Transakce

Transakce tvoří plochou účetní knihu všech příjmů a výdajů ve vašem pracovním prostoru. Každý záznam má typ (příjem nebo výdaj), částku, datum, volitelné odkazy na klienta, projekt a úkol a volitelný obrázek účtenky. Štítky slouží jako systém kategorií – žádný samostatný pojem „kategorie“ neexistuje.

Co lze dělat

Vše procházejte na stránce Transakce, která se otevírá s bohatými filtry a grafem příjmů/výdajů v horní části, a kdykoli přidejte novou transakci. Samostatná stránka s podrobnostmi neexistuje – otevřete transakci a upravte ji. Ze seznamu lze záznam také duplikovat (což předvyplní formulář) nebo smazat.

Mnoho transakcí najednou lze upravit na stránce hromadné úpravy (viz Hromadná úprava), záznamy z tabulky lze přenést přes import (viz Import CSV) a svá data lze stáhnout ze stránky exportů (viz Export dat).

Pro analýzu jsou k dispozici dva odlišné pohledy: Statistiky transakcí poskytují rozpad příjmů nebo výdajů podle popisu a štítku v daném časovém rozsahu, zatímco Reporty transakcí rozkládají stejná data do matice období (popisy nebo štítky po straně, týdny/měsíce/roky nahoře).

Pole, která vyplníte

Datum – povinné.
Typ – povinný: income nebo expense.
Popis – povinný, až 1000 znaků. Vyhledatelný ve filtru seznamu.
Částka – povinné kladné číslo a zároveň celková částka.
Rozdělit na čistou částku a daň – volitelné, ve výchozím stavu vypnuté. Zaškrtnutím zaevidujete částku před zdaněním odděleně od samotné daně. Viz Evidence daně níže.
Měna – výchozí je měna vašeho pracovního prostoru z Formátování měny.
Štítky – volitelné a zároveň slouží jako slovník kategorií.
Klient – volitelný odkaz. Výběr klienta vymaže volby projektu a úkolu, pokud neodpovídají.
Projekt – volitelný odkaz; výběr je filtrován podle zvoleného klienta.
Úkol – volitelný odkaz; výběr je filtrován podle zvoleného projektu.
Účtenka – jeden volitelný obrázek účtenky na transakci, připojený z panelu Účtenka ve formuláři. Přijímají se formáty JPEG, PNG, WebP, HEIC/HEIF a AVIF do velikosti 5 MB. Připojení nebo nahrazení je součástí tarifů Starter, Plus a Pro; stávající účtenka zůstává čitelná v jakémkoli tarifu. Viz Účtenky u transakcí.

Seznam

Seznam zobrazuje tyto sloupce, většinu z nich lze řadit a filtrovat:

Datum – řaditelné, s filtrem rozsahu data.
Popis – řaditelný, s textovým filtrem.
Typ – řaditelný, s vícenásobným filtrem pro příjem a výdaj.
Štítky – filtr podle odpovídajících štítků.
Klient – řaditelný, filtr podle jména klienta.
Částka – řaditelná, zarovnaná doprava, s filtrem rozsahu min/max.
Čistá částka, Daň %, Částka daně – ve výchozím stavu skryté; zapněte je v nastavení sloupců (viz Přizpůsobení sloupců). Čistá částka a daň jsou řaditelné a mají filtry rozsahu min/max. U transakcí, které jste nerozdělili, zůstávají prázdné.
Akce – duplikovat (předvyplní formulář), upravit a smazat.

Seznam se otevírá nefiltrovaný – pro zúžení použijte rozsah data nebo jakýkoli jiný filtr. Nad tabulkou je sloupcový graf příjmů/výdajů, který lze zapnout; sleduje aktivní rozsah data. Když částky používají různé měny, převedou se do vaší zobrazovací měny pomocí Směnných kurzů.

Postupy

Vytvoření transakce

Otevřete formulář nové transakce.
Nastavte datum, typ, popis a částku.
Volitelně zvolte klienta; výběry projektu a úkolu se přitom filtrují.
Podle potřeby přidejte štítky.
Uložte. Pokud nová transakce odpovídá některému z vašich posledních pěti záznamů typem, datem, popisem, částkou a měnou, dialog Možný duplikát vás požádá o potvrzení – zvolte Přesto uložit pro zachování, nebo Zkontrolovat pro návrat a úpravu. Tato ochrana se spouští pouze při vytváření, nikdy při úpravě.

Hromadná úprava

Vyberte v seznamu více řádků.
Otevřete hromadnou úpravu z panelu nástrojů.
Upravte cokoli z: datum, popis, typ, částka, měna, štítky.
Potvrďte. Pole, kterých se nedotknete, zůstanou beze změny.

Opětovné použití duplikací

Akce duplikovat předvyplní formulář pro vytvoření ze stávajícího záznamu – užitečné pro opakující se výdaje, které se nevyplatí převádět na Předplatná.

Smazání transakce

Smažte z akcí řádku v seznamu nebo použijte tlačítko Smazat na stránce úpravy transakce. V obou případech nejprve potvrdíte; smazání je trvalé – viz Tipy a okrajové případy.

Evidence daně

Ve výchozím stavu je částka transakce prostě celková částka a o dani se nic neeviduje. Zaškrtnutím Rozdělit na čistou částku a daň ve formuláři ji rozepíšete.

S rozdělením zadáváte čistou částku (údaj před zdaněním) a k tomu buď sazbu daně, nebo částku daně – vyplnění jednoho dopočítá druhé. Celková částka se pak dopočítá za vás a stane se jen pro čtení; vždy se rovná čisté částce plus dani.

Zaškrtnutí u transakce, která už částku má, tuto celkovou částku rozdělí, místo aby k ní přičítalo: výdaj 121,00 při sazbě 21 % se stane 100,00 čistých plus 21,00 daně, dohromady stále 121,00. Sazba se předvyplní z výchozí sazby daně v nastavení fakturace a u každé transakce ji můžete změnit. Odškrtnutí ponechá celkovou částku a rozpis vymaže.

Rozdělení je volitelné u každé transakce zvlášť – účetní kniha, kde rozdělujete jen některé záznamy, funguje bez problémů. Transakce, které nerozdělíte, počítají celou svou částku jako čistou bez daně, což je právě to, díky čemu pohled Čistá níže pokrývá celou vaši účetní knihu.

Volba toho, co součty znamenají

Statistiky i Reporty mají přepínač Hrubá / Čistá / Daň:

Hrubá – součty tak, jak byly zadány. Toto je výchozí volba a odpovídá tomu, jak tyto stránky fungovaly, než rozdělení existovalo.
Čistá – součty bez daně.
Daň – samotná daň. Objeví se zde jen transakce, které jste skutečně rozdělili, protože u ostatních není žádná daň k zobrazení.

Zvolený přepínač se přenese do exportu, který z dané stránky vytvoříte, a vytvořený soubor uvádí, který základ použil.

Import a export

Import – povinné sloupce jsou Date, Description, Type a Amount. Volitelné sloupce jsou Currency, Category/Tags (oddělené čárkami) a sloupce rozdělení Net Amount, Tax Rate a Tax Amount. Záhlaví se porovnávají bez ohledu na velikost písmen. Řádek se počítá jako rozdělený jen tehdy, nese-li čistou částku nebo daň; prázdné buňky znamenají „nerozděleno“, nikoli nulu, takže export smíšené účetní knihy se naimportuje beze změny. Viz Import CSV.
Export – zvolte CSV, XLS nebo PDF a vyberte libovolnou podmnožinu sloupců: date, type, description, amount, net amount, tax rate, tax amount, currency, tags, client, project, task. Tři sloupce rozdělení jsou ve výchozím stavu nezaškrtnuté. Na export lze uplatnit volitelný filtr rozsahu data. Přílohy účtenek nejsou v těchto exportech zahrnuty. Viz Export dat.

Jak se to propojuje se zbytkem aplikace

Klienti, projekty a úkoly – odkazy jsou volitelné. Pokud smažete propojeného klienta, projekt nebo úkol, odkaz se vymaže, ale transakce zůstane v účetní knize.
Předplatná – každé obnovení automaticky zaúčtuje výdajovou transakci s popisem <service> (<period>). Obnovy zapisují nerozdělený výdaj; potřebujete-li rozpis, doplňte jej úpravou transakce. Viz Předplatná.
Faktury – uhrazení faktury nabídne zaúčtování odpovídající příjmové transakce, odvozené z celkové částky faktury, měny, klienta, projektu a štítků a popsané jejím číslem. Faktura zaúčtuje nejvýše jednu, takže opakované uhrazení nic nezdvojí. Viz Fakturační postup.
Nastavení fakturace – výchozí sazba daně, která rozdělení předvyplňuje, je táž, jakou používají vaše faktury.
Přehled – graf příjmů/výdajů na přehledu používá stejná data převedená do vaší zobrazovací měny.

Tipy a okrajové případy

Smazání je trvalé. Žádný koš neexistuje. Hromadně smazat lze z výběru v hromadné úpravě.
Štítky plní dvojí roli. Používejte malou sadu jako slovník kategorií (například meals, travel, saas) a odkazy na projekt a úkol vyhraďte pro explicitní fakturační kontext.
Smazání propojeného záznamu pouze vymaže odkaz. Odebrání klienta nesmaže transakce, které na něj odkazovaly – zůstanou v účetní knize, jen bez propojení.
Žádná historie po jednotlivých polích. Transakce nejsou sledovány v protokolu změn, který používají klienti, projekty, úkoly a faktury. Pokud potřebujete historii, exportujte data pravidelně.
Duplikování přenáší rozdělení. Duplikovaná transakce si ponechá svůj rozpis na čistou částku a daň, takže opakování výdaje s DPH ho nesrovná zpět na hrubou částku.
Pohled Daň zužuje to, co se počítá. Se základem nastaveným na Daň počítají statistiky jen transakce, které daň nesou – počet transakcí a denní průměry popisují tuto podmnožinu, ne celou vaši účetní knihu.
Ochrana proti duplikátům je upozornění, ne blokace. Porovnává pouze s vašimi pěti nejnovějšími záznamy, takže záměrné opakování dále v minulosti se uloží bez výzvy – a pro skutečné opakování ve stejný den můžete vždy potvrdit Přesto uložit.

Na mobilu

Naskenování účtenky – vytvořte transakci z fotografie. Skener kamery/dokumentů načte částku, datum, měnu a popis přímo v zařízení a předvyplní formulář; zkontrolujte a uložte. Viz Skenování účtenek.
Nativní výběry – částka používá numerickou klávesnici a datum používá výběr data dané platformy.
Funguje offline – transakce vytvořené nebo upravené offline se zařadí do odchozí fronty a synchronizují se po opětovném připojení. Viz Offline podpora.
Statistiky i reporty jsou k dispozici; výběr sloupců a hromadná úprava se od webu liší.