本文說明 Ceum 中發票的典型生命週期，從一次性設定到付款後收尾。
1. 準備
開立第一張發票之前：
- 品牌與計費資訊——開啟品牌發票並填寫公司名稱、稅號、銀行資料、地址、聯絡方式，以及（選填）標誌。請參閱品牌發票。
- 發票範本——開啟發票範本頁面。首次造訪時會為您建立合理的預設值；調整顏色、標籤文字與版面，然後儲存。請參閱發票範本。
- 狀態——在發票狀態頁面定義您的生命週期（請參閱自訂狀態）。至少將一個最終狀態標記為完成——Ceum 便藉此得知發票已付款。
- 預設稅率——在品牌與開立發票中設定；它會預先填入新明細項目的稅率。
- 開立發票貨幣——同樣在品牌與開立發票中。發票以此貨幣開立，它與一般設定中的顯示貨幣是兩回事。個別客戶與專案可以覆寫它。
- 電子郵件範本——開啟電子郵件範本頁面並自訂發票寄送範本。可用變數包括客戶名稱、發票號碼、金額、貨幣、到期日與您的名稱。以相同方式自訂逾期提醒範本；它另外提供逾期天數變數。
2. 建立發票
開啟新發票表單並填寫：
- 發票資訊——發票號碼（您的會計參考）、開立日期、到期日、狀態、貨幣與類型（
full或proforma）。貨幣起始為自動，跟隨您選擇的客戶或專案；標籤會標明它來自哪一個。自行選擇幣別即可固定。 - 客戶資訊——挑選一位客戶。建立發票時，計費欄位（公司名稱、稅號、銀行資料、客戶地址、客戶電子郵件）會從該客戶複製過來。可逐張發票覆寫其中任一項。
- 明細項目——每個項目都有描述、金額、選填的數量與單價、選填的稅額（固定金額）或稅率（百分比），以及選填的任務連結。挑選任務會預先填入描述，並將該列切換為按時間計費：小時數取自任務的追蹤時間，費率取自您的小時費率。參見發票。
- QR 碼資料——選填；若範本的 QR 碼區段已啟用，便會顯示於 PDF 上。
- 標籤——選填。
儲存。發票會取得類似 I-7 的 ID。
3. 預覽 PDF
詳細頁面會使用您的預設發票範本與真實品牌資訊顯示即時 PDF 預覽。若要預覽其他範本，可暫時將預設切換為該範本。
4. 產生並儲存 PDF
使用詳細頁面上的匯出 PDF操作。每次匯出都會擷取發票在當下的確切樣貌，因此日後的編輯絕不會改變過往的匯出。已儲存的匯出可從詳細頁面持續下載，並可在需要新副本時隨時重新匯出。
5. 以電子郵件寄送
從詳細頁面使用電子郵件。撰寫器開啟時會載入發票寄送範本，並從發票填入其變數。可附加您已匯出的 PDF，或當場新產生一份。已寄出的電子郵件會記錄在電子郵件紀錄頁面。
6. 追蹤狀態
當發票在您的工作流程中推進時（通常為「草稿 → 已寄送 → 已付款」或類似），可從詳細頁面或清單更新狀態。每次狀態變更都會記錄於實體變更紀錄中，含變更者與時間。
7. 標記已付款
將發票移至標記為完成的狀態。一旦完成，該發票便會：
- 不再出現在逾期檢查中。
- 不再浮現於提醒中——若您先前標記過它，也包括「已標記發票」這一類。
- 留在清單中（依狀態篩選即可找到已付款者）。
當發票付款時，Ceum 不會自動建立收入交易——若希望它出現在帳冊中，請自行記錄該筆付款。
8. 逾期與提醒
當發票的到期日已過且不處於完成狀態時，便計為逾期。逾期發票在清單上以紅色凸顯，並浮現於提醒與提醒鈴鐺中。
若要寄送提醒，使用電子郵件並載入逾期提醒範本；逾期天數值會從發票的到期日填入。提醒一律由您自行寄送——Ceum 不會按排程寄送。
9. 取消或作廢
並沒有內建的作廢狀態。若要作廢發票：
- 建立一個開啟完成的「已作廢」狀態（如此便會排除於逾期之外）。
- 將發票移入其中。
- 選填，為發票新增一則說明性的旗標備註。
也可直接從發票的詳細頁面將其刪除。刪除發票也會一併移除其匯出與電子郵件附件。
從任務與已記錄時間開立發票
不必一個欄位一個欄位地拼出發票，可以直接從工作本身開始。選取列之後，兩個清單頁的批次工具列都會提供建立發票。
從任務清單，每個選取的任務變成一行。從時間記錄，選取的記錄依任務分組——分散在三個任務上的十筆記錄變成三行，時數各自加總——因為一行明細開立的是做過的工作，不是碼表上的讀數。沒有連結任務的記錄完全無法開立。
判斷方式：
- 客戶——從每個任務追到它的專案，再從專案追到客戶。如果選取範圍恰好只涉及一位客戶，且沒有任何一項被排除，就直接進入表單；其他情況會開啟對話框讓您選擇。無法開立的列會帶著原因顯示為灰色，絕不會悄悄消失。
- 專案——只有在所有開立的明細行共用同一個專案時才填入。
- 貨幣——為整張發票解析一次，先專案，再客戶，最後品牌。
- 單價——專案的時薪，沒有就用客戶的，再沒有就用品牌預設值。若各層級都沒有設定，該行會以無價格的狀態送達，由您填寫。
發票號碼從不自動產生；表單開啟時游標就停在這個欄位。之後更換客戶或專案會清除所有明細行的任務連結，因為那些任務屬於原客戶的專案。
和其他任何開立發票的方式一樣，該動作也計入方案的發票上限。達到上限後它會變灰，點擊會開啟方案頁面，而不是發票表單。
在行動裝置上
- 檢視、建立與編輯發票——清單與表單皆可使用，並附原生日期與選取控制項。
- 以電子郵件寄送發票——將已匯出的發票 PDF 附加至外寄電子郵件。
- 範本編輯僅限網頁——設計發票範本（顏色、版面、標籤）在行動應用程式上無法使用——請從網頁應用程式管理。PDF 預覽與匯出同樣僅限網頁。