電子郵件範本與電子郵件記錄

撰寫與寄送訊息在電子郵件中說明。本文說明它兩側的兩個介面：提供措辭的範本，以及記下寄出內容的電子郵件記錄。

範本是什麼

範本是為某一種訊息儲存的主旨與內文。Ceum 內建五種，而每個帳戶都會拿到這五種各自的副本：

每一種都持有名稱、類型、主旨、內文，以及其類型所允許的變數集合。類型是把範本繫結到它所談論記錄種類的東西，因此它是固定的——編輯器中的類型欄位為唯讀，每種類型恰好有一個範本，而且頁面上沒有新增第六種或刪除其中五種之一的動作。從未被您改動過的範本所提供的是將範本重設為預設值，只有在您改過內容之後才有意義。

在您編輯範本之前，它的措辭根本不是儲存的文字：它是依應用程式當前語言從內建文案解析而來的，因此變更語言就會變更措辭。您一儲存編輯內容，您的文字就會依輸入的樣子儲存起來，並在所有語言中維持不變。

編輯範本

開啟電子郵件範本並使用編輯列動作。有三個欄位歸您掌控：

• 範本名稱——這個範本在清單與撰寫選擇器中的名稱。
• 主旨——支援變數。
• 內文——純文字，支援同樣的變數。

內文上方的插入變數會在游標處放入一個 {{variable}}，放進您最後聚焦的那個欄位。以更新電子郵件範本送出，或用 Cmd/Ctrl+S。

在範本頁面展開一列，會以唯讀方式顯示同樣的內容，並附上該範本接受的變數。表格本身會列出每個範本的名稱、類型與最後修改時間。

重設

• 將範本重設為預設值是一項列動作。它會清除您的名稱、主旨與內文，讓內建措辭回來。在仍使用預設值的範本上，它為停用狀態。
• 全部重設為預設值位於頁面標題列，會對您自訂過的每個範本做同樣的事。當沒有任何範本被自訂時，它為停用狀態。

兩者都會要求確認，而且都無法復原——編輯的內容就此消失。

變數

變數寫作 {{name}}，兩側各兩個大括號，並在撰寫訊息時填入。範本可以使用哪些名稱由它的類型決定，且無法擴充：

不在該集合內的名稱會被拒絕：編輯器會標出內文、停用送出按鈕，並同時指出有問題的變數與可用的變數。伺服器同樣會拒絕它，因此任何用戶端都無法儲存無效的內容。

{{yourName}} 會解析成您在品牌與發票設定中的公司名稱，退而採用您的帳戶名稱。當兩者都未設定時，該佔位符會刻意留在文字中，讓撰寫頁面可以標示它，而不是寄出一封在該署名處留白的訊息。

變數無法表達的一切——也就是實際的訊息內容——都在撰寫時輸入內文。範本是問候語、記錄的細節與署名，而不是一封填空信。

範本如何挑選

• 從記錄。 客戶、發票、專案或任務上的信封動作會決定類型，並填入它已知的內容。發票會依其到期日挑選傳送發票或傳送逾期提醒。
• 從撰寫頁面。 從範本建立會開啟一個簡短的選擇器：先選範本，再選它需要的記錄——先客戶，再專案，然後任務或發票——並確認。在您至少有一位客戶之前，它都無法使用。
• 完全不用。 直接在主旨與內文中輸入也可以。訊息照常寄出並記錄；它的記錄列只是不帶範本類型。

電子郵件記錄

電子郵件記錄是您帳戶寄出的每一則訊息的紀錄。該列在嘗試遞送之前就已寫入，因此從未送達的訊息與成功送達的訊息記錄得一樣完整。

每一列都帶有收件人、主旨、寄送時間、狀態，以及它所依據的範本類型。在列的背後，Ceum 還會保留訊息內文遞送時的原樣、郵件服務供應商回傳的任何錯誤，以及附件。

會出現四種狀態：

• 已寄出——已被郵件服務供應商接受。
• 待傳送——該列已存在，但供應商尚未回應。
• 失敗——供應商拒絕了它，錯誤內容記在該列上。
• 已封鎖——該地址先前曾發生硬退信，或曾把訊息回報為垃圾郵件，因此沒有寄出任何內容。不會用掉寄送額度。該列的存在是為了讓這次略過看得見，而不是悄無聲息。

篩選與排序

欄位篩選有：

• 日期——一段區間。
• 收件者與主旨——不分大小寫的子字串比對。
• 狀態與範本類型——各自可選任意數量的值。

訊息內文不是欄位篩選項，但它會被全域搜尋搜尋——全域搜尋會把已記錄的郵件與其他結果並列傳回，並直接連到該列。

清單依寄送時間排序，最新的在前。點擊欄標題即可依它排序——日期、收件者、主旨、狀態或範本類型——再點一次會反轉順序，第三次則回到預設。排序與篩選條件都保存在頁面 URL 中，因此已排序、已篩選的檢視可以加入書籤。

要顯示哪些欄位由您決定——請參閱自訂表格欄位。套用在您已隱藏欄位上的篩選會繼續生效，並保留其可移除的標籤片，因此隱藏欄位絕不會悄悄放寬結果。

在隱私模式中，表格與展開列中的收件人與主旨會被模糊化，圖片附件則以佔位圖取代縮圖。

展開某一列

開啟一列會顯示三個區塊：

• 電子郵件資訊——收件人、主旨、寄送時間、狀態、範本類型，以及有錯誤時的錯誤訊息。
• 電子郵件內文——遞送時的訊息。它是在您展開該列時才擷取，而不是隨整份清單一起送出，因此在郵件量大的帳戶上清單仍然快速。
• 附件——每個檔案一列，附上名稱、大小與類型，以及一個下載按鈕。圖片還會有縮圖；點擊它會開啟全尺寸檢視器，可在新分頁開啟圖片、下載或列印。

已記錄訊息上的附件

一則訊息最多帶有三個附件，每個上限 10 MB，全部合計 30 MB。每一個都是：

• 您上傳的檔案——僅限一般的文件與圖片類型，絕不接受可執行檔或指令碼；
• 既有的發票 PDF，重複使用已產生的檔案；或
• 當場產生的發票 PDF。

這些位元組與記錄列一起保存，並計入您帳戶的儲存空間額度，這也是為什麼該列被移除時它們也會一併移除。

匯出記錄列

記錄上的匯出會開啟產生對話框，而電子郵件記錄匯出會保存它產生的檔案。提供的欄位對應您目前顯示的欄位，另外加上一個僅供匯出的錯誤欄位，預設關閉直到您開啟它。選填的時間範圍可以縮小納入的列。產生的檔案有自己較短的保留期限，與它們所依據的記錄列不同——請參閱匯出資料。

項目保留多久

電子郵件記錄項目保留的天數由您的方案決定，從項目寫入時起算：

寄送需要 Starter 或更高的方案，因此 Free 的期限並不是 Free 帳戶可以累積的東西。它是既有記錄在降級或取消之後所獲得的寬限期——長到足以把它匯出。

項目一旦超過其期限，每週的清理作業就會移除它，並連同其儲存的附件一併刪除。已排定移除的項目會提前列在即將刪除的項目中。

在行動裝置上

行動應用程式可以讀取記錄並依範本撰寫，但無法編輯範本。您可以瀏覽寄出的郵件、開啟訊息檢視其呈現的內文與附件，並在撰寫時挑選範本；建立、編輯與重設範本則僅限網頁端。