發票代表客戶欠付給您的金額。每張發票都有自訂狀態、明細項目、開立日期、到期日、選用的 QR 碼付款資料，並會使用您所設定的發票範本轉換為具品牌風格的 PDF。
您可以做什麼
在發票頁面瀏覽所有發票，並可依客戶、狀態、日期範圍與金額篩選。使用包含三個區段的表單建立新發票：發票資訊、客戶資訊與明細項目。開啟某張發票即可將它匯出為 PDF、編輯，或開啟完整的編輯記錄；要以電子郵件寄送則從清單上它的列選單進行。在發票範本頁面自訂 PDF 外觀（請參閱發票範本），並在發票匯入頁面從檔案匯入發票（請參閱匯入 CSV）。
您要填寫的欄位
發票資訊：
- 發票編號——必填的自由文字會計參照（例如
INV-2024-001）。不需唯一。 - 開立日期——預設為今天。
- 到期日——必填；必須等於或晚於開立日期。
- 狀態——必填，取自自訂狀態，於發票狀態下設定。
- 貨幣——起始為自動，跟隨品牌 → 客戶 → 專案鏈條，並標明貨幣取自哪一層級。選擇客戶或專案會重新解析：設定了自有開立發票貨幣的客戶優先於品牌預設值，專案又優先於其客戶。手動選擇幣別會將其固定，之後變更客戶或專案都不再影響它。發票始終保存建立時確定的具體貨幣——事後編輯客戶絕不會改寫您已開立的發票。
- 金額——由明細項目推導得出：各行金額的總和，加上其稅額。發票有明細行時該欄位唯讀；只有在沒有明細行的發票上才由您填寫。
- 發票類型——
full或proforma。 - QR 碼資料——選填的付款連結或銀行 URI；顯示於 PDF 上。
- 專案——選填；新增明細項目時會篩選可用的任務。
- 標籤——選填。
- 已標記 + 標記說明——選用開關，用來將發票標示出來以待處理。已標記的發票會在清單中醒目顯示，並出現在提醒中，其中說明會作為原因顯示。標記與逾期無關——任何值得回頭再看的情況都可以使用，例如有爭議的明細項目。
客戶資訊（逐張發票擷取）：
- 客戶——選填。設定後，下方的聯絡與帳單欄位會在您建立發票當下從該客戶預先填入。
- 客戶電子郵件、客戶地址、公司名稱、稅號、銀行名稱、銀行帳戶、銀行匯款代碼——擷取於發票本身。日後對客戶的編輯不會更動既有發票。
您自己的自由工作者詳細資料來自品牌發票，在表單上為唯讀。
每張發票都會取得一個如 I-7 的 ID。不要把它與您輸入的發票編號混淆——ID 是 Ceum 自己的參照，而發票編號是您的會計參照。
明細項目
每個明細項目包含：
- 說明——必填。
- 金額——必填的貨幣值。
- 稅額——選填的固定金額，或
- 稅率——選填的百分比，依金額計算稅額。
- 任務——選填的連結。若選取某個任務，說明會自動從任務名稱填入。
您可以新增、移除並重新排序明細項目。
工作流程
開立發票
- 開啟新發票表單。
- 設定發票編號、到期日與狀態。若您已設定預設範本，PDF 預覽會在您輸入時同步反映。
- 選擇客戶。客戶的帳單欄位會自動填入。
- 新增明細項目。使用各項目上的任務選擇器重複使用任務名稱。
- 儲存。新發票會取得下一個 ID（
I-N）。
匯出 PDF
詳細頁面的最後是匯出歷史記錄區段。在那裡按新增匯出會產生一份全新的 PDF 並保留於發票上。過去的匯出會留在清單中，可再次下載、分享或刪除。
以電子郵件寄送
使用發票清單上某張發票列選單中的傳送電子郵件動作——發票逾期後它會改為傳送提醒。這會開啟電子郵件撰寫器，並填入發票範本，寄出的訊息會記錄在電子郵件記錄中。在那裡以新增發票 PDF 附上 PDF：選擇使用現有匯出檔以附上匯出歷史記錄中的一份，或選擇產生新的匯出檔以取得一份全新的。無論哪一種，附上的 PDF 都會保留於發票上。
標記為已付
選擇標記為 已結清 的狀態——通常為「已付」。已結清的發票會完全停止提醒：它不再計為逾期，而且若您先前標記過它，它也會從已標記發票類別中移除。結清時還會提示記錄對應的收入交易——請參閱開立發票流程。
標記發票
使用列動作選單或詳細頁面上的 標記 按鈕，將發票標示出來以待處理，並可選擇填寫原因。
刪除發票
使用發票詳細頁面或編輯頁面上的 刪除 按鈕，然後確認。刪除為永久性——請參閱提示與邊界情況。
狀態工作流程
發票狀態來自自訂狀態。已結清 開關會將某狀態標記為流程的終點——通常為「已付」。當發票的到期日已過且其狀態非已結清時，便算逾期。逾期發票會在清單上以紅色顯示，並會出現在提醒中。
新帳戶一開始就備有草稿、已送出與已付款，由您的入門範本一次性寫入。可在發票狀態頁面重新命名、改色、重新排序、停用或替換它們——每個範本寫入的都是同樣這三個。只有您自己的明確操作才會讓預設值回來——狀態清單上的還原預設、切換或重新套用入門範本，或重設全部資料。
產生的 PDF 由以下部分組成：
- 含選用標誌的頁首（位置與大小取自範本）。
- 來自品牌發票的公司資訊。
- 擷取於發票上的客戶帳單資訊。
- 發票詳細資料（編號、開立日期、到期日、狀態、金額）。
- 含說明、金額與稅額欄位的明細項目。
- 備註。
- 付款資訊（銀行、稅務、匯款代碼）——可切換關閉。
- 選用的 QR 碼（位置由範本控制）。
- 頁尾文字。
範本控制顏色、標籤文字、哪些區段顯示，以及各項目的位置。每份已儲存的匯出都會擷取產生當下的發票原貌，因此即使您日後編輯發票，PDF 仍維持準確。
它如何與 Ceum 的其餘部分連結
- 客戶——客戶連結為選填。刪除客戶會保留發票，但移除其與該客戶的連結。帳單欄位會保留，因為它們是擷取於發票上的。
- 專案——專案連結為選填。刪除專案會保留發票，但移除其連結。
- 標籤——與 Ceum 各處的標籤系統共用。
- 電子郵件——發票會接入電子郵件撰寫器，並附上 PDF 且連回該電子郵件。
- 變更紀錄——每項變更都會被擷取。
匯入與匯出
- 匯入——在發票匯入頁面從 CSV 檔案匯入發票。欄位包含 ID、發票編號、客戶、開立日期、到期日、金額、貨幣、狀態、備註與標籤。請參閱匯入 CSV。
- 匯出——發票列可在發票匯出頁面匯出為 CSV、XLS 或 PDF；從詳情頁面將單張發票匯出為 PDF 是另一個流程。
- 批次編輯——在清單中選取發票，即可一次編輯或刪除。參見批次編輯。
提示與邊界情況
- 擷取的帳單會固定保留。 在您開立發票後編輯客戶不會更動既有 PDF 上的帳單區塊——這是刻意的設計。
- ID 與發票編號。 ID 是 Ceum 自己的參照；發票編號是您填在文件上的內容。篩選時使用您較熟悉的那一個。
- 刪除為永久性。 刪除發票也會移除其電子郵件附件與已儲存的匯出。
- 逾期為計算得出，非儲存。 並沒有可以切換過去的「逾期」狀態——應用程式會依到期日推算，並在您推進狀態之前持續醒目顯示該發票。這與由您自己設定的 已標記 開關是兩回事。
數量與單價
明細行可以說明它的金額是怎麼來的。填入數量和單價，金額就會變成兩者相乘的結果，編輯其中任一個都會重新計算，並且不再允許直接改動——此時詳細頁與 PDF 會在描述下方顯示這個拆解。清空其中任一個，金額就回到由您自行填寫的狀態。
在此之前建立的明細行，以及您以一口價訂定的明細行，兩個欄位都沒有，行為和以前完全一樣。發票小計始終是各明細行金額的總和，總額則是小計加上其稅額；任何地方都不會用這兩個欄位相乘來得出總額。
從已記錄的工作開立的明細行會自帶這兩個欄位——請參閱開立發票流程。
預設情況下，這一組值會以小字顯示在描述下方。在發票範本中開啟顯示數量和單價欄，即可讓它們各佔一欄。
按時間為明細列計費
將任務連結到明細列後，該列即按時間計費：數量變為任務追蹤時間得出的小時數，單價改用您的小時費率，依序從專案、客戶、品牌解析。當發票上每一列有價格的明細列都按此計費時，欄標題顯示為小時和小時費率。
這些數值在建立連結時擷取一次，之後不再變動——已經寄出的發票不應因為有人又為該任務記錄了一小時而改變。任務發生變化時，明細列會顯示警告和重新整理按鈕；重新整理會取用該任務目前的小時數。它不會動到已擷取的費率，因此連結之後才變更的費率不會被帶入——若那正是您想要的，請重新輸入單價。
- 明細列上的手動填寫可自行輸入小時數。手動填寫的列在重新整理後保留您的數值，並且不再把任務小時數回報為過期。
- 明細列上方的取整小時數會將每列按時間計費的明細列向上或向下取整到整 15、30 或 60 分鐘。它會先顯示前後對照表，取整視同您手動輸入小時數。
- 任務類型未標記為可計費的明細列會顯示相應圖示。這不會阻止您開立帳單。
- 如果任務被刪除，明細列會顯示連結失效標記，保留全部數值且仍可編輯。
備註
一張發票有兩則備註，都位於右側面板的標籤下方。
- 給客戶的備註會顯示在發票 PDF 和分享連結上。
- 內部備註只有您能看到。
當擷取的區塊落後時
客戶區塊、您的公司區塊以及每列連結任務的明細列都是複製到發票上的，而不是即時讀取。正是這一點讓已寄出的發票保持穩定。當原始資料變更時，區塊會出現警告邊框和說明圖示；區塊上的同步或明細列上的重新整理會取用目前數值。沒有任何內容會自行重新整理，在您儲存發票之前也不會儲存任何內容。