Hromadná úprava aktualizuje společnou sadu polí na mnoha řádcích naráz – u transakcí, předplatných, úkolů, časových záznamů, klientů, projektů, dokumentů a faktur.
Štítky, sdílená data a MCP tokeny mají sloupec pro výběr také, ale jen pro odebírání řádků – viz Pouze hromadné mazání níže.
Jak to funguje
- Na stránce se seznamem vyberte pomocí zaškrtávacích políček více řádků.
- U dolního okraje se objeví panel nástrojů hromadných akcí; kliknutím na Upravit otevřete průvodce hromadnou úpravou.
- Krok úpravy – vybrané řádky se zobrazí v tabulce s upravitelnými buňkami. Horní řádek použít na vše umožňuje nastavit hodnotu jednou a použít ji na každý vybraný řádek u polí, která to podporují (stisknutím Enter ji použijete). Řádek můžete z tabulky také odebrat a vyloučit ho tak z této úpravy – tím se pouze vynechá z operace, záznam se nesmaže. Buňky, které změníte, jsou zvýrazněny, takže přesně vidíte, čeho jste se dotkli.
- Akce sloupce – v záhlaví každého sloupce je tlačítko Vymazat a Vrátit. Vymazat vyprázdní sloupec na všech vybraných řádcích najednou; Vrátit vrátí do sloupce uložené hodnoty a zruší úpravy, které jste v něm provedli – včetně vymazání. Vrátit zůstává zašedlé, dokud sloupec skutečně nemá úpravu. Povinné sloupce (názvy, stavy, typ úkolu, částka) tlačítko Vymazat nemají, protože nemohou zůstat prázdné. Obojí platí pro celý výběr, nejen pro zobrazenou stránku, a ani jedno se nedotkne řádku, který jste z úpravy odebrali.
- Krok potvrzení – zkontrolujte, co se změní, a poté odešlete změny k uplatnění. U entit, které uchovávají historii, každý řádek zaznamená jednu položku za každé upravené pole.
Váš výběr se po opuštění seznamu neuchová. Pokud přejdete jinam dříve, než otevřete průvodce, vybrané řádky se vynulují.
Podporovaná pole podle entity
Transakce – otevřete Hromadná úprava transakcí:
- datum, popis, typ (příjem/výdaj), částka, měna, štítky.
Předplatná – otevřete Hromadná úprava předplatných:
- název, cena, sazba daně, fakturační období, počet plateb za období, měna, datum fakturace, typ (příjem/výdaj), štítky, aktivní. Ponechání sazby daně u řádku prázdné zruší jeho rozdělení.
Úkoly – otevřete Hromadná úprava úkolů:
- název, projekt, stav, typ, priorita, datum zahájení, termín.
Časové záznamy – otevřete Hromadná úprava časových záznamů:
- název, úkol, štítky, čas zahájení, čas ukončení (s pravidlem, že čas ukončení musí být po času zahájení).
Popisy, podúkoly, položky a další složitá pole jsou z hromadné úpravy záměrně vynechány – měňte je po jednotlivých řádcích.
Klienti – otevřete Hromadná úprava klientů:
- název, stav, pravděpodobnost, odhadovaná hodnota, datum další schůzky, zdroj, štítky. Názvy klientů jsou jedinečné, takže u názvu nelze použít „použít na vše“.
Projekty – otevřete Hromadná úprava projektů:
- název, klienti, stav, datum zahájení, datum ukončení, štítky. Výběr klientů nahrazuje celou sadu – jeho vymazáním se projekt odpojí od všech klientů.
Dokumenty – otevřete Hromadná úprava dokumentů:
- název, popis, klienti, projekty, štítky. Tělo dokumentu zde nelze upravovat, takže hromadné uložení nikdy nezapíše novou verzi.
Faktury – otevřete Hromadná úprava faktur:
- číslo faktury, stav, datum vystavení, datum splatnosti, částka, štítky. U faktury, jejíž součet vychází z položek, se součet zobrazuje jen ke čtení.
Řádky vynechané z uložení
Některé řádky nelze uložit tak, jak jsou upravené. Zůstanou v průvodci, v kroku potvrzení jsou označené a přeskočí se – všechno ostatní se uloží:
- prázdný název nebo prázdné číslo faktury;
- částka nebo odhad, který není číslo;
- datum ukončení před datem zahájení nebo datum splatnosti před datem vystavení;
- dva klienti ve stejné úpravě se stejným názvem. Názvy klientů jsou jedinečné, takže se vynechají oba řádky. Kolize s klientem mimo váš výběr se zjistí až při uložení.
Co se zaznamenává do historie změn
Úkoly, klienti, projekty a faktury uchovávají protokol změn a hromadné úpravy se v něm zobrazují jako položky po jednotlivých řádcích; viz Protokol změn entity. Transakce, předplatná, časové záznamy a dokumenty do protokolu změn dané entity nezapisují.
Tipy a okrajové případy
- Jeden řádek, jedna položka protokolu změn. Hromadné spuštění na pěti řádcích vytvoří pět samostatných položek, nikoli jednu seskupenou událost.
- Prázdné hodnoty vs. beze změny. Ponechání buňky v průvodci beze změny znamená „toto neměnit“. Záměrné vymazání buňky je to, co zapíše prázdnou hodnotu.
- Validace napříč poli stále platí. Čas ukončení časového záznamu musí zůstat po času zahájení; průvodce odmítne potvrzení, pokud je kombinace u kteréhokoli řádku neplatná.
- Hromadné smazání je vedle hromadné úpravy. Panel nástrojů nabízí i akci hromadného smazání s výzvou k potvrzení s počtem.
Pouze hromadné mazání
Tři seznamy mají sloupec pro výběr s jedinou destruktivní akcí a bez průvodce úpravou, protože není co měnit napříč mnoha řádky naráz:
- Štítky (
/tags) – Smazat. Vše, co smazaný štítek nese, o něj přijde; samotné položky zůstanou nedotčené. Jediné další pole štítku je jeho název, který je jedinečný, takže by společná hodnota kolidovala u všech řádků kromě prvního. - Sdílená data (
/share-links) – Zrušit. Kdokoli drží zrušený odkaz, okamžitě ztratí přístup a nelze to vrátit zpět. Již zrušené odkazy nelze vybrat. Jediné upravitelné pole odkazu je jeho platnost, kterou už pokrývá editor jednotlivých řádků. - MCP tokeny (Nastavení → Integrace) – Zrušit. Vše, co zrušený token používá, okamžitě přestane fungovat. Úprava přístupu k nástrojům nebo rozsahu tokenu zůstává akcí po jednom.
Co hromadné mazání odstraní
Hromadné mazání klientů nebo projektů jejich záznamy odpojí, místo aby je smazalo, a potvrzení před provedením uvede, čeho se to týká:
- propojené projekty a dokumenty se odpojí a uvede se počet těch, kterým nezůstane žádné jiné propojení;
- faktury a transakce si své řádky ponechají, jen se u nich vymaže klient nebo projekt.
Chcete-li smazat klienta nebo projekt spolu s jeho záznamy, smažte ho samostatně – to nabízí průvodce mazáním; hromadné mazání nikoli.
Další hromadné akce
Panel neobsahuje jen hromadnou úpravu. Nabízí také:
- Smazat v každém seznamu, který podporuje výběr, s potvrzením obsahujícím počet.
- Vytvořit fakturu u úkolů a záznamů času, což z výběru udělá předvyplněnou fakturu, aniž by cokoli měnilo. Viz Fakturační postup.
Na mobilu
V mobilní aplikaci není k dispozici – spravujte z webové aplikace.