不必一個欄位一個欄位地拼出發票,可以直接從工作本身開始。建立發票接受一組選取的任務或時間記錄,判斷它屬於哪位客戶,並開啟已經填好的新發票表單。
動作出現在哪裡
共有兩個入口,而每個入口都出現在不只一個地方。
從任務:
從已記錄時間:
- 時間追蹤清單——選取記錄之後,批次工具列會提供建立發票。
- 同一份清單的列動作,一次處理一筆記錄。
沒有獨立的「對執行中的計時器開立發票」動作。入口一律是一組選取的任務或時間記錄。執行中的記錄會與其他記錄一同列出,因此可以納入選取範圍;其時數計算到您執行動作的當下。
一行明細開立的是一個任務
這是最容易讓人措手不及的部分:一行明細開立的是一個任務,絕不是碼表上的讀數。
從任務清單來,每個選取的任務變成一行。從時間追蹤來,選取的記錄會先依任務分組——分散在三個任務上的十筆記錄變成三行,時數各自加總——而記錄本身絕不會出現在發票上。
連結到多個任務的記錄,會把它的完整時長計入每一個任務,這與 Ceum 其他地方依任務統計的算法一致。因此各明細行加起來的時數可能多於您實際投入的時間,這也是對話框逐列列出時數、而不是只給一個總數的原因。確認之前請先核對。
哪些無法開立發票
任務只能透過一個有客戶的專案來開立發票。這條唯一的規則產生三種選取列被排除的原因:
- 沒有客戶——該任務不在任何專案中,或只在沒有客戶的專案中。沒有任何對象可供收款。
- 沒有任務——沒有連結任務的時間記錄。沒有可計費的對象,因此這類記錄會全部併成一列,說明有多少筆被排除。
- 屬於其他客戶——該列完全可以開立發票,只是不屬於您所選的客戶。更換客戶,它就會和那些改為屬於別人的列互換位置。
被排除的列一律會顯示出來,以灰色呈現並寫明原因,絕不會被悄悄丟掉。它們無法還原,因為再怎麼點擊也無法把它們放進這張發票。這與您自行移除的列不同,後者仍可還原。
點擊之後會發生什麼
選取範圍會以三種方式之一解析。
一位客戶,沒有任何項目被排除。 對話框會被略過,直接開啟預先填好的表單。對單一列操作通常會落在這裡,因為一個任務一般只對應一位客戶。
多於一位客戶,或有項目被排除。 會先開啟一個對話框。它有一個開立對象選擇器(只涉及一位客戶時則為單純的標籤)、一張列出每一列及其客戶、已記錄時數與原因的表格,以及每列各自的移除/還原動作。表格下方是明細行數、已記錄總時數、您移除的列數,以及永遠無法放進這張發票的列數——刻意分成不同的數字。只有在每一行都有價格時才會出現估計總額;只要有一行沒有價格,估計值就會隱藏,而不是給出錯誤的數字。按建立發票確認。
沒有任何可開立的項目。 該動作會顯示為灰色,停留時給出原因,而不是把它藏起來。
表單開啟時已填入的內容
- 描述——任務名稱。
- 數量——已記錄的時數,四捨五入至小數點後兩位。沒有記錄時間的任務同樣會有一行,數量為 1,由您定價。
- 單價——解析出的小時費率。當鏈條中沒有任何一層設定費率時,價格與該行金額會留空由您填寫,而不是寫成零——零是一個真實的費率,意思是「不計費」。費率如何解析請參閱小時費率。
- 稅率——您在品牌發票中的預設稅率(若有設定)。
- 貨幣——為整張發票解析一次,而非逐行解析,因為一張發票以單一貨幣開立。
- 客戶——其名稱、電子郵件與地址會一併複製過來。
- 專案——只有在所有開立的明細行共用同一個專案時才填入。
- 發票號碼——從不自動產生。表單開啟時該欄位是空的。
在您儲存之前不會儲存任何內容
這純粹是一個預先填寫的流程。確認對話框只是帶您前往已填好欄位的新發票表單——它不會建立發票、不會變更任何任務,也不會動到任何時間記錄。離開表單而不儲存,工作區會維持原樣,而那些任務或記錄在您原本的頁面上仍保持選取狀態。
方案上限
以這種方式建立發票,和其他任何途徑一樣計入方案的發票上限。達到上限後該動作會顯示一個鎖頭,點擊會開啟方案頁面,而不是表單。請參閱方案與帳單。
提示與邊界情況
- 在表單上更換客戶會清除任務連結。 那些明細行是依照原客戶專案下的任務定價的,因此連結會被移除,而不是指向錯誤的對象;專案也會一併清除。單獨更換專案同樣會移除任務連結——重新選擇原本已選的專案則不會。
- 費率覆寫值在降級後仍會繼續套用。 解析會讀取各層級已儲存的值,在任何方案上都是如此;只有設定客戶或專案的覆寫值才是付費動作。
- 無法載入已記錄時間時,流程仍會繼續。 會有訊息說明這一點,明細行送達時時數由您自行輸入,而不是讓動作失敗。
- 切換客戶時,移除清單會重設。 在您第一次選擇之下屬於其他客戶的列,在第二次選擇之下可能變成可開立,因此對話框會重新開始記錄移除清單,而不是隱藏一列您從未移除過的項目。