Tento článek vysvětluje, jak spolu jednotlivé části aplikace souvisejí, aby propojování a filtrování, které vidíte napříč aplikací, dávalo smysl. Obraz je záměrně malý: hrstka základních typů položek, volná síť vazeb (klienti, projekty a úkoly se každý propojuje s mnoha ostatními; faktury, transakce, předplatná, časové záznamy a dokumenty na nich visí) a navíc vrstva vazeb, které si můžete nadefinovat sami.
Základní typy položek
- Klienti – lidé nebo organizace, pro které pracujete.
- Projekty – celky práce, z nichž každý je připojen k libovolnému počtu klientů, nebo ponechán bez připojení.
- Úkoly – jednotky práce, z nichž každá je připojena k libovolnému počtu projektů, nebo ponechána bez připojení. Úkol může být také podúkolem jiného úkolu.
- Faktury – částky dlužené jediným klientem; volitelně navázané na jeden projekt.
- Transakce – jednotlivé příjmové a výdajové záznamy; volitelně navázané na klienta, projekt a/nebo úkol.
- Předplatná – opakované výdaje; stojí samostatně.
- Časové záznamy – sledovaný odpracovaný čas, z nichž každý je připojen k libovolnému počtu úkolů, nebo ponechán samostatně.
- Dokumenty – poznámky ve formátu Markdown, z nichž každá je připojena k libovolnému počtu klientů a projektů, nebo ponechána bez připojení.
Jak se položky navzájem propojují
Několik základních vazeb umožňuje jedné položce propojit se s mnoha dalšími najednou, takže můžete modelovat skutečnou práci na volné noze, kde tatáž část práce slouží více než jednomu místu:
- Projekt může patřit více klientům najednou – například sdílený paušál, který si dva klienti dělí – nebo nikomu (volně plovoucí projekt nezávislý na klientovi).
- Úkol může patřit více projektům najednou – užitečné, když jedna část práce přispívá více než jedné zakázce – nebo žádnému (volně plovoucí, jednorázová akční položka).
- Časový záznam se může počítat do více úkolů najednou, nebo stát samostatně bez úkolu.
- Dokument lze propojit s více klienty a více projekty najednou, nebo s žádným.
Každá z nich je sada vazeb, nikoli jediná pozice: přidejte jich, kolik potřebujete, odeberte kteroukoli z nich, v libovolném pořadí. Napříč aplikací se tyto sady zobrazují jako odebíratelné štítky ve formulářích a jako klikatelné seznamy (s přetečením „+N“) v tabulkách.
Několik vazeb zůstává záměrně jednoznačných, protože vztah ve skutečnosti je jeden k jednomu: faktura je vystavena přesně jednomu klientovi (a volitelně k jednomu projektu) a transakce se váže nanejvýš na jednoho klienta, jeden projekt a jeden úkol.
Jak spolu vše souvisí
Síť je volná, protože téměř každá vazba je volitelná:
- Projekt nemusí mít žádného klienta – užitečné pro interní práci.
- Úkol nemusí mít žádný projekt – užitečné pro jednorázové akční položky.
- Časový záznam nemusí mít žádný úkol – užitečné pro čas, který není vázán na konkrétní část práce.
- Faktura nebo transakce nemusí mít žádný projekt ani žádného klienta.
Když vazby nastavíte, mazání položek se řídí rozumnými pravidly. Protože projekty, úkoly a časové záznamy jsou nyní propojeny vztahem mnoho k mnoha, smazání jednoho konce vazby odstraní pouze vazbu, nikoli věc na druhém konci:
- Smazání klienta odebere tohoto klienta ze všech projektů, na nichž byl; projekty samotné zůstanou (projekt propojený s dalšími klienty si je ponechá; projekt, kterému nezůstane žádný klient, se stane volně plovoucím). Zároveň odpojí všechny faktury, transakce a dokumenty, které na klienta odkazovaly.
- Smazání projektu odebere tento projekt ze všech úkolů, na nichž byl; úkoly samotné zůstanou (úkol propojený s dalšími projekty si je ponechá; úkol, kterému nezůstane žádný projekt, se stane volně plovoucím). Zároveň odpojí všechny faktury, dokumenty a transakce, které na projekt odkazovaly.
- Smazání úkolu odebere tento úkol ze všech časových záznamů, na nichž byl; časové záznamy samotné zůstanou a vaše celkové součty sledovaného času zůstanou nedotčené (viz níže). Zároveň odpojí všechny transakce, které na úkol odkazovaly.
Proč propojení časového záznamu s více úkoly nenafoukne váš součet
Protože se časový záznam může počítat do více úkolů, stojí za to to říct výslovně: váš celkový sledovaný čas se nikdy nenásobí. Časový záznam je vždy jeden záznam s jedním trváním. Hlavní součty – „celkem dnes“, sledovaný čas úkolu v reportu – započítají každý záznam přesně jednou bez ohledu na to, kolika úkolům je propojen.
Jediné místo, kde se čísla mohou oprávněně sečíst na více než hlavní součet, je rozpad podle úkolu nebo projektu: záznam propojený se dvěma úkoly přispívá svým plným trváním do přihrádky každého úkolu, takže přihrádky se mohou sečíst výše než celkový součet. To je záměr – rozpad odpovídá na otázku „kolik času se dotklo každého úkolu“, nikoli „jak tyto díly rozdělují celek“.
Kde se to projeví
- Filtry na každé stránce se seznamem umožňují zúžit výběr podle těchto vazeb – filtrovat úkoly podle projektu, transakce podle klienta a tak dále. Úkol, který patří více projektům, odpovídá filtru pro kterýkoli z nich. Viz Filtry a řazení.
- Detailní stránky zobrazují související položky vedle sebe. Stránka klienta vypisuje jeho projekty; stránka projektu vypisuje jeho úkoly; faktura ukazuje klienta, kterému patří.
- Tabulky zobrazují propojené entity přímo v řádku. Tam, kde položka může mít více vazeb – klienti projektu, projekty úkolu, úkoly časového záznamu – sloupec vypíše každou jako klikatelný štítek, který se sbalí do „+N“, na něž lze kliknout a zobrazit zbytek.
- Hromadná úprava používá tytéž vazby – přiřaďte transakci klienta, projekt nebo úkol jedním zátahem.
Část, kterou můžete rozšířit: explicitní vztahy
Nad rámec vestavěné hierarchie umožňuje Ceum nadefinovat vlastní směrové vazby mezi dvěma položkami stejného druhu: projekt s projektem a úkol s úkolem. Spravujete je prostřednictvím Vztahů entit a vybíráte, jaké druhy vazeb jsou k dispozici, v sekci Typy vztahů.
Toto explicitní propojování se týká pouze projektů a úkolů a je oddělené od vestavěných vazeb mnoho k mnoha výše: spojuje dvě položky stejného druhu (projekt↔projekt, úkol↔úkol), zatímco vestavěné vazby spojují různé druhy (projekt↔klient, úkol↔projekt, časový záznam↔úkol).
Zobrazovaná ID
Každá položka dostane ID jako C-7, P-12 nebo T-205. Písmennou předponu můžete změnit v sekci Obecné nastavení. Tato ID jsou stálá, nikdy se nepoužívají znovu a vždy se řadí v číselném pořadí.
Tipy a hraniční případy
- Nepřipojené položky jsou plnohodnotné. Ceum vás nikdy nenutí připojit projekt ke klientovi nebo úkol k projektu. Všechny seznamy a filtry podporují volbu „žádný projekt“ / „žádný klient“ / „žádný úkol“.
- Mnoho k mnoha nepočítá čas dvakrát. Propojení časového záznamu s více úkoly nikdy nenafoukne vaše součty; pouze rozpad podle úkolu nebo projektu se může sečíst výše než hlavní součet, a to záměrně.
- Jedna vazba, nebo mnoho – vaše volba. Vazby mnoho k mnoha se stále spokojí s přesně jednou položkou (projekt s jediným klientem se chová stejně jako dříve). Kapacita pro více je k dispozici, když ji potřebujete.
- Žádné sdílené pracovní prostory neexistují. Ceum je jen pro vás; viz Pracovní prostory a uživatelé.
- Vazby mezi stejnými druhy používají typy vztahů. Chcete-li propojit dva projekty nebo dva úkoly, nadefinujte mezi nimi vztah; vestavěné vazby mnoho k mnoha slouží k propojování různých druhů (úkol s jeho projekty, projekt s jeho klienty).