).
Telefon – volitelné (max. 50 znaků).
Adresa – volitelné, víceřádkové (max. 1000 znaků).

Interní sekce:

Stav – povinné; jeden z vašich vlastních stavů. Stav lze nastavit tak, aby vyžadoval návazný krok po určitém počtu dnů.
Datum příštího návazného kroku – vyplní se automaticky, když zvolíte stav vyžadující akci, ale můžete jej upravit.
Odhadovaná hodnota – volitelná částka v měně (0 nebo více).
Pravděpodobnost – volitelné: HIGH, MEDIUM nebo LOW.
Hodinová sazba a Fakturační měna – volitelná přepsání výchozích hodnot značky, stojící mezi značkou a projekty tohoto klienta. Ponechte sazbu prázdnou a měnu na Automaticky pro zdědění; každé pole pojmenuje hodnotu, kterou by zdědilo, i úroveň, ze které pochází. Nové faktury pro tohoto klienta začínají v takto určené měně. Nastavení vlastní hodnoty je součástí tarifů Plus a Pro, uložená hodnota se však uplatňuje v každém tarifu – viz Hodinové sazby a fakturační měna.
Zdroj – volitelný volný text (např. „Doporučení“, „Konference“).
Štítky – volitelné, viz Štítky.
Poznámky – volitelné, víceřádkové (max. 10 000 znaků).
Datum posledního kontaktu – upravitelné; nenastavuje se automaticky.

Pracovní postupy

Vytvoření klienta

Otevřete formulář nového klienta.
Vyplňte sekci kontaktů. Povinné je pouze jméno.
Zvolte stav. Pokud stav vyžaduje akci, datum návazného kroku se nastaví za vás; přepište jej, máte-li na mysli konkrétní datum.
Volitelně přidejte projekty přímo ve spodní části formuláře (název, data, stav).
Uložte. Nový klient se zobrazí na konci seznamu s následujícím identifikátorem.

Aktualizace klienta

Ze seznamu nebo stránky s podrobnostmi použijte Upravit.
Každá změna se zaznamená do protokolu změn entit.
Pokud se pokusíte stránku opustit s neuloženými změnami, formulář vás před odchodem vyzve.

Smazání klienta

Použijte tlačítko Smazat na stránce s podrobnostmi klienta nebo na stránce jeho úprav. Budete požádáni o potvrzení; smazání je trvalé (viz Tipy a hraniční případy ohledně toho, co se stane s propojenými záznamy).

Sledování návazných kroků

Když zvolíte stav vyžadující akci, klient se zvýrazní podle toho, jak naléhavý je jeho návazný krok: žlutě, jak se datum blíží (do 3 dnů) nebo dokud není žádné datum naplánováno, a červeně, jakmile je po termínu. Stejné barevné značení se zobrazuje v seznamu, na stránce Upozornění, ve zvonku upozornění a na stránce s podrobnostmi, takže jsou vždy ve shodě. Stav lze rovněž nastavit tak, aby toto zcela potlačil – užitečné u koncových stavů jako „Ztraceno“, kde by termíny po splatnosti neměly vytvářet šum. Klientské upozornění můžete také skrýt ze zvonku, rozbalovací nabídky a postranního panelu vypnutím kategorie Klienti (nebo všech upozornění) v Nastavení notifikací; zvýraznění řádku v seznamu a samotné datum návazného kroku zůstávají beze změny. Potlačení akce je z těch dvou silnější – odstraní i zvýraznění.

Pracovní postup stavů

Stavy klientů se konfigurují v sekci Stavy klientů a jsou plně přizpůsobitelné. Kromě názvu, barvy a pořadí nese každý stav tři nastavení relevantní pro klienty:

Vyžaduje akci – nastaví datum návazného kroku automaticky, když je tento stav zvolen.
Dny akce – kolik dnů ode dneška se použije pro toto datum návazného kroku.
Potlačení akce – utlumí jak zvýraznění řádku, tak upozornění, i když datum návazného kroku uplyne.

Změna stavu zaznamenává, kdy ke změně došlo. Klienti s blížícím se, prošlým nebo nenaplánovaným návazným krokem se rovněž objeví v sekci Upozornění.

Souhrny na stránce s podrobnostmi

Postranní panel s podrobnostmi zobrazuje souhrny jen ke čtení za celého klienta, spočítané napříč celým vaším účtem, nikoli jen z řádků na obrazovce. Záznam se započítá, pokud uvádí klienta nebo některý z jeho projektů, takže práce vedená na projektu se zde objeví také:

Celkem hodin, rozdělené na fakturovatelné a nefakturovatelné. Čas se počítá jako fakturovatelný, pokud první úkol, ke kterému je záznam připojen, má typ úkolu označený jako fakturovatelný; vše ostatní se počítá jako nefakturovatelné. Běžící časovače se nezapočítávají – jejich délka se stále mění.
Vyfakturováno (zaplaceno) a vyfakturováno (nezaplaceno) – faktury ve stavu označeném jako uhrazený a všechny ostatní.
Ostatní příjmy – příjmové transakce připojené ke klientovi nebo k některému z jeho projektů, tedy peníze, které neprošly fakturou.
Výdaje – výdajové transakce připojené ke klientovi nebo k některému z jeho projektů.

Částky se zobrazují převedené do měny vašeho účtu, s rozpisem podle měn v nápovědě. Pokud kurz není k dispozici, uvedou se údaje po měnách místo sečtení dohromady.

Tyto údaje jsou odvozené, takže zde není co upravovat – změňte faktury, transakce nebo záznamy času, ze kterých vycházejí.

Import a export

Import – načtěte klienty ze souboru CSV na stránce Import klientů. Mezi podporované sloupce patří jméno, společnost, e-mail, další e-maily (oddělené čárkami), web, telefon, adresa, stav (podle názvu), datum příštího návazného kroku, odhadovaná hodnota, pravděpodobnost, zdroj, štítky (oddělené čárkami) a poznámky. Jména musí být jedinečná v rámci pracovního prostoru; viz Import CSV.
Export – vyberte sloupce a formát (CSV, XLS nebo PDF) na stránce Export klientů. Exporty se připravují na pozadí a stáhnou se ze seznamu exportů, jakmile jsou hotové. Viz Export dat.
Hromadná úprava – vyberte klienty v seznamu a upravte nebo smažte je najednou. Viz Hromadná úprava.

Související entity

Projekty – přidávají se nebo propojují přímo ze stránky s podrobnostmi klienta a v rámci klienta je lze přeskupovat. Projekt může patřit k několika klientům najednou, takže stejný projekt se může objevit na stránce více než jednoho klienta, vždy s vlastní pozicí v seznamu daného klienta. Připojit projekt připojí projekt, který už máte – propojí daný projekt, místo aby z něj udělal kopii, takže s ním přechází i jeho ID, data, úkoly a dokumenty.
Faktury a transakce – obě mohou odkazovat na klienta. Smazání klienta tyto záznamy ponechá na místě, ale odebere jejich propojení s daným klientem.
Dokumenty – související dokumenty klienta se zobrazují na jeho stránce s podrobnostmi; úplná správa se nachází v sekci Dokumenty.

Soukromí

Když je zapnutý Režim soukromí, osobní pole (e-mail, další e-maily, web, telefon, adresa) se zobrazují maskovaná jak v zobrazení podrobností, tak ve formuláři úprav.

Tipy a hraniční případy

Smazání je trvalé. Smazání klienta jej odstraní natrvalo. Související projekty, faktury, transakce a dokumenty si ponechají svou historii, ale ztratí propojení s daným klientem – koš neexistuje. Projekt sdílený s dalšími klienty zůstává propojen s nimi; projekt, který zůstane bez klientů, se jednoduše stane volně plovoucím.
Jedinečná jména v rámci pracovního prostoru. Pokus o vytvoření druhého klienta se stejným jménem selže při ověření.
Identifikátory se řadí číselně, takže C-10 se správně řadí po C-9, a nikoli vedle C-1.
Vložené úpravy projektů se ukládají společně s formulářem klienta, stejně jako připojení, odpojení a přeskupení – nic ve formuláři úprav se neprojeví, dokud jej neuložíte, a odchod bez uložení všechno zahodí. Na stránce s podrobnostmi klienta se tytéž akce projeví hned po potvrzení.
Odpojit a Smazat jsou různá tlačítka. Odpojit odpojí projekt od tohoto klienta a projekt zachová (zůstane propojený se svými dalšími klienty a projekt bez klientů prostě zůstane volný). Smazat zničí samotný projekt a při navázaných úkolech nebo dokumentech použije stejný průvodce jako seznam projektů.

Na mobilu

Klienty vytvářejte a upravujte v nativním formuláři ve spodním panelu s nativními výběry, včetně přepsání hodinové sazby a fakturační měny; řádky seznamu respektují kompaktní hustotu. Uložení klienti zůstávají offline čitelní, ale vytváření, úpravy a mazání vyžadují připojení – offline lze měnit jen transakce a časové záznamy. Viz Offline podpora.