Postup fakturace

Tento článek provází typickým životním cyklem faktury v aplikaci, od jednorázového nastavení až po uzavření po zaplacení.

1. Příprava

Před vystavením první faktury:

Údaje o značce a fakturaci – otevřete Fakturaci se značkou a vyplňte název firmy, daňové identifikační číslo, bankovní údaje, adresu, kontakt a (volitelně) logo. Viz Fakturace se značkou.
Šablona faktury – otevřete stránku šablony faktury. Při první návštěvě je pro vás vytvořena rozumná výchozí šablona; upravte barvy, texty popisků a rozvržení a poté uložte. Viz Šablona faktury.
Stavy – definujte svůj životní cyklus na stránce Stavy faktur (viz Vlastní stavy). Označte alespoň jeden koncový stav jako uhrazený – podle toho Ceum pozná, že je faktura zaplacená.
Výchozí sazba daně – nastavte ji ve Značce a fakturaci; předvyplňuje sazbu daně u nových položek.
Fakturační měna – rovněž ve Značce a fakturaci. V ní se vystavují faktury a je oddělená od zobrazovací měny v Obecném nastavení. Jednotliví klienti a projekty ji mohou přepsat v tarifech Plus a Pro.
Šablony e-mailů – otevřete stránku šablon e-mailů a přizpůsobte šablonu pro odesílání faktur. Mezi dostupné proměnné patří jméno klienta, číslo faktury, částka, měna, datum splatnosti a vaše jméno. Šablonu upomínky o prodlení přizpůsobte stejným způsobem; nabízí navíc proměnnou s počtem dní po splatnosti.

2. Vytvoření faktury

Otevřete formulář nové faktury a vyplňte:

Údaje o faktuře – číslo faktury (váš účetní odkaz), datum vystavení, datum splatnosti, stav, měna a typ (full nebo proforma). Měna začíná na Automaticky a sleduje klienta nebo projekt, který vyberete; popisek pojmenuje, odkud pochází. Vyberte kód sami, chcete-li ji zafixovat.
Údaje o klientovi – vyberte klienta. Fakturační pole (název firmy, daňové identifikační číslo, bankovní údaje, adresa klienta, e-mail klienta) se při vytvoření faktury zkopírují od klienta. Kterékoli z nich můžete pro danou fakturu přepsat.
Položky – každá položka má popis, částku, volitelné množství a jednotkovou cenu, volitelnou daň (pevnou částku) nebo sazbu daně (procento) a volitelné propojení s úkolem. Výběrem úkolu se předvyplní popis a položka se přepne na fakturaci podle času: hodiny se přeberou ze zaznamenaného času úkolu a sazba z vaší hodinové sazby. Viz Faktury.
Data QR kódu – volitelné; objeví se v PDF, pokud je v šabloně povolena sekce QR kódu.
Štítky – volitelné.

Uložte. Faktura získá identifikátor jako I-7.

3. Náhled PDF

Stránka s podrobnostmi zobrazuje živý náhled PDF za použití vaší výchozí šablony faktury a vašich skutečných údajů o značce. Chcete-li si prohlédnout jinou šablonu, dočasně si ji nastavte jako výchozí.

4. Vytvoření a uložení PDF

Na stránce s podrobnostmi použijte akci Exportovat PDF. Každý export zachytí fakturu přesně tak, jak vypadala v daný okamžik, takže pozdější úpravy nikdy nezmění dřívější export. Vaše uložené exporty zůstávají ke stažení ze stránky s podrobnostmi a kdykoli potřebujete čerstvou kopii, můžete export zopakovat.

5. Odeslání e-mailem

Na stránce s podrobnostmi použijte akci E-mail. Otevře se editor s načtenou šablonou pro odesílání faktur a jejími proměnnými vyplněnými z faktury. Připojit můžete buď již exportované PDF, nebo nově vygenerované přímo na místě. Odeslané e-maily se zaznamenávají na stránce Protokoly e-mailů.

6. Sledování stavu

Jak faktura prochází vaším postupem (typicky Návrh → Odesláno → Zaplaceno nebo podobně), aktualizujte stav na stránce s podrobnostmi nebo v seznamu. Každá změna stavu se zaznamenává do Protokolu změn entity spolu s tím, kdo ji provedl a kdy.

7. Uhrazení faktury

Přesuňte fakturu do stavu označeného jako uhrazený koncový stav. Jakmile je uhrazená, faktura:

Přestane se objevovat v kontrolách prodlení.
Přestane se zobrazovat v Upozorněních – včetně kategorie „označené faktury“, pokud jste ji označili.
Zůstane v seznamu (uhrazené najdete filtrováním podle stavu).

Zaznamenání příjmu

Uhrazení faktury se zeptá, zda zaznamenat odpovídající příjmovou transakci. Potvrzení se objeví všude, kde změnu provedete – ve formuláři faktury, v buňce stavu v seznamu, v řádku stavu na stránce s detailem i v hromadné úpravě – a obsahuje zaškrtávací pole:

Potvrdit uloží fakturu podle toho, jak je pole zaškrtnuté.
Zrušit neuloží nic a ponechá vás v úpravách, takže můžete zvolit jiný stav.

Zaškrtávací pole vychází z nastavení Zaznamenat příjem při uhrazení faktury v sekci Značka a fakturace → Platby a fakturace, ale vaše odpověď v dialogu má u dané faktury přednost. V hromadné úpravě odpovídáte jednou za celou dávku a krok kontroly uvede, kolika faktur se to týká.

Transakce se odvozuje z faktury: její celková částka (rozdělená na základ a daň, pokud řádky daň nesou), měna, klient, projekt a štítky, popis podle čísla faktury a dnešní datum. Pokud platba dorazila jiný den nebo v jiné výši, upravte ji potom jako kteroukoli jinou transakci.

Faktura zaúčtuje nejvýše jednu transakci při uhrazení. Přesun mimo uhrazený stav a zpět další nezaúčtuje – chcete-li záznam vzít zpět, transakci smažte.

Nástroje MCP a CLI potvrzení nikdy nezobrazují. Řídí se samotným nastavením.

8. Prodlení a upomínky

Faktura se počítá jako po splatnosti, když uplynulo datum její splatnosti a není v uhrazeném stavu. Faktury po splatnosti jsou v seznamu zvýrazněny červeně a zobrazují se v Upozorněních a ve zvonečku upozornění.

Chcete-li odeslat upomínku, použijte akci E-mail a načtěte šablonu upomínky o prodlení; počet dní po splatnosti se vyplní z data splatnosti faktury. Upomínky vždy odesíláte sami – Ceum je neodesílá podle rozvrhu.

9. Zrušení nebo stornování

Vestavěný stav pro stornování neexistuje. Chcete-li fakturu stornovat:

Vytvořte stav „Stornováno“ se zapnutým přepínačem uhrazeno (aby byla vyloučena z prodlení). Při přesunu faktury do něj nechte pole s příjmem nezaškrtnuté – stornovaná faktura nikdy zaplacena nebyla.
Přesuňte do něj fakturu.
Volitelně k faktuře přidejte příznak s vysvětlující poznámkou.

Fakturu můžete také z její stránky s podrobnostmi rovnou smazat. Smazáním faktury se odstraní i její exporty a e-mailové přílohy.

Fakturace z úkolů a naměřeného času

Místo skládání faktury pole po poli můžete začít od samotné práce. Vytvořit fakturu vezme výběr úkolů nebo časových záznamů, zjistí, kterému klientovi patří, a otevře tento formulář již vyplněný – jeden řádek na úkol, naměřené hodiny jako množství a určenou hodinovou sazbu jako jednotkovou cenu. Dokud formulář neuložíte, neuloží se nic. Viz Fakturace z úkolů a naměřeného času.

Na mobilu

Zobrazení, vytváření a úprava faktur – seznam i formulář jsou k dispozici s nativními ovládacími prvky pro datum a výběr.
Odeslání faktury e-mailem – připojte k odchozímu e-mailu již exportované PDF faktury.
Úprava šablony je pouze ve webu – návrh šablony faktury (barvy, rozvržení, popisky) není v mobilní aplikaci k dispozici – spravujte jej z webové aplikace. Náhled a export PDF rovněž zůstávají na webu.