Email umožňuje skládat a odesílat zprávy klientům, přikládat faktury či jiné soubory, vyplňovat proměnné šablon a uchovávat kompletní protokol všeho, co jste odeslali. Každá zpráva je doručena prostřednictvím poskytovatele pošty Ceum a zaznamenána do e-mailového protokolu spolu se stavem doručení.
Co lze dělat
Otevřete Email, kde můžete procházet e-mailový protokol všech odeslaných zpráv, sestavit novou zprávu nebo otevřít své e-mailové šablony k jejich zobrazení a úpravě.
Skládání zprávy
Stránka pro skládání obsahuje:
- Klient – povinné. Výběrem klienta se automaticky vyplní pole Komu jeho hlavním e-mailem. Má-li klient více adres, stane se z pole Komu našeptávač se všemi adresami, takže na fakturační schránku přepnete jedním kliknutím.
- Komu, Kopie, Skrytá kopie – pole příjemců.
- Předmět – podporuje proměnné šablon zapsané ve tvaru
{{name}}. - Tělo – víceřádkové, se stejným nahrazováním proměnných.
- Přílohy – soubory nebo faktury; viz níže.
Během psaní jsou předmět a tělo kontrolovány: jakákoli {{variable}}, která není součástí aktuální šablony, vás před odesláním upozorní.
Šablony a proměnné
Znění dodává pět vestavěných šablon – jedna pro prostou zprávu klientovi, jedna pro odeslání faktury, jedna pro upomínku faktury po splatnosti a po jedné pro projekt a pro úkol. Každá nese vlastní pevnou sadu zástupných symbolů {{variable}} a každou lze přeformulovat na stránce e-mailové šablony. Z čeho se šablona skládá, které proměnné přijímá a jak se vybírá při odesílání, popisuje článek E-mailové šablony a e-mailový protokol.
Přílohy
Přiložit lze:
- Soubor – jakýkoli nahraný soubor, například dokument PDF, obrázek, Word nebo Excel.
- Existující PDF faktury – znovu použije již vygenerované PDF faktury.
- Čerstvě vygenerované PDF faktury – vygeneruje nové PDF z faktury na místě.
Při přiložení faktury musí příjemce odpovídat e-mailu klienta z faktury – formulář nesoulad zablokuje, abyste neodeslali fakturu nesprávné osobě.
E-mailový protokol
Každá zpráva se zaznamená do e-mailového protokolu s příjemcem, předmětem, datem, stavem doručení a šablonou, ať už byla doručena, nebo ne. Co řádek obsahuje, podle čeho jej lze filtrovat, co ukáže jeho rozbalení, jak se řádky exportují a jak dlouho se záznamy uchovávají, popisuje článek E-mailové šablony a e-mailový protokol.
Rychlé odeslání z položky
Volbou Email u klienta, faktury, projektu nebo úkolu se otevře formulář pro skládání již předvyplněný za vás:
- Z klienta – šablona Zpráva klientovi s vyplněným jménem klienta.
- Z faktury – šablona Odeslat fakturu nebo Upomínka po splatnosti (zvolená podle data splatnosti) s vyplněným číslem faktury, částkou, měnou a datem splatnosti a s fakturou zařazenou jako příloha.
- Z projektu – šablona E-mail projektu s vyplněným názvem projektu.
- Z úkolu – šablona E-mail úkolu s vyplněnými názvy úkolu a projektu.
Tipy a okrajové případy
- Každé odeslání je zaznamenáno. Odeslaná zpráva je doručena a zaznamenána do e-mailového protokolu spolu se stavem doručení; neúspěšné odeslání zobrazí na svém řádku protokolu chybu.
- Proměnné šablon jsou pevně dané. Pokud potřebujete další dynamický obsah, napište jej přímo do těla, nebo zprávu sestavte bez šablony.
- Přílohy faktur kontrolují e-mail klienta. Pokud klient nemá uložený e-mail, nelze mu fakturu odeslat, dokud jej nedoplníte.
Limity odesílání
Aby se zabránilo nekontrolovanému nebo náhodnému hromadnému odesílání, má každý účet stanoven strop, kolik e-mailů může odeslat v rámci klouzavého časového okna:
- Váš limit – daný vaším tarifem: 10 e-mailů na tarifu Starter, 50 na Plus a 100 na Pro. Tarif Free má limit 0, takže z účtu na tarifu Free nelze e-mail odeslat vůbec.
- Okno – plovoucích 24 hodin (posledních 24 hodin od tohoto okamžiku), nikoli pevný kalendářní den.
- Živý počet – do limitu se započítávají pouze úspěšně odeslané zprávy.
- Při dosažení limitu – na stránce pro skládání se zobrazí banner vysvětlující limit a tlačítko Odeslat je zakázané. Jak starší zprávy vypadávají z 24hodinového okna, kapacita se opět uvolňuje a můžete odeslat znovu.
- Výjimky pro jednotlivé účty – podpora Ceum může nastavit limit pro jediný účet a tento limit nahradí limit tarifu.
Pokud je odeslání odmítnuto kvůli překročení limitu, zobrazí se chyba vysvětlující, jakou část svého přídělu jste vyčerpali.
Změny příjemce
Výběrem klienta se pole Komu vyplní jeho hlavní adresou a ostatní jeho adresy se nabídnou jako návrhy, pokud nějaké má. Pole Komu zůstává v obou případech volným textem – jednorázový příjemce je vždy povolen.
Pokud pole Komu změníte na adresu, kterou klient nemá vedenou, objeví se upozornění, aby neúmyslná změna příjemce nezůstala bez povšimnutí – zprávu lze stále odeslat, upozornění je jen pro připomenutí. Výběr některé z adres klienta žádné upozornění nevyvolá.
Jeden případ je přísnější: je-li přiložena faktura v PDF, musí být příjemcem některá z adres klienta té faktury – kterákoli z nich, nejen hlavní. Odeslání komukoli jinému se odmítne.
V mobilní aplikaci
Mobilní aplikace pokrývá čtení i odesílání:
- Čtení protokolu a skládání – procházejte odeslané e-maily, otevřete jeden pro jeho vykreslený detail a přílohy a sestavte novou zprávu s výběrem šablony, automatickým vyplněním klienta jako příjemce (s výběrem dalších adres klienta), přílohami v podobě souborů ze zařízení a PDF faktur a se stejným bannerem o limitu odesílání.
- Šablony jsou pouze ke čtení – při skládání můžete šablonu použít, ale vytváření, úprava a mazání šablon jsou dostupné pouze na webu.